Каква е най-честата грешка
Докладването за разликата в заплатите работи с два отделни календара: един за периода, през който измервате цифрите, и един за периода, през който докладвате за тях. Най-честата грешка е, че работодателите смесват тези две и мислят, че периодът на измерване и датата на докладване са еднакви. Това води до цифри за неправилния период, докладване, което се подготвя със закъснение, или преброяване на брой служители в неправилния момент.
Резултатът обикновено не е, че докладването напълно не е възможно, а че се осъществява под натиск на времето с данни, които по-късно е трудно да се обосноват. Ако знаете навреме кой период е важен и кога този период приключва, до голяма степен избягвате този проблем.
Защо има два календара
Регламентът съзнателно прави разлика между момента, в който се установи разликата в заплатите, и момента, в който този резултат се публикува. Периодът на измерване е периодът, през който се събират и сравняват данните за възнаграждението. Периодът на докладване е периодът, в който получените цифри трябва да бъдат подадени или публикувани. Между тези две има място, предназначено за проверка на данните, преразглеждане на категориите и, където е необходимо, подготовка на обяснения.
Това място е точно там, където се случва грешката. Компаниите виждат датата на докладване като момента за планиране и забравят, че периодът на измерване вече е завършил. Ако тогава се начне събирането, фактически се измерва друг период, отколкото този, за който трябва да се докладва.
Как се случва грешката в практиката
Три ситуации постоянно се повтарят. Първата е, че компания придържа счетоводната година вместо периода, който регламентът посочва като период на измерване. Тази разлика изглежда малка, но влияе на всяка категория и всяка цифра, която произтича от нея.
Втората е преброяването на брой служители. Дали компания попада под задължението за докладване, зависи от броя служители в установен момент, не в деня, когато някой го провери. Компания, която е точно под или точно над праговата стойност, може да направи грешка, използвайки различен пилотен момент, отколкото този, който е валиден.
Третата е, че отделът по човешки ресурси и финансовия отдел всеки придържа свой календар. HR работи с персоналната година, финансите с данъчната година, и никой не е определил кой от двата е преобладаващ за докладването. Когато тази разлика се разкрие, периодът на измерване често вече е завършил.
Какво това означава за класификацията на вашите данни
Двата календара також влияят на начина, по който функциите са класифицирани. Класификация, която се променя по средата на периода на измерване, затруднява обосноваването на сравнението между групи: възникна ли разлика поради реална промяна в възнаграждението, или защото хората са были поставени в различна категория междувременно? Ако класификацията на функциите в еквивалентни категории се определи преди периодът на измерване да начне, до голяма степен избягвате този въпрос. Повече информация за тази класификация е налична в обяснението относно класификацията на функциите и еквивалентната работа.
Как да го избегнете
На практика работи най-добре да определите двата календара отделно един от друг, със собствена дата за затваряне на периода на измерване и собствена дата за самото докладване. Поставете тези два момента в планирането на HR и финанси, така че никой да не ги смеси случайно със собственото счетоводно-книжовно дело.
Също така е разумно да определите предварително в кой момент се преброява персоналният състав, и да го правите по един и същи начин всяка година. По този начин се създава фиксирана, повторяема работна методология вместо годишно търсене на решения.
Дали вашата компания в момента попада под задължението за докладване и кой период е валиден за вас, може да се определи с няколко въпроса. В няколко въпроса ще видите къде сте сега, без да е необходима регистрация. Ако искате да знаете точно откъде идват използваните периоди и прагове, ще ги намерите в обяснението на източниците, които използваме.
Накрая
Двата календара не са маловажна подробност, а основата на добре обоснован доклад. Ако ги отделите рано един от другия, ще си спестите последващи проблеми с данни, които вече не са верни. Ако сте несигурни дали вашето планиране е в съответствие с правилните периоди, проверете в знаниевата база или направете безплатната бърза проверка, за да видите какво важи за вашето предприятие.