Koja greška se javlja najčešće
Izvještavanje o razlici u plaćama radi s dva odvojena kalendara: jedan za razdoblje u kojem mjerate brojeve, a jedan za razdoblje u kojem o njima izvještavate. Najčešća greška je što poslodavci ova dva miješaju i misle da su razdoblje mjerenja i datum izvještavanja isti. To dovodi do brojeva za krivo razdoblje, izvještavanja koja se pripremaju prekasno ili brojanja broja zaposlenika u krivo vrijeme.
Rezultat obično nije što se izvještavanje uopće ne uspije, već što nastaje pod vremenskim pritiskom s podacima koje je kasnije teško potkrijepiti. Tko na vrijeme zna koje razdoblje vrijedi i kada se to razdoblje završava, uvelike izbjegava taj problem.
Zašto postoje dva kalendara
Uredba namjerno razlikuje trenutak kad se razlika u plaćama utvrdi od trenutka kad se taj rezultat javno objavi. Razdoblje mjerenja je razdoblje u kojem se podaci o plaćama skupljaju i uspoređuju. Razdoblje izvještavanja je razdoblje u kojem moraju biti dostavljeni ili objavljeni rezultirajući brojevi. Između ta dva postoji prostor, namijenjen za provjeru podataka, pregled kategorija i, gdje je potrebno, pripremu objašnjenja.
Upravo je taj prostor gdje se greška javlja. Poduzeća vide datum izvještavanja kao trenutak za planiranje i zaboravljaju što se razdoblje mjerenja već prije završilo. Tko tek tada počne skupljati, faktički mjeri drugačije razdoblje nego ono o kojem treba izvještavati.
Kako se greška javlja u praksi
Tri situacije se stalno ponavljaju. Prva je što poduzeće drži poslovnu godinu umjesto razdoblja koje uredba označava kao razdoblje mjerenja. Razlika izgleda mala, ali se računa kroz svaku kategoriju i svaki broj koji iz nje proizlazi.
Druga je brojanje broja zaposlenika. Pad li poduzeće pod obvezu izvještavanja ovisi o njegovom broju zaposlenika na utvrđenom trenutku, a ne na dan kad ga netko provjeri. Poduzeće koje je baš ispod ili baš iznad praga može se prevariti držeći se drugačijeg referentnog trenutka nego što vrijedi.
Treća je što odjel za ljudske resurse i odjel financija drže svaki svoju vlastitu godinu. HR radi s godinom za osoblje, finance s fiskalnom godinom, i nitko nije zabilježio koja od te dvije je mjerodavna za izvještavanje. Do vremena kad se ta razlika otkrije, razdoblje mjerenja je često već završeno.
Što to znači za kategorizaciju vaših podataka
Dva kalendara također utječu na način na koji su funkcije kategorizirane. Kategorizacija koja se promijeni usred razdoblja mjerenja otežava usporedbu između grupa: je li razlika nastala zbog stvarne promjene u plaćanju ili zato što su ljudi u međuvremenu prebačeni u drugačiju kategoriju? Tko kategorizaciju funkcija u ekvivalentne kategorije utvrdi prije nego što započne razdoblje mjerenja, uvelike izbjegava to pitanje. Više o toj kategorizaciji nalazi se u objašnjenju o kategorizaciji funkcija i ekvivalentnom radu.
Kako to izbjegavate
U praksi najbolje funkcionira ako dva kalendara fiksno odvojite, s vlastitem datumom za završetak razdoblja mjerenja i vlastitem datumom za samo izvještavanje. Stavite ta dva trenutka u plan rada ljudskih resursa i financija, tako da nitko ne pomješta s vlastitom poslovnom godinom.
Također je pametno unaprijed odrediti u kojem će se trenutku brojati broj zaposlenika i to svake godine raditi na isti način. Tako nastaje čvrsta, ponavljajuća radna metoda umjesto godišnjeg rješavanja problema.
Pada li vaše poduzeće trenutno pod obvezu izvještavanja i koje razdoblje za vas vrijedi, može se odrediti s nekoliko pitanja. U ćete u nekoliko pitanja vidjeti gdje se sada nalazitebez da za to trebate račun. Tko želi točno znati odakle dolaze korišteni rokovi i pragovi, pronašao će to u objašnjenju izvora koje koristimo.
Konačno
Dva kalendara nisu nebitan detalj, već osnova dobro potkrijepljenog izvještaja. Tko ih rano rasčlani, štedi se kasnije muke s podacima koji više nisu ispravni. Sumnjate li da se vaše planiranje podudara s odgovarajućim razdobljima, pogledajte u bazu znanja ili izvršite besplatnu brzinu provjeru da vidite što vrijedi za vašu tvrtku.