Vilket misstag förekommer mest
Löneöversiktsrapporten använder två separata kalendrar: en för perioden som du mäter siffrorna över, och en för perioden då du rapporterar om dem. Det vanligaste misstaget är att arbetsgivare blandar ihop dessa två och tror att mätperioden och rapporteringsdatumet är samma. Det leder till siffror från fel period, en rapport som blir förberedd för sent, eller en räkning av antalet anställda vid fel tidpunkt.
Resultatet är vanligtvis inte att rapporten helt misslyckas, utan att den tas fram under tidspress med data som senare är svåra att stödja. Den som i tid vet vilken period som räknas och när den perioden avslutas, undviker det problemet i stort sett.
Varför det finns två kalendrar
Förordningen gör medvetet en skillnad mellan det ögonblick då löneklyftan fastställs och det ögonblick då resultatet offentliggörs. Mätperioden är perioden under vilken löneuppgifterna samlas in och jämförs. Rapportingsperioden är den period under vilken de resulterande siffrorna måste lämnas in eller offentliggöras. Mellan dessa två finns utrymme, avsett för att kontrollera data, granska kategorier och, vid behov, förbereda förklaringar.
Det utrymmet är exakt där det går fel. Företag ser rapporteringsdatumet som det ögonblick att planera efter och glömmer att mätperioden redan är avslutad. Den som då först börjar samla in data, mäter faktiskt en annan period än vad som måste rapporteras.
Hur misstaget uppstår i praktiken
Tre situationer dyker upp gång på gång. Den första är att ett företag använder räkenskapsåret i stället för den period som förordningen betecknar som mätperioden. Den skillnaden verkar liten, men den återspeglas i varje kategori och varje siffra som den genererar.
Den andra är räkningen av antalet anställda. Huruvida ett företag omfattas av rapporteringskravet beror på personalstyrkan på ett fastställt ögonblick, inte på den dag någon börjar titta på det. Ett företag som ligger precis under eller precis över tröskeln kan göra ett misstag genom att använda ett annat referensdatum än vad som gäller.
Den tredje är att HR-avdelningen och finansavdelningen var och en använder sin egen kalender. HR arbetar med personalåret, ekonomi arbetar med räkenskapsåret, och ingen har fastställt vilken av de två som är bindande för rapporten. Vid den tid skillnaden uppdagas är mätperioden ofta redan över.
Vad det betyder för klassificeringen av dina data
De två kalendrarna påverkar också hur funktioner klassificeras. En klassificering som ändras mitt i en mätperiod gör jämförelsen mellan grupper svårare att stödja: uppstod en skillnad på grund av en verklig ändringar av löner, eller för att människor klassificerades i en annan kategori under perioden? Den som fastställer klassificeringen av funktioner i motsvarande kategorier före mätperioden börjar, undviker den frågan i stort sett. Mer om denna klassificering finns i förklaringen av funktionsklassificering och motsvarande arbete.
Så undviker du det här
Det fungerar bäst i praktiken att fastställa de två kalendrarna oberoende av varandra, med ett eget datum för när mätperioden avslutas och ett eget datum för själva rapporten. Sätt dessa två ögonblick i HR:s och finansavdelningens planeringar, så att ingen av misstag låter dem sammanfalla med sitt eget räkenskapsår.
Det är också klokt att i förväg bestämma vid vilken tidpunkt personalstyrkan räknas, och att göra det på samma sätt varje år. På så sätt uppstår en fast, upprepningsbar arbetsmetod i stället för en årlig utredning.
Huruvida ditt företag för närvarande omfattas av rapporteringskravet och vilken period som gäller för dig kan bestämmas med några få frågor. I ett par frågor ser du var du står nu, utan att det krävs ett konto för det. Den som vill veta exakt var de använda tidsfristerna och trösklarna kommer ifrån, hittar det i förklaringen av källorna vi använder.
Slutligen
De två kalendrarna är inte en bisak, utan grunden för en väl underbyggd rapportering. Den som håller isär dem tidigt sparar sig efteråt bråk med data som inte längre stämmer. Är du osäker på om din planering passar de korrekta perioderna, kolla i kunskapsbanken eller gör den kostnadsfria snabbkontollen för att se vad som gäller för ditt företag.