De rapportageplicht over de loonkloof is gekoppeld aan het aantal werknemers dat een werkgever in dienst heeft. Zit u onder die grens, dan geldt de rapportageplicht niet, maar dat betekent niet dat er voor u niets speelt: een aantal andere verplichtingen uit de loontransparantieregels kent geen drempel en geldt dus ook voor kleinere werkgevers. Zit u rond de grens, dan is het moment waarop u telt en de manier waarop u telt bepalend voor de vraag of dit jaar of pas later voor u relevant wordt.
Of de rapportageplicht op uw bedrijf van toepassing is, hangt dus af van twee vragen: hoeveel werknemers telt u mee, en op welk moment. Beide vragen beantwoordt de verordening zelf, maar de precieze telmethode en de datum waarop wordt gemeten, staat niet in elk detail vast voor elke situatie. Voor de exacte toepassing op uw eigen personeelsbestand is een jurist of de bevoegde toezichthouder in uw lidstaat het aangewezen aanspreekpunt.
Wat de honderd-werknemersgrens inhoudt
De rapportageplicht is bedoeld voor werkgevers vanaf een bepaalde omvang, met honderd werknemers als ondergrens. Onder die grens vervalt de verplichting om periodiek te rapporteren over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen per functiecategorie. Dat is een aparte verplichting naast de functie-indeling en het beloningsbeleid, en staat los van de vraag of u al aan de andere onderdelen van de loontransparantieregels voldoet.
De manier waarop het aantal werknemers wordt vastgesteld, en of dat per vestiging of voor de hele onderneming gebeurt, is een vraag op zich waarover elders al is geschreven. Voor dit artikel is vooral van belang dat de telling niet een momentopname is die u één keer doet en daarna vergeet: het aantal werknemers kan wijzigen, en daarmee kan ook uw positie ten opzichte van de grens wijzigen.
Wat als u rond de grens zit
Veel MKB-bedrijven zitten niet ruim boven of onder de honderd werknemers, maar er precies omheen. Een groeiend installatiebedrijf dat dit jaar de grens nadert, of een organisatie die door seizoensinvloeden of tijdelijke contracten schommelt rond dat aantal, doet er goed aan om de telling niet eenmalig maar periodiek te herhalen. Groeit u over de grens heen, dan ontstaat de rapportageplicht; blijft u eronder, dan blijft die achterwege, maar de overige verplichtingen blijven onverkort gelden.
Het is aan te raden om niet te wachten tot het moment dat de grens al is gepasseerd. Functie-indeling en beloningsbeleid vragen tijd om op te zetten, en die tijd is er niet meer zodra de rapportageplicht al is ingegaan. Wie nu al zicht heeft op de eigen functiecategorieën, staat er beter voor als de rapportageplicht op enig moment wel gaat gelden. de kennisbank met uitleg per verplichting laat zien welke onderdelen wanneer relevant worden, ook als u nu nog onder de grens zit.
Wat geldt er als de rapportageplicht niet op u van toepassing is
Werkgevers onder de honderd werknemers zijn niet vrijgesteld van de loontransparantieregels als geheel. De bandbreedte in vacatures, het verbod op de salarisvraag aan kandidaten, de eis van genderneutrale criteria bij werving en beloning, en het informatierecht van werknemers gelden zonder ondergrens. Dat betekent dat een kantoormanager bij een bedrijf van twintig medewerkers met dezelfde vragen te maken kan krijgen als een HR-manager bij een organisatie van driehonderd, alleen dan zonder de periodieke rapportageverplichting.
Het onderscheid tussen wat wel en niet van uw omvang afhangt, is voor veel werkgevers niet meteen duidelijk. De verordening bouwt de verplichtingen laagsgewijs op: een basislaag zonder drempel, en een aanvullende laag vanaf honderd werknemers. Wie dat onderscheid eenmaal helder heeft, weet ook beter waar de eigen prioriteit moet liggen.
Hoe u dit voor uw eigen bedrijf nagaat
Of de rapportageplicht dit jaar, volgend jaar of nog niet voor u geldt, hangt af van feiten die per bedrijf verschillen: het actuele personeelsbestand, de structuur van de onderneming en de manier van tellen die de bevoegde autoriteit hanteert. Een algemene richtlijn kan die feitelijke toets niet vervangen, maar geeft wel een eerste indicatie van waar u ongeveer staat.
Wilt u dat in een paar minuten voor uw eigen situatie laten uitzoeken, dan kunt u met een paar vragen een indicatie krijgen van wat voor u geldt. Voor wie wil weten hoe die indicatie tot stand komt, staat dat toegelicht op de pagina over de werkwijze achter de plichtcheck, en wie na de eerste indicatie verder wil met de uitwerking per verplichting, vindt op het overzicht van wat het abonnement toevoegt wat daarbij komt kijken.
De gratis plichtcheck en kennisbank geven u op basis van uw eigen antwoorden een eerste beeld van wat nu al geldt en wat pas bij een groter personeelsbestand gaat spelen. Dat kost geen account en geen half uur van uw dag, alleen de tijd om een paar vragen te beantwoorden.