Ktorá chyba sa vyskytuje najčastejšie
Správa o rozdielu v odmeňovaní funguje s dvomi samostatnými kalendármi: jeden pre obdobie, počas ktorého zbierate údaje, a jeden pre obdobie, v ktorom o nich podávate správu. Najčastejšia chyba je, že zamestnávatelia tieto dva zamieňajú a myslia si, že obdobie merania a dátum správy sú to isté. To má za následok údaje z nesprávneho obdobia, správu, ktorá sa pripravuje s oneskorením, alebo počítanie počtu zamestnancov v nesprávnom čase.
Výsledkom zvyčajne nie je, že správa úplne zlyhá, ale že sa vytvorí pod časovým tlakom s údajmi, ktoré je neskôr ťažké zdôvodniť. Kto dopredu vie, ktoré obdobie sa počítá a kedy sa toto obdobie končí, väčšinou tomuto problému predíde.
Prečo existujú dva kalendáre
Smernica zámerne rozlišuje medzi momentom, keď sa zistí rozdiel v odmeňovaní, a momentom, keď sa tento výsledok zverejní. Obdobie merania je obdobie, počas ktorého sa zbierajú a porovnávajú údaje o odmeňovaní. Obdobie správy je obdobie, v ktorom sa musia výsledné údaje predložiť alebo zverejniť. Medzi týmito dvoma je prostor určený na kontrolu údajov, preskúmanie kategórií a v prípade potreby prípravu vysvetlení.
Presne v tomto priestore sa pokazí. Podniky vnímajú dátum správy ako moment na plánovanie a zabúdajú, že obdobie merania sa už skončilo. Kto potom začne zberať neskôr, fakticky meria iné obdobie, ako o ktorom sa má podávať správu.
Ako sa táto chyba v praxi javí
Opakujú sa tri situácie. Prvá spočíva v tom, že podnik si zachováva účtovný rok namiesto obdobia, ktoré smernica označuje ako obdobie merania. Tento rozdiel sa zdá malý, ale prejavuje sa v každej kategórii a v každom údaji z neho vychádzajúcom.
Druhá je počítanie počtu zamestnancov. To, či podnik podlieha povinnosti podávať správu, závisí od počtu zamestnancov v určitom momente, nie od dňa, keď sa na to niekto pozrie. Podnik, ktorý je tesne pod alebo tesne nad prahom, sa môže pomýliť tým, že si vezme iný referenčný moment ako ten, ktorý platí.
Tretia spočíva v tom, že oddelenie ľudských zdrojov a finančné oddelenie si vedú vlastný kalendár. HR pracuje s personálnym rokom, finančné oddelenie s finančným rokom a nikto neupresnil, ktorý z týchto dvoch je pre správu rozhodujúci. V čase, keď sa tento rozdiel objaví, je obdobie merania často už ukončené.
Čo to znamená pre rozdelenie vašich údajov
Dva kalendáre ovplyvňujú aj spôsob, akým sú funkcie rozdelené do kategórií. Rozdelenie, ktoré sa zmení v strede obdobia merania, sťažuje porovnanie medzi skupinami: vznikol rozdiel z dôvodu skutočnej zmeny v odmeňovaní, alebo preto, že ľudia boli medzitým zaradení do inej kategórie? Kto si vopred, pred začiatkom obdobia merania, stanoví rozdelenie funkcií do ekvivalentných kategórií, väčšinou tejto otázke predíde. Viac o tomto rozdelení nájdete v vysvetlení funkčného rozdelenia a ekvivalentnej práce.
Ako sa tomu vyhnúť
V praxi sa osvedčilo určiť si dva kalendáre oddelene, s vlastným dátumom na uzavretie obdobia merania a vlastným dátumom na samotnú správu. Vložte tieto dva momenty do plánu HR aj financií, aby ich nikto omylom nezamieňal so svojím vlastným účtovným rokom.
Je tiež vhodné vopred určiť, v akom čase sa počítajú zamestnanci, a robiť to každý rok rovnakým spôsobom. Tak vznikne pevná, opakovateľná pracovná metóda namiesto ročného vyšetrovania.
To, či váš podnik v súčasnosti podlieha povinnosti podávať správu a ktoré obdobie pre vás platí, je možné určiť pomocou niekoľkých otázok. V niekoľkých otázkach si jasne zistíte, kde práve stojíte, bez toho, aby ste na to potrebovali účet. Kto chce presne vedieť, odkiaľ pochádzajú použité lehoty a prahy, nájde to spätne v vysvetlení zdrojov, ktoré používame.
Napokon
Dva kalendáre nie sú vedľajšia záležitosť, ale základom dobre podloženej správy. Kto si ich včas rozdielne usporiadá, ušetrí si neskôr problémy s údajmi, ktoré už neplatia. Ak si nie ste istí, či sa vaše plánovanie zhoduje so správnymi obdobiami, pozrite sa do znalostnej základne alebo vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu, aby ste videli, čo platí pre vašu spoločnosť.