Hvilken fejl er mest almindelig
Lønkløft-rapporteringen fungerer med to separate kalendere: én for den periode, du måler tallene over, og én for den periode, du rapporterer i. Den mest almindelige fejl er, at arbejdsgivere blander disse to sammen og mener, at måleperioden og rapporteringsdatoen er det samme. Det fører til tal for den forkerte periode, en rapportering, der forberedes for sent, eller en optælling af medarbejderne på det forkerte tidspunkt.
Konsekvensen er normalt ikke, at rapporteringen helt mislykkes, men at den gennemføres under tidspress med data, der efterfølgende er svære at underbygge. Hvis du i god tid ved, hvilken periode der gælder, og hvornår denne periode lukker, undgår du stort set dette problem.
Hvorfor der er to kalendere
Forordningen gør bevidst skel mellem det tidspunkt, hvor lønkløften fastslås, og det tidspunkt, hvor dette resultat bliver offentliggjort. Måleperioden er den periode, som aflønningsdataene indsamles og sammenlignes over. Rapporteringsperioden er den periode, hvori de resulterende tal skal indsendes eller offentliggøres. Der er plads imellem disse to, designet til at kontrollere data, gennemse kategorier og efter behov forberede forklaringer.
Denne plads er netop der, hvor det går galt. Virksomheder ser rapporteringsdatoen som det afgørende moment at planlægge efter og glemmer, at måleperioden allerede er afsluttet tidligere. Hvis man først begynder at indsamle data, måler man faktisk en anden periode, end man skal rapportere om.
Hvordan fejlen opstår i praksis
Tre situationer kommer igen og igen. Den første er, at en virksomhed opretholder regnskabsåret i stedet for den periode, som forordningen betegner som måleperioden. Denne forskel virker lille, men påvirker hvert kategori og hvert tal, der kommer ud af det.
Den anden er optællingen af medarbejdere. Hvorvidt en virksomhed falder ind under rapporteringspligten, afhænger af personalebeslutningen på et fastsat tidspunkt, ikke på den dag, nogen ser på det. En virksomhed, der ligger lige under eller lige over tærsklen, kan tage fejl ved at anvende et andet målepunkt end det, der gælder.
Den tredje er, at HR-afdelingen og den økonomiske afdeling hver især bruger deres egen kalender. HR arbejder med personalets år, økonomi med det regnskabsmæssige år, og ingen har fastslået, hvilken af de to der er styrende for rapporteringen. Når denne forskel bliver kendt, er måleperioden ofte allerede forbi.
Hvad det betyder for inddelingen af dine data
De to kalendere påvirker også måden, hvorpå funktioner er inddelt. En inddeling, der ændres midt i måleperioden, gør sammenligningen mellem grupper sværere at underbygge: er en forskel opstået på grund af en reel aflønningsændring, eller fordi mennesker midlertidigt er blevet placeret i en anden kategori? Hvis du fastlægger inddelingen af funktioner i tilsvarende kategorier før måleperioden starter, undgår du stort set dette spørgsmål. Mere om denne inddeling findes i forklaringen om funktionsinddeling og tilsvarende arbejde.
Hvordan du undgår dette
Det fungerer bedst i praksis ved at fastlægge de to kalendere uafhængigt af hinanden, med en egen dato for lukning af måleperioden og en egen dato for selve rapporteringen. Sæt disse to tidspunkter i planlægningen for både HR og økonomi, så ingen ved en fejl lader dem falde sammen med deres eget regnskabsår.
Det er også klogt at bestemme på forhånd, på hvilket tidspunkt personalebeslutningen tælles, og at gøre det på samme måde hvert år. På denne måde opstår en fast, gentagelig arbejdsgang i stedet for en årlig opslagslus.
Om din virksomhed i øjeblikket falder ind under rapporteringspligten, og hvilken periode der gælder for dig, kan bestemmes med et par spørgsmål. Med et par spørgsmål kan du se, hvor du står nu, uden at der er brug for en konto til det. Hvis du gerne vil vide præcist, hvor de anvendte tidsfrister og tærskler kommer fra, finder du det i forklaringen på de kilder, vi bruger.
Til sidst
De to kalendere er ikke en biordentlig sag, men grundlaget for en veldokumenteret rapportering. Hvis du sorterer dem tidligt ud fra hinanden, sparer du dig selv efterfølgende besvær med data, der ikke længere er korrekte. Er du i tvivl om, hvorvidt din planlægning stemmer overens med de rigtige perioder, så tjek i viden-banken eller foretag den gratis hurtig-scan for at se, hvad der gælder for dit selskab.