Voor een functie-indeling heeft u in de kern drie soorten stukken nodig: een functiebeschrijving per functie, een vastgelegde methode waarmee functies worden gewogen en vergeleken, en een overzicht dat laat zien welke functies u als gelijkwaardig beschouwt. Het detail dat bij dit onderwerp het meest telt, is niet de indeling zelf maar de onderbouwing ervan: waarom is functie A gelijkwaardig aan functie B, en op basis van welke criteria is dat vastgesteld. Zonder die onderbouwing is een indeling een lijstje; met die onderbouwing is het een stuk dat overeind blijft als er een vraag over komt.
De reden dat dit detail zo veel gewicht krijgt, is dat de indeling in objectieve, genderneutrale criteria moet zijn opgebouwd. Dat is geen vormvereiste die u er achteraf bij verzint. Het bepaalt vanaf het begin hoe u de functiebeschrijving schrijft en welke elementen u daarin meeneemt.
De functiebeschrijving als basis
Elke indeling begint bij een functiebeschrijving die inhoudelijk is, niet alleen een titel. Wat houdt de functie in, welke verantwoordelijkheden horen erbij, welk niveau van zelfstandigheid, welke opleiding of ervaring wordt verondersteld, en onder welke omstandigheden wordt het werk verricht. Dat laatste wordt vaak vergeten, maar fysieke belasting, onregelmatige diensten of werkdruk zijn net zo goed onderdeel van de functie als de taken zelf.
Een functiebeschrijving die alleen een functienaam en een salarisschaal koppelt, is voor dit doel niet voldoende. De beschrijving moet zelfstandig leesbaar zijn: iemand die de functie niet kent, moet op basis van de tekst kunnen volgen waarom deze functie zwaarder, lichter of gelijk wordt gewogen aan een andere.
De criteria en de wegingsmethode
Het tweede stuk is de methode: de set criteria waarmee functies onderling worden vergeleken, en de manier waarop die criteria worden gewogen. Veelgebruikte hoofdgroepen zijn kennis en vaardigheden, verantwoordelijkheid, inspanning en arbeidsomstandigheden, maar de precieze invulling verschilt per bedrijf en per sector. Waar het op aankomt, is dat de criteria voor alle functies op dezelfde manier worden toegepast en dat ze geen kenmerk bevatten dat indirect naar geslacht verwijst, zoals fysieke kracht als zwaarwegend criterium terwijl het voor de functie niet bepalend is.
Deze methode legt u vast, ook als u hem al jaren op dezelfde manier toepast. Een methode die alleen in de hoofden van een paar leidinggevenden bestaat, is bij een vraag van een medewerker of een toezichthouder moeilijk te reconstrueren. Een vastgelegde methode maakt de indeling herhaalbaar: een nieuwe functie kan op dezelfde manier worden gewogen als de bestaande.
Het overzicht van categorieën gelijkwaardige arbeid
Het derde stuk is het resultaat: een overzicht waarin functies zijn samengebracht in categorieën van gelijkwaardige arbeid. Dit overzicht is het document waar u op teruggrijpt bij een informatieverzoek van een medewerker, en het is de basis voor de rapportage bij grotere werkgevers. Het hoort te laten zien welke functies in welke categorie vallen en, bij voorkeur, op basis van welke score of weging dat is gebeurd.
Wat in dit overzicht niet hoort, zijn de lonen zelf. De indeling gaat over de zwaarte en inhoud van functies, niet over wat er in die functies wordt betaald. Die twee dingen worden apart vastgelegd en apart beoordeeld; het beloningsbeleid bouwt op de indeling, maar is er geen onderdeel van.
Wat dit niet is
Een functie-indeling met onderbouwde criteria zegt niets over of een bestaand loonverschil tussen twee gelijkwaardige functies gerechtvaardigd is. Dat is een aparte vraag, die per geval en met kennis van de concrete situatie wordt beantwoord, meestal met een jurist of de bevoegde instantie erbij. De indeling levert het uitgangspunt: welke functies vergelijkbaar zijn. Wat er met die vergelijking gebeurt, is een volgende stap.
Wie liever eerst overzicht wil zonder daar meteen documenten voor op te stellen, kan in de kennisbank per onderwerp nalezen wat er precies wordt bedoeld met objectieve en genderneutrale criteria, of in een paar vragen zien welke verplichtingen voor de eigen situatie gelden. Hoe de indeling, de criteria en het overzicht in de praktijk worden opgebouwd en gedocumenteerd, is te vinden bij een toelichting op de werkwijze en de bronnen. Voor wie wil weten wat gratis blijft en wat bij een abonnement hoort, staat dat overzicht bij de uitleg van wat inbegrepen is.
De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een eerste indicatie van waar uw bedrijf staat, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft. Wilt u meteen dieper, dan staat de kennisbank open voor alle onderwerpen rond loontransparantie.