Kort svar
Löntransparensreglerna själva föreskriver ingen tidsfrist inom vilken du måste ha klassificerat dina funktioner enligt objektiva, könsneutrala kriterier. Det finns ingen deadline som vid svar på en informationsbegäran eller vid inlämning av en lönklyftsrapport. Genomloppstiden för själva klassificeringsprocessen beror därför inte på lagen, utan på din organisation: antalet funktioner, i vilken grad funktioner redan är beskrivna, och hur många personer internt som är involverade i beslutsfattandet. I praktiken avslutar företag med ett begränsat antal funktioner och en relativt aktuell funktionsbeskrivning processen på några veckor. Företag utan funktionsbeskrivningar, med många skräddarsydda funktioner eller med flera verkstäder som var och en använder sin egen klassificering, räknar snarare med ett par månader.
Denna skillnad är viktig av två skäl. För det första för att klassificeringen väl utgör grunden för förpliktelser som väl har en tidsfrist, såsom att svara på en informationsbegäran eller att lämna in siffror enligt rapporteringskravet. För det andra för att en hastigt genomförd klassificering senare tar mer tid än en klassificering som är väl utformad från början.
Vad som bestämmer genomloppstiden
Den första faktorn är utgångspositionen. Har du redan funktionsbeskrivningar, en funktionsstruktur eller en lönestuktur som är uppbyggd på funktionsnivå, är klassificeringen ofta en fråga om omordning och kontroll enligt könsneutrala kriterier. Saknas denna grund börjar processen med att beskriva funktioner själv, och det är den del som tar mest tid.
Den andra faktorn är antalet funktioner och deras spridning. Ett installationsföretag med trettio anställda och ett fåtal igenkännliga funktioner (installatör, planerare, administrativ medarbetare, chef) går igenom processen snabbare än en organisation med många unika eller hybridfunktioner, där det ständigt måste fastställas vilken kategori en funktion tillhör.
Den tredje faktorn är antalet inblandade. En klassificering som upprättas av en person och senare granskas går snabbare än en process där chefer, HR och eventuellt arbetstagarföreträdarna är med och tänker på klassificeringen. Fler inblandade betyder mer samråd, men också en klassificering som har bredare stöd och mindre sannolikt blir ifrågasatt när någon ställer frågor om den.
Var processen stannar till
I praktiken stannar klassificeringsprocesser vanligtvis till på tre punkter. Den första är frånvaron av entydiga kriterier: utan fastställda, objektiva mått på vad som räknas som likvärdigt arbete uppstår diskussion om varje funktion, och denna diskussion tar mer tid än själva klassificeringen.
Det andra problemet är funktioner som inte passar bra in i en kategori. Gränsfall, som en funktion som är delvis ledande och delvis utförande, kräver ett val som måste vara konsekvent med resten av klassificeringen. Den som inte fastställer detta val måste senare förklara igen varför en liknande funktion är klassificerad någon annanstans.
Det tredje problemet är dokumentation. En klassificering som bara finns i huvudet på de inblandade är inte reproducerbar när någon går eller när en anställd frågar på vilka kriterier klassificeringen baseras. Det är inte bara en fråga om noggrannhet; det avgör också hur snabbt du kan svara när en konkret fråga kommer in.
Vad detta betyder för din planering
Eftersom det inte finns någon lagstadgad tidsfrist gäller det att det finns utrymme att sätta upp processen noggrant i stället för under tidsbrist. Det betyder inte att uppskjutande är utan konsekvenser: indelningen är grunden under förpliktelser som väl har en tidsfrist, och en indelning som ännu inte är slutförd när dessa förpliktelser börjar gälla ger ändå tidsbrist. Den som på i ett par frågor ser vilka förpliktelser som redan gäller för den egna organisationenfår en bild av hur mycket tid som praktiskt taget fortfarande är tillgänglig innan andra förpliktelser börjar löpa.
Sättet på vilket ni strukturerar indelningen bestämmer också hur reproducerbar och förklarlig den senare är. I kunskapsdatabasen per ämne är det utarbetat vilka steg som hör till en indelning och vilka kriterier som därvid anses som objektiva och könsneutrala. Den som vill veta hur ett system strukturerar indelningen och vilka dokument som uppstår därifrån läser det på sidan där indelningen och de underliggande uppgifterna kommer ifrån.
Kostnaderna för en indelningsprocess är starkt sammankopplade med genomloppstiden: ju fler funktioner och ju mindre dokumentation som redan finns, desto mer tid och således desto mer arbete kostar det. En översikt över vad det betyder i olika situationer finns på sidan med tariffer per situation.
Denna förklaring är beskrivande och inte juridisk rådgivning om er specifika situation. För ett omdöme om indelningen av era egna funktioner, eller om frågan huruvida en skillnad i ersättning är berättigad, är en jurist eller lämplig tillsynsmyndighet rätt kontaktpunkt.
Vill ni först veta var ni står nu? Den kostnadsfria snabbkontroll ger i ett par frågor en indikation på vilka förpliktelser som gäller för er organisation och vilka ämnen som kräver uppmärksamhet.