Welke fout komt het meest voor
De loonkloofrapportage werkt met twee aparte kalenders: één voor de periode waarover u de cijfers meet, en één voor de periode waarin u erover rapporteert. De meestgemaakte fout is dat werkgevers deze twee door elkaar halen en denken dat de meetperiode en de rapportagedatum hetzelfde zijn. Dat leidt tot cijfers over de verkeerde periode, een rapportage die te laat wordt voorbereid, of een telling van het aantal werknemers op het verkeerde moment.
Het gevolg is meestal niet dat de rapportage helemaal niet lukt, maar dat ze onder tijdsdruk tot stand komt met gegevens die achteraf lastig te onderbouwen zijn. Wie op tijd weet welke periode telt en wanneer die periode sluit, voorkomt dat probleem grotendeels.
Waarom er twee kalenders zijn
De verordening maakt bewust onderscheid tussen het moment waarop de loonkloof wordt vastgesteld en het moment waarop die uitkomst naar buiten komt. De meetperiode is de periode waarover de beloningsgegevens worden verzameld en vergeleken. De rapportageperiode is de periode waarin de resulterende cijfers moeten worden ingediend of gepubliceerd. Tussen die twee zit ruimte, bedoeld om gegevens te controleren, categorieën te herzien en, waar nodig, uitleg voor te bereiden.
Die ruimte is precies waar het misgaat. Bedrijven zien de rapportagedatum als hét moment om mee te plannen en vergeten dat de meetperiode al eerder is afgesloten. Wie dan pas begint met verzamelen, meet feitelijk een andere periode dan waarover gerapporteerd moet worden.
Hoe de vergissing in de praktijk ontstaat
Drie situaties komen steeds terug. De eerste is dat een bedrijf het boekjaar aanhoudt in plaats van de periode die de verordening als meetperiode aanmerkt. Dat verschil lijkt klein, maar telt door in elke categorie en elk cijfer dat eruit voortkomt.
De tweede is de telling van het aantal werknemers. Of een bedrijf onder de rapportageplicht valt, hangt af van het personeelsbestand op een vastgesteld moment, niet op de dag dat iemand ernaar gaat kijken. Een bedrijf dat net onder of net boven de drempel zit, kan zich vergissen door een ander peilmoment aan te houden dan wat geldt.
De derde is dat de HR-afdeling en de financiële afdeling ieder hun eigen kalender aanhouden. HR werkt met het personeelsjaar, finance met het fiscale jaar, en niemand heeft vastgelegd welke van de twee leidend is voor de rapportage. Tegen de tijd dat dat verschil aan het licht komt, is de meetperiode vaak al voorbij.
Wat dat betekent voor de indeling van uw gegevens
De twee kalenders raken ook de manier waarop functies zijn ingedeeld. Een indeling die halverwege een meetperiode wijzigt, maakt de vergelijking tussen groepen lastiger te onderbouwen: is een verschil ontstaan door een reële beloningswijziging, of doordat mensen tussentijds in een andere categorie zijn geplaatst? Wie de indeling van functies in gelijkwaardige categorieën vastlegt vóór de meetperiode begint, voorkomt die vraag grotendeels. Meer over die indeling staat in de uitleg over functie-indeling en gelijkwaardige arbeid.
Hoe u dit voorkomt
Het werkt in de praktijk het best om de twee kalenders los van elkaar vast te leggen, met een eigen datum voor het sluiten van de meetperiode en een eigen datum voor de rapportage zelf. Zet die twee momenten in de planning van HR én finance, zodat niemand ze per ongeluk laat samenvallen met het eigen boekjaar.
Het is ook verstandig om vooraf te bepalen op welk moment het personeelsbestand wordt geteld, en dat elk jaar op dezelfde manier te doen. Zo ontstaat een vaste, herhaalbare werkwijze in plaats van een jaarlijkse uitzoekklus.
Of uw bedrijf op dit moment onder de rapportageplicht valt en welke periode voor u geldt, is met een paar vragen te bepalen. In een paar vragen ziet u waar u nu staat, zonder dat daar een account voor nodig is. Wie precies wil weten waar de gebruikte termijnen en drempels vandaan komen, vindt dat terug bij de toelichting op de bronnen die wij gebruiken.
Tot slot
De twee kalenders zijn geen bijzaak, maar de basis van een goed onderbouwde rapportage. Wie ze vroeg uit elkaar houdt, bespaart zich achteraf gedoe met gegevens die niet meer kloppen. Twijfelt u of uw planning aansluit op de juiste periodes, kijk dan bij de kennisbank of doe de gratis quick-scan om te zien wat voor uw bedrijf geldt.