Er zijn twee kalenders omdat de Europese richtlijn onderscheid maakt naar bedrijfsgrootte. Werkgevers met 150 werknemers of meer worden eerder verwacht te rapporteren dan werkgevers met 100 tot 149 werknemers. Beide groepen krijgen dus een ander moment waarop de eerste rapportage moet zijn ingediend, en daarna ook een andere frequentie.
Het onderscheid zit dus niet in de vraag of u moet rapporteren, maar in wanneer u dat voor het eerst doet en hoe vaak daarna. Werkgevers onder de honderd werknemers vallen buiten de rapportageplicht zelf, al gelden andere verplichtingen uit de richtlijn wel zonder drempel. Wat precies voor uw aantal werknemers geldt, hangt mede af van hoe de richtlijn in uw land is omgezet in nationale wetgeving.
Waarom de richtlijn met twee tijdslijnen werkt
De gedachte achter het onderscheid is dat grotere organisaties doorgaans al meer systemen en gegevens hebben om beloning te vergelijken, en dat kleinere organisaties meer tijd krijgen om functie-indeling en beloningsbeleid op orde te brengen voordat er cijfers naar buiten moeten. De richtlijn koppelt de rapportageverplichting daarom aan twee drempels: 150 werknemers en 100 werknemers. Werkgevers die tussen de honderd en honderdvijftig werknemers hebben, krijgen op die manier meer voorbereidingstijd dan werkgevers die daar ruim boven zitten.
De eerste kalender: 150 werknemers en meer
Werkgevers met 150 werknemers of meer worden volgens de richtlijn als eerste geacht te rapporteren, en vervolgens periodiek. Voor deze groep is de aanloopperiode het kortst: de functie-indeling, het beloningsbeleid en de onderliggende gegevens moeten eerder op orde zijn omdat het eerste rapportagemoment dichterbij ligt. Voor werkgevers die al onder de bestaande jaarverslaggeving vallen, sluit dit vaak aan bij een cyclus die al bestaat, alleen met een nieuw onderdeel erin.
De tweede kalender: 100 tot 149 werknemers
Werkgevers met 100 tot 149 werknemers krijgen volgens de richtlijn meer tijd voordat de eerste rapportage moet zijn ingediend, en rapporteren daarna minder vaak dan de grotere groep. Dat verschil in frequentie is voor deze werkgevers net zo relevant als het verschil in startmoment: het bepaalt hoe vaak de functie-indeling en de onderliggende beloningsgegevens opnieuw doorgerekend moeten worden.
Wat dit voor de praktijk betekent
Het praktische gevolg van twee kalenders is dat het personeelsbestand van vandaag niet automatisch bepaalt wanneer u aan de beurt bent, en dat de precieze datum en frequentie afhangen van de nationale omzetting van de richtlijn in uw land. Groeit uw organisatie richting de honderd of de honderdvijftig werknemers, dan is het zinvol om nu al te weten in welke kalender u straks valt, in plaats van dat pas te ontdekken op het moment dat het eerste rapportagemoment al dichtbij is. De rekenmodule die de loonkloof per categorie uitrekent, is overigens pas relevant voor werkgevers die de drempel van honderd werknemers al hebben bereikt; wat de rekenmodule voor uw situatie inhoudt leest u in het overzicht van de betaalde onderdelen.
Of en wanneer de rapportageplicht voor uw organisatie geldt, is met een paar vragen te bepalen. In een paar vragen ziet u welke kalender bij u past, zonder dat daarvoor een account nodig is. Voor de onderliggende tekst en de exacte formulering van de richtlijn kunt u de vindplaats raadplegen die bij elk onderwerp in de kennisbank per situatie is uitgezocht. Twijfelt u nog over hoe dit zich verhoudt tot andere verplichtingen die al wel zonder drempel gelden, dan geeft het overzicht met veelgestelde vragen daar een eerste richting voor.
Deze pagina beschrijft de richtlijn zoals die is vastgesteld; de exacte datum en frequentie die voor uw organisatie gaan gelden, volgen uit de nationale wet die de richtlijn omzet. Voor een oordeel over uw specifieke situatie is de bevoegde toezichthouder of een jurist het aangewezen aanspreekpunt. Wilt u eerst zelf een indicatie, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank.