Kurze Antwort
Die Lohntransparenzregeln selbst schreiben keine Frist vor, innerhalb derer Sie Ihre Funktionen nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien klassifizieren müssen. Es gibt keine Deadline wie bei der Beantwortung einer Informationsanfrage oder bei der Einreichung eines Lohnlückenberichts. Die Durchlaufzeit des Klassifizierungsprozesses selbst hängt daher nicht vom Gesetz ab, sondern von Ihrer Organisation: von der Anzahl der Funktionen, dem Umfang der bereits vorhandenen Funktionsbeschreibungen und davon, wie viele Personen intern an den Entscheidungen beteiligt sind. In der Praxis schließen Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Funktionen und einem relativ aktuellen Funktionsbuch den Prozess in einigen Wochen ab. Unternehmen ohne Funktionsbeschreibungen, mit vielen maßgeschneiderten Funktionen oder mit mehreren Standorten, die jeweils ihre eigene Klassifizierung verwendeten, rechnen eher mit einigen Monaten.
Dieser Unterschied ist aus zwei Gründen wichtig. Erstens, weil die Klassifizierung die Grundlage für Verpflichtungen bildet, die tatsächlich eine Frist haben, wie die Beantwortung einer Informationsanfrage oder die Vorlage von Daten bei einer Meldepflicht. Zweitens, weil eine vorschnell durchgeführte Klassifizierung später mehr Zeit kostet als eine Klassifizierung, die beim ersten Mal richtig gemacht wurde.
Was die Durchlaufzeit bestimmt
Der erste Faktor ist die Ausgangssituation. Wenn Sie bereits Funktionsbeschreibungen, ein Funktionshaus oder eine Gehaltsstruktur haben, die auf Funktionsebene aufgebaut ist, ist die Klassifizierung oft eine Frage der Umstrukturierung und Überprüfung nach geschlechtsneutralen Kriterien. Fehlt diese Grundlage, beginnt der Prozess mit der Beschreibung der Funktionen selbst, und das ist der Teil, der am meisten Zeit erfordert.
Der zweite Faktor ist die Anzahl der Funktionen und deren Verteilung. Ein Installationsbetrieb mit dreißig Mitarbeitern und einer Handvoll erkennbarer Funktionen (Monteur, Planer, Verwaltungsmitarbeiter, Führungskraft) durchläuft den Prozess schneller als eine Organisation mit vielen einzigartigen oder hybriden Funktionen, bei denen ständig neu bestimmt werden muss, in welche Kategorie eine Funktion fällt.
Der dritte Faktor ist die Anzahl der Beteiligten. Eine Klassifizierung, die von einer Person erstellt und später überprüft wird, geht schneller als ein Prozess, bei dem Führungskräfte, HR und möglicherweise der Betriebsrat über die Klassifizierung nachdenken. Mehr Beteiligte bedeuten mehr Abstimmungen, aber auch eine Klassifizierung, die breiter unterstützt wird und weniger schnell in Frage gestellt wird, wenn jemand Fragen dazu stellt.
Wo der Prozess ins Stocken gerät
In der Praxis bleiben Klassifizierungsprozesse normalerweise an drei Punkten stecken. Der erste ist das Fehlen eindeutiger Kriterien: Ohne festgelegte, objektive Maßstäbe dafür, was als gleichwertige Arbeit gilt, entstehen Diskussionen zu jeder Funktion, und diese Diskussionen kosten mehr Zeit als die Klassifizierung selbst.
Das zweite Engpass sind Funktionen, die nicht gut in eine Kategorie passen. Grenzfälle, wie eine Funktion, die teils Führungs- und teils Ausführungstätigkeit ist, erfordern eine Entscheidung, die mit dem Rest der Klassifizierung konsistent sein muss. Wer diese Entscheidung nicht dokumentiert, muss später erneut erklären, warum eine vergleichbare Funktion woanders klassifiziert wurde.
Das dritte Engpass ist Dokumentation. Eine Klassifizierung, die nur in den Köpfen der Beteiligten existiert, ist nicht nachvollziehbar, wenn jemand geht oder wenn ein Mitarbeiter fragt, nach welchen Kriterien die Klassifizierung vorgenommen wurde. Das ist nicht nur eine Frage der Sorgfalt; es bestimmt auch, wie schnell Sie reagieren können, wenn eine konkrete Anfrage hereinkommt.
Was dies für Ihre Planung bedeutet
Da es keine gesetzliche Frist gibt, besteht Raum, um den Prozess sorgfältig aufzusetzen, anstatt unter Zeitdruck zu arbeiten. Das bedeutet nicht, dass Verzögerungen ohne Folgen sind: Die Funktionseinstufung ist die Grundlage für Verpflichtungen, für die es sehr wohl Fristen gibt, und eine noch nicht abgeschlossene Einstufung in dem Moment, in dem diese Verpflichtungen greifen, führt dennoch zu Zeitdruck. Wer auf in ein paar Fragen sieht, welche Verpflichtungen für die eigene Organisation bereits gelten, bekommt ein Bild davon, wie viel Zeit in der Praxis noch zur Verfügung steht, bevor andere Verpflichtungen greifen.
Die Art und Weise, wie Sie die Funktionseinstufung aufsetzen, bestimmt auch, wie nachvollziehbar und erklärbar diese später ist. In der Wissensdatenbank pro Thema ist ausgearbeitet, welche Schritte zu einer Einstufung gehören und welche Kriterien dabei als sachlich und geschlechtsneutral gelten. Wer wissen möchte, wie ein System die Einstufung strukturiert und welche Dokumente daraus entstehen, liest das auf der Seite wo die Funktionseinstufung und die zugrunde liegenden Daten herkommen.
Die Kosten eines Einstufungsprozesses hängen stark mit der Durchlaufzeit zusammen: Je mehr Funktionen und je weniger Dokumentation bereits vorhanden ist, desto mehr Zeit und damit desto mehr Aufwand kostet es. Eine Übersicht darüber, was das in verschiedenen Situationen bedeutet, steht auf der Seite mit den Tarifen je Situation.
Diese Erklärung ist beschreibend und kein Rechtsrat zu Ihrer spezifischen Situation. Für eine Bewertung der Einstufung Ihrer eigenen Funktionen oder für die Frage, ob ein Unterschied in der Vergütung gerechtfertigt ist, sind ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst wissen, wo Sie derzeit stehen? Der kostenlose Quick-Check gibt in ein paar Fragen einen Hinweis darauf, welche Verpflichtungen für Ihre Organisation gelten und welche Themen Aufmerksamkeit erfordern.