Katera napaka se pojavi največ
Poročanje o spolu plačne vrste deluje z dvema ločenima kalendarjema: enim za obdobje, v katerem merite številke, in enim za obdobje, v katerem o tem poročate. Najpogostejša napaka je, da delodajalci ta dva zamešajo in mislijo, da sta merilno obdobje in datum poročanja enaka. To vodi do številk za napačno obdobje, poročilo, ki se pripravlja prepozno, ali štetje števila zaposlenih v napačnem trenutku.
Posledica običajno ni, da poročilo sploh ne uspe, ampak da nastane pod časovnim pritiskom s podatki, ki jih je pozneje težko utemeljiti. Kdor vnaprej ve, katero obdobje šteje in kdaj se zaključi, ta problem v veliki meri prepreči.
Zakaj sta dva koledarja
Uredba namerno razlikuje med trenutkom, ko se ugotovi spol plačne vrste, in trenutkom, ko se ta rezultat objavi. Merilno obdobje je obdobje, v katerem se zbirajo in primerjajo podatki o plačah. Obdobje poročanja je obdobje, v katerem je treba dobljene številke predložiti ali objaviti. Med tema dvema je prostor, namenjen preverjanju podatkov, pregledu kategorij in po potrebi pripravi pojasnil.
Ta prostor je natančno tam, kjer se zgodi napaka. Podjetja vidijo datum poročanja kot ključni trenutek za načrtovanje in pozabljajo, da je merilno obdobje že prej zaključeno. Kdor se tako šele začne zbirati podatke, dejansko meri drugo obdobje kot tisto, o katerem mora poročati.
Kako se ta napaka v praksi pojavi
Tri situacije se vedno pojavijo. Prva je, da podjetje drži poslovno leto namesto obdobja, ki ga uredba označuje kot merilno obdobje. Ta razlika se zdi majhna, vendar se kaže v vsaki kategoriji in vsaki številki, ki iz nje izhaja.
Druga je štetje števila zaposlenih. To, ali je podjetje predmet poročanja, je odvisno od obsega zaposlenih v določenem trenutku, ne pa od dneva, ko se nekdo tega vpraša. Podjetje, ki je tik pod ali nad pragom, se lahko zmoti z drugim merilnim trenutkom kot tistim, ki je določen.
Tretja je, da oddelek za človeške vire in finančni oddelek vsak vodita svoj koledar. Oddelek za človeške vire dela s kadrovskim letom, finance s fiskalnim letom, in nihče ni določil, kateri od obeh je merodajen za poročanje. V trenutku, ko se ta razlika pojavi, je merilno obdobje pogosto že zaključeno.
Kaj to pomeni za razvrstitev vaših podatkov
Dva koledarja vplivata tudi na to, kako so funkcije razvrstljive. Razvrstitev, ki se spremenita sredi merilnega obdobja, otežkočita primerjavo med skupinami: ali je razlika nastala zaradi resne spremembe plač ali zato, ker so bila ljudje vmesno postavljena v drugo kategorijo? Kdor razvrstitev funkcij v enakovredne kategorije določi pred začetkom merilnega obdobja, to vprašanje v veliki meri prepreči. Več o tej razvrstitvi je v pojasnjenju o razvrstitvi funkcij in enakovrednem delu.
Kako se temu izognite
V praksi deluje najbolje, če sta dva koledarja nastavljena ločeno, s posebno datumom za zaključek merilnega obdobja in s posebno datumom za samo poročanje. Vstavite ta dva trenutka v načrt tako človeških virov kot tudi financ, da se ne bosta slučajno srečala z lastnim poslovnim letom.
Prav tako je smiselno, da se vnaprej določi, na katerih trenutkih se šteje obseg zaposlenih, in to vsako leto narediti na enak način. Tako nastane stalnica, ponovljiva delavna praksa namesto letnega raziskovanja.
Ali je vaše podjetje trenutno predmet obveznosti poročanja in katero obdobje velja za vas, je mogoče določiti z nekaj vprašanji. V nekaj vprašanjih vidite, kje ste sedajbrez potrebe po računu. Kdor natančno želi vedeti, od kod izvirajo uporabljeni roki in pragi, to najde v pojasnilih o virih, ki jih uporabljamo.
Nazadnje
Dva koledarja nista nepomembna stvar, temveč osnova dobro utemeljene poročitve. Kdor jih pravočasno loči, si kasneje prihrani napora s podatki, ki se ne ujemajo več. Če se sprašujete, ali se vaš urnik ujema s pravimi obdobji, si oglejte bazo znanja ali naredite brezplačno hitro preverjanje, da vidite, kaj velja za vaše podjetje.