Mikä virhe on yleisin
Palkkatasokuilun raportointi käyttää kahta erillistä kalenteria: yhtä kaudelle, jonka aikana luvut mitataan, ja yhtä kaudelle, jona niistä raportoidaan. Yleisin virhe on se, että työnantajat sekoittavat nämä kaksi keskenään ja olettavat mittauskauden ja raportointipäivämäärän olevan samat. Tämä johtaa siihen, että luvut koskevat väärää kautta, raportointi valmistuu myöhässä tai henkilöstömäärä lasketaan väärällä hetkellä.
Seurauksena yleensä ei ole raportoinnin täydellinen epäonnistuminen, vaan pikemminkin se, että raportointi tehdään aikapaineen alla tiedoilla, joiden perusteleminen jälkikäteen on vaikeaa. Jos tietää ajoissa, mikä kausi on merkityksellinen ja milloin se päättyy, voi pääosin välttää tämän ongelman.
Miksi kalentereita on kaksi
Asetus tekee tietoisesti eron sen hetken välille, jolloin palkkatasokuilu vahvistetaan, ja sen hetken välille, jolloin tulos julkistetaan. Mittauskausi on kausi, jonka aikana palkkiotiedot kerätään ja verrataan. Raportointikausi on kausi, jonka aikana tuloksena olevat luvut on toimitettava tai julkaistava. Näiden kahden välissä on tilaa, joka on tarkoitettu tietojen tarkistukselle, kategorioiden tarkistukselle ja tarvittaessa selityksen valmistelulle.
Tässä tilassa tapahtuu juuri väärin. Yritykset näkevät raportointipäivämäärän suunnittelun kannalta oleellisena hetkenä ja unohtavat, että mittauskausi on jo päättynyt. Joka ilman alkaa keräämään tietoja vasta sitten, mittaa käytännössä eri kautta kuin mitä on raportoitava.
Kuinka sekaannus syntyy käytännössä
Kolme tilannetta toistuu säännöllisesti. Ensimmäinen on, että yritys käyttää tilivuotta mittauskauden sijaan, jonka asetus määrittelee. Ero näyttää pieneltä, mutta vaikuttaa jokaiseen kategoriaan ja jokaisen siitä johdetun luvun.
Toinen on henkilöstömäärän laskeminen. Se, kuuluuko yritys raportointivelvollisuuden piiriin, riippuu henkilöstöstä määritettynä ajankohtana, ei päivästä, jolloin joku katsoo sitä. Yritys, joka on juuri rajan alle tai yläpuolella, voi tehdä virheen käyttämällä eri laskentapäivää kuin se, joka on voimassa.
Kolmas on se, että henkilöstö- ja rahoitusosastot noudattavat kukin omaa kalenteriaan. Henkilöstö työskentelee henkilöstövuoden kanssa, rahoitus verovuoden kanssa, eikä kukaan ole määritellyt, kumpi kahdesta on raportoinnin kannalta määräävä. Siihen mennessä kuin ero tulee ilmi, mittauskausi on usein jo ohi.
Mitä se tarkoittaa tietojen luokittelulle
Kaksi kalenteria vaikuttavat myös siihen, miten tehtävät luokitellaan. Luokittelu, joka muuttuu mittauskauden puolivälissä, tekee ryhmien välisen vertailun perustelemisesta vaikeampaa: syntyikö ero todellisesta palkkiotason muutoksesta vai siitä, että ihmiset sijoitettiin väliaikaisesti toiseen kategoriaan? Jos tehtävien luokittelu vastaaviin kategorioihin vahvistetaan ennen mittauskauden alkamista, voi pääosin välttää tämän kysymyksen. Lisää tästä luokittelusta on kohdassa selitys tehtävien luokittelusta ja vastaavasta työstä.
Kuinka voit välttää tämän
Käytännössä toimii parhaiten, jos kaksi kalenteria määritellään toisistaan riippumatta, omalla päivämäärällä mittauskauden päättymiselle ja omalla päivämäärällä raportointia varten. Sijoita nämä kaksi hetkeä henkilöstö- ja rahoitusosaston suunnitteluun, jotta kukaan ei vahingossa yhdistä niitä omaan tilivuoteensa.
On myös järkevää määritellä etukäteen, mihin ajankohtaan henkilöstömäärä lasketaan, ja tehdä se vuosittain samalla tavalla. Näin syntyy kiinteä, toistettava työtapa tavallisen vuosittaisen selvittelysekaannuksen sijaan.
Se, kuuluuko yrityksesi tällä hetkellä raportointivelvollisuuden piiriin ja mikä kausi sinulle koskee, voidaan määritellä muutamalla kysymyksellä. Muutamalla kysymyksellä näet, missä olet nytilman, että sinulla on siihen tarvetta käyttää tiliä. Joka tarkalleen haluaa tietää, mistä käytetyt määräajat ja kynnysarvot tulevat, löytää sen takaisin kohdasta lähdetieto, jota käytämme.
Lopuksi
Kaksi kalenteria eivät ole sivuasia, vaan hyvin perustellun raportoinnin perusta. Joka erottaa ne varhain, säästää myöhemmin vaivaa tiedoilla, jotka eivät enää täsmää. Jos epäilet, sopiiko suunnitteluasi oikeisiin ajanjaksoon, katso tietovarastosta tai tee ilmainen pikaanalyysi nähdäksesi, mitä yrityksellesi pätee.