Která chyba se vyskytuje nejčastěji
Přehled genderloonkloof pracuje se dvěma samostatnými kalendáři: jedním pro období, během kterého měříte údaje, a jedním pro období, během kterého o nich podáváte zprávu. Nejčastější chyba je, že zaměstnavatelé tyto dva zaměňují a myslí si, že měřící období a datum hlášení jsou totéž. To vede k údajům za špatné období, ke zprávě, která se připravuje se zpožděním, nebo k počítání počtu zaměstnanců v nesprávný čas.
Výsledkem obvykle není, že by se zpráva vůbec nepodařila, ale že se vytvoří pod časovým tlakem s údaji, které se později těžko dokazují. Kdo včas ví, které období se počítá a kdy se toto období uzavírá, tento problém z velké části předejde.
Proč jsou dva kalendáře
Směrnice úmyslně rozlišuje mezi okamžikem, kdy je genderloonkloof zjištěna, a okamžikem, kdy se tento výsledek zveřejní. Měřící období je období, během kterého se data o odměňování shromažďují a porovnávají. Období hlášení je období, během kterého se výsledné údaje musí podat nebo zveřejnit. Mezi těmito dvěma je prostor určený na kontrolu údajů, přezkoumání kategorií a v případě potřeby přípravu vysvětlení.
V tomto prostoru se přesně to pokazí. Firmy vidí datum hlášení jako moment, podle kterého se mají plánovat, a zapomínají, že měřící období se již dříve uzavřelo. Pokud pak někdo teprve začíná se sběrem, měří fakticky jiné období, než o kterém musí být podána zpráva.
Jak se omyl v praxi objevuje
Objevují se tři situace, které se neustále opakují. První je, že firma používá účetní rok místo období, které směrnice označuje jako měřící období. Tento rozdíl se zdá malý, ale promítá se do každé kategorie a každé z nich vyplývajícího údaje.
Druhá je počítání počtu zaměstnanců. Zda je firma povinná podávat zprávu, závisí na počtu zaměstnanců v určitém okamžiku, nikoli na den, kdy se na to někdo podívá. Firma, která je těsně pod nebo těsně nad hranicí, se může zmýlit tím, že si vezme jiný časový bod, než jaký platí.
Třetí je, že personální oddělení a finanční oddělení si každá vedou svůj vlastní kalendář. HR pracuje s personálním rokem, finance s daňovým rokem, a nikdo neuvedl, který z těchto dvou je rozhodující pro hlášení. V době, kdy se tento rozdíl vyjasní, je měřící období často již skončeno.
Co to znamená pro třídění vašich údajů
Dva kalendáře se také týkají způsobu, jakým jsou funkce zařazeny. Třídění, které se změní uprostřed měřícího období, usnadňuje dokazování rozdílů mezi skupinami: vznikl rozdíl skutečným výměnou odměňování, nebo tím, že lidé byli v průběhu přesunuti do jiné kategorie? Kdo si uvědomí třídění funkcí v ekvivalentní kategorie předtím, než měřící období začne, tuto otázku z velké části předejde. Více informací o tomto třídění je v vysvětlení o třídění funkcí a ekvivalentní práci.
Jak se tomu vyhnete
V praxi funguje nejlépe, když si dva kalendáře nastavíte nezávisle na sobě, s vlastním datem pro uzavření měřícího období a vlastním datem pro samotné hlášení. Vložte tyto dva momenty do plánu jak HR, tak finance, aby je nikdo náhodou nesešit s vlastním účetním rokem.
Je také vhodné předem určit, v jakém okamžiku se počítá počet zaměstnanců, a provádět to každý rok stejným způsobem. Tak místo ročního pátrání vznikne stálý, opakovatelný postup.
Zda je vaše firma v současné době povinna podávat zprávu a které období se na vás vztahuje, lze určit pomocí několika otázek. V několika otázkách uvidíte, kde se nyní nacházíte, bez nutnosti mít na to účet. Kdo si chce přesně věřit, odkud pochází používané lhůty a prahové hodnoty, najde to v vysvětlení zdrojů, které používáme.
Nakonec
Dva kalendáře nejsou vedlejší věc, ale základ dobře zdůvodněné zprávy. Kdo je oddělí brzy od sebe, ušetří si pozdější potíže s údaji, které již nejsou správné. Nejste si jisti, zda se vaše plánování shoduje se správnými obdobími, podívejte se do vědomostní báze nebo si udělejte bezplatný rychlý test, abyste viděli, co platí pro vaši společnost.