Welcher Fehler kommt am häufigsten vor
Die Berichterstattung über den Geschlechtsunterschied bei der Bezahlung arbeitet mit zwei separaten Kalendern: einer für den Zeitraum, über den Sie die Zahlen messen, und einer für den Zeitraum, in dem Sie darüber berichten. Der häufigste Fehler ist, dass Arbeitgeber diese beiden verwechseln und denken, dass der Messzeitraum und das Berichtsdatum dasselbe sind. Dies führt zu Zahlen über den falschen Zeitraum, eine zu spät vorbereitete Berichterstattung oder eine Zählung der Arbeitnehmer zum falschen Zeitpunkt.
Die Folge ist meist nicht, dass die Berichterstattung vollständig scheitert, sondern dass sie unter Zeitdruck mit Daten zustande kommt, die nachträglich schwer zu belegen sind. Wer rechtzeitig weiß, welcher Zeitraum zählt und wann dieser Zeitraum endet, vermeidet dieses Problem größtenteils.
Warum es zwei Kalender gibt
Die Verordnung unterscheidet bewusst zwischen dem Moment, in dem der Geschlechtsunterschied bei der Bezahlung festgestellt wird, und dem Moment, in dem dieses Ergebnis veröffentlicht wird. Der Messzeitraum ist der Zeitraum, über den die Vergütungsdaten erfasst und verglichen werden. Der Berichtszeitraum ist der Zeitraum, in dem die resultierenden Zahlen eingereicht oder veröffentlicht werden müssen. Zwischen diesen beiden ist Raum, um Daten zu überprüfen, Kategorien zu überprüfen und ggf. eine Erklärung vorzubereiten.
Dieser Raum ist genau dort, wo es schiefgeht. Unternehmen betrachten das Berichtsdatum als den Moment für die Planung und vergessen, dass der Messzeitraum bereits früher beendet wurde. Wer dann erst anfängt zu sammeln, misst tatsächlich einen anderen Zeitraum als über den berichtet werden muss.
Wie der Fehler in der Praxis entsteht
Drei Situationen kommen immer wieder vor. Die erste ist, dass ein Unternehmen das Geschäftsjahr beibehält, anstatt des Zeitraums, den die Verordnung als Messzeitraum vorsieht. Dieser Unterschied mag klein erscheinen, hat aber Auswirkungen in jeder Kategorie und jeder daraus resultierenden Zahl.
Die zweite ist die Zählung der Arbeitnehmer. Ob ein Unternehmen unter die Meldepflicht fällt, hängt vom Personalbestand zu einem festgelegten Zeitpunkt ab, nicht von dem Tag, an dem jemand danach schaut. Ein Unternehmen, das knapp unter oder knapp über der Schwelle liegt, kann sich irren, indem es einen anderen Stichtag verwendet als den, der gilt.
Die dritte ist, dass die Personalabteilung und die Finanzabteilung jeweils ihren eigenen Kalender führen. Die Personalabteilung arbeitet mit dem Personalwirtschaftsjahr, die Finanzabteilung mit dem Geschäftsjahr, und niemand hat festgelegt, welcher der beiden für die Berichterstattung maßgeblich ist. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem dieser Unterschied ans Licht kommt, ist der Messzeitraum oft bereits vorbei.
Was das für die Einteilung Ihrer Daten bedeutet
Die zwei Kalender wirken sich auch auf die Art aus, wie Funktionen eingeteilt sind. Eine Einteilung, die während eines Messzeitraums geändert wird, macht den Vergleich zwischen Gruppen schwerer nachvollziehbar: Ist ein Unterschied durch eine echte Vergütungsänderung entstanden, oder weil Personen zwischenzeitlich in eine andere Kategorie eingestuft wurden? Wer die Einteilung von Funktionen in gleichwertige Kategorien vor Beginn des Messzeitraums festlegt, vermeidet diese Frage größtenteils. Weitere Informationen zu dieser Einteilung finden Sie unter der Erläuterung zur Funktionseinteilung und gleichwertigen Arbeit.
So vermeiden Sie das
In der Praxis funktioniert es am besten, die zwei Kalender getrennt voneinander festzulegen, mit einem eigenen Datum für den Abschluss des Messzeitraums und einem eigenen Datum für die Berichterstattung selbst. Tragen Sie diese zwei Momente in die Planung von Personalabteilung und Finanzabteilung ein, damit niemand sie versehentlich mit dem eigenen Geschäftsjahr zusammenfallen lässt.
Es ist auch ratsam, vorher zu bestimmen, zu welchem Zeitpunkt der Personalbestand gezählt wird, und dies jedes Jahr auf die gleiche Weise zu tun. Auf diese Weise entsteht ein festes, wiederholbares Verfahren statt einer jährlichen Recherche.
Ob Ihr Unternehmen derzeit unter die Meldepflicht fällt und welcher Zeitraum für Sie gilt, lässt sich mit ein paar Fragen bestimmen. In ein paar Fragen sehen Sie, wo Sie gerade stehenohne dass dafür ein Konto erforderlich ist. Wer genau wissen möchte, woher die verwendeten Fristen und Schwellenwerte stammen, findet dies unter der Erläuterung der Quellen, die wir verwenden.
Abschließend
Die beiden Kalender sind keine Nebensache, sondern die Grundlage für eine gut begründete Berichterstattung. Wer sie frühzeitig auseinanderhält, erspart sich später Schwierigkeiten mit Daten, die nicht mehr stimmen. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Planung den richtigen Zeiträumen entspricht, schauen Sie in die Wissensdatenbank oder führen Sie die kostenlose Quick-Scan durch, um zu sehen, was für Ihr Unternehmen gilt.