Quelle est l'erreur la plus courante
La déclaration d'écart salarial fonctionne avec deux calendriers distincts : l'un pour la période au cours de laquelle vous mesurez les chiffres, et l'autre pour la période au cours de laquelle vous en faites rapport. L'erreur la plus courante est que les employeurs confondent ces deux calendriers et pensent que la période de mesure et la date de déclaration sont les mêmes. Cela entraîne des chiffres portant sur la mauvaise période, une déclaration préparée trop tard, ou un comptage du nombre de salariés au mauvais moment.
Le résultat n'est généralement pas que la déclaration échoue complètement, mais qu'elle est élaborée dans la précipitation avec des données qu'il est difficile de justifier rétrospectivement. Celui qui sait à temps quelle période compte et quand cette période se termine évite ce problème dans une large mesure.
Pourquoi il y a deux calendriers
Le règlement établit délibérément une distinction entre le moment où l'écart salarial est établi et le moment où ce résultat est rendu public. La période de mesure est la période au cours de laquelle les données de rémunération sont collectées et comparées. La période de déclaration est la période au cours de laquelle les chiffres résultants doivent être soumis ou publiés. Entre les deux se trouve un espace, destiné à vérifier les données, réviser les catégories et, si nécessaire, préparer les explications.
Cet espace est précisément là où les choses s'égarent. Les entreprises considèrent la date de déclaration comme LE moment de planification et oublient que la période de mesure a déjà pris fin. Celui qui ne commence à collecter les données que là n'a en réalité mesuré une période différente de celle pour laquelle il doit déclarer.
Comment l'erreur se produit en pratique
Trois situations reviennent toujours. La première est qu'une entreprise retient l'exercice comptable au lieu de la période que le règlement désigne comme période de mesure. Cette différence semble petite, mais elle a un effet sur chaque catégorie et chaque chiffre qui en découle.
La deuxième concerne le comptage du nombre de salariés. Le fait qu'une entreprise soit soumise à l'obligation de déclaration dépend de l'effectif à un moment établi, non pas du jour où quelqu'un examine la question. Une entreprise qui se situe juste au-dessus ou juste au-dessous du seuil peut se tromper en appliquant une date de référence différente de celle qui s'impose.
La troisième est que le service des ressources humaines et le service financier appliquent chacun leur propre calendrier. Les ressources humaines travaillent avec l'année de personnel, la finance avec l'année fiscale, et personne n'a défini lequel des deux est déterminant pour la déclaration. Au moment où cette différence est découverte, la période de mesure est généralement déjà terminée.
Ce que cela signifie pour la classification de vos données
Les deux calendriers affectent également la façon dont les fonctions sont classées. Une classification qui change au milieu d'une période de mesure rend la comparaison entre les groupes plus difficile à justifier : une différence a-t-elle résulté d'une véritable modification de la rémunération, ou du fait que les personnes ont été reclassées dans une autre catégorie entretemps ? Celui qui fixe la classification des fonctions en catégories équivalentes avant le début de la période de mesure évite largement cette question. Vous trouverez plus d'informations sur cette classification dans l'explication sur la classification des fonctions et le travail équivalent.
Comment vous l'évitez
En pratique, il fonctionne mieux de fixer les deux calendriers indépendamment l'un de l'autre, avec une date propre pour la fermeture de la période de mesure et une date propre pour la déclaration elle-même. Inscrivez ces deux moments dans la planification des ressources humaines ET des finances, afin que personne ne les confonde accidentellement avec son propre exercice comptable.
Il est également judicieux de déterminer à l'avance à quel moment l'effectif doit être compté, et de procéder de la même manière chaque année. Cela crée une procédure fixe et reproductible plutôt qu'une quête annuelle de clarification.
Vous pouvez déterminer en quelques questions si votre entreprise est actuellement soumise à l'obligation de déclaration et quelle période s'applique à vous. En quelques questions, vous voyez où vous en êtes, sans qu'un compte ne soit nécessaire. Ceux qui veulent savoir précisément d'où proviennent les délais et seuils utilisés les retrouvent dans l'explication sur les sources que nous utilisons.
Enfin
Les deux calendriers ne sont pas un détail, mais la base d'un rapport bien documenté. Celui qui les distingue tôt évitera par la suite des difficultés avec des données qui ne correspondent plus. Vous doutez que votre planification s'aligne sur les bonnes périodes, consultez alors la base de connaissances ou effectuez le scan rapide gratuit pour voir ce qui s'applique à votre entreprise.