Jaki błąd występuje najczęściej
Raportowanie różnic wynagrodzeń opiera się na dwóch oddzielnych kalendarzach: jeden dla okresu, za który mierzyć będą dane, drugi dla okresu, w którym o nich raportować. Najczęstszy błąd polega na tym, że pracodawcy mylą te dwa okresy i sądzą, że okres pomiaru i data raportowania to to samo. Prowadzi to do danych z niewłaściwego okresu, raportowania przygotowywanego w pośpiechu lub liczenia pracowników w niewłaściwym momencie.
W rezultacie raportowanie zwykle nie zawodzi całkowicie, ale przygotowuje się je pod presją czasu z danymi, które następnie trudno uzasadnić. Kto z wyprzedzeniem wie, który okres się liczy i kiedy ten okres się kończy, w dużej mierze unika tego problemu.
Dlaczego istnieją dwa kalendarze
Rozporządzenie celowo rozróżnia moment ustalenia różnicy wynagrodzeń od momentu, w którym ten wynik zostaje ujawniony. Okres pomiaru to okres, w którym gromadzone są i porównywane dane dotyczące wynagrodzeń. Okres raportowania to okres, w którym wynikające z tego liczby muszą być złożone lub opublikowane. Pomiędzy nimi jest miejsce na sprawdzenie danych, przegląd kategorii i, w razie potrzeby, przygotowanie wyjaśnień.
To właśnie miejsce, gdzie dochodzi do błędu. Firmy postrzegają datę raportowania jako moment do planowania i zapominają, że okres pomiaru już się skończył. Kto dopiero wtedy zaczyna gromadzić dane, faktycznie mierzy inny okres niż ten, o którym należy raportować.
Jak błąd powstaje w praktyce
Trzy sytuacje powtarzają się stale. Pierwsza to sytuacja, gdy firma zachowuje rok obrachunkowy zamiast okresu, który rozporządzenie wskazuje jako okres pomiaru. Ta różnica wydaje się mała, ale wpływa na każdą kategorię i każdą z nich wynikającą liczbę.
Druga to liczenie pracowników. To, czy firma podlega obowiązkowi raportowania, zależy od stanu zatrudnienia w ustalonym momencie, a nie w dniu, w którym ktoś to sprawdza. Firma, która jest tuż poniżej lub tuż powyżej progu, może popełnić błąd, stosując inny moment referencyjny niż ten, który obowiązuje.
Trzecia to sytuacja, gdy dział HR i dział finansowy każdy stosują własny kalendarz. HR pracuje z rokiem kadrowym, finanse z rokiem podatkowym, a nikt nie ustalił, który z nich jest wiodący dla raportowania. Do czasu, gdy ta różnica wychodzi na jaw, okres pomiaru zwykle już się skończył.
Co to oznacza dla klasyfikacji danych
Dwa kalendarze wpływają również na sposób klasyfikacji stanowisk. Klasyfikacja, która zmienia się w środku okresu pomiaru, utrudnia uzasadnienie porównania między grupami: czy różnica powstała z powodu rzeczywistej zmiany wynagrodzenia, czy dlatego, że ludzie zostali tymczasowo przydzieleni do innej kategorii? Kto ustala klasyfikację stanowisk w równoważne kategorie przed rozpoczęciem okresu pomiaru, w dużej mierze unika tego pytania. Więcej na temat tej klasyfikacji znajduje się w wyjaśnieniu dotyczącym klasyfikacji stanowisk i pracy równoważnej.
Jak tego uniknąć
W praktyce najlepiej jest ustalić dwa kalendarze niezależnie od siebie, z własną datą zamknięcia okresu pomiaru i własną datą samego raportowania. Umieść te dwa momenty w planie HR i finansów, aby nikt nie przypadkowo nie połączył ich z własnym rokiem obrachunkowym.
Warto też z góry określić, w którym momencie liczy się stan zatrudnienia, i robić to każdego roku w ten sam sposób. W ten sposób powstaje stała, powtarzalna procedura zamiast corocznych poszukiwań.
To, czy firma w tej chwili podlega obowiązkowi raportowania i jaki okres do niej się stosuje, można określić na podstawie kilku pytań. W zaledwie kilka pytań zobaczysz, gdzie się teraz znajdujesz, bez konieczności posiadania konta. Osoby chcące dokładnie wiedzieć, skąd pochodzą używane okresy i progi, znajdą to w objaśnieniu źródeł, które wykorzystujemy.
Na koniec
Dwa kalendarze to nie drobiazg, ale podstawa solidnie uzasadnionego raportu. Kto je wcześnie rozdzieli, oszczędzi sobie później kłopotów z danymi, które już się nie zgadzają. Jeśli nie jesteś pewny, czy twoje planowanie odpowiada właściwym okresom, sprawdź w bazie wiedzy lub wykonaj bezpłatny szybki scan, aby zobaczyć, co obowiązuje w twojej firmie.