Kort antwoord
De loontransparantieregels zelf schrijven geen termijn voor waarbinnen u uw functies moet hebben ingedeeld op objectieve, genderneutrale criteria. Er is geen deadline zoals bij het reageren op een informatieverzoek of bij het indienen van een loonkloofrapportage. De doorlooptijd van het indelingstraject zelf hangt dus niet af van de wet, maar van uw organisatie: het aantal functies, de mate waarin functies nu al zijn beschreven, en hoeveel mensen intern meebeslissen. In de praktijk zien bedrijven met een beperkt aantal functies en een redelijk actueel functieboek het traject in enkele weken afronden. Bedrijven zonder functiebeschrijvingen, met veel maatwerkfuncties of met meerdere vestigingen die ieder hun eigen indeling hanteerden, rekenen eerder op een paar maanden.
Dat onderscheid is belangrijk om twee redenen. Ten eerste omdat de indeling wél de basis vormt voor verplichtingen die wel een termijn hebben, zoals reageren op een informatieverzoek of het aanleveren van cijfers bij een rapportageplicht. Ten tweede omdat een haastig uitgevoerde indeling later meer tijd kost dan een indeling die in één keer goed is opgezet.
Wat de doorlooptijd bepaalt
De eerste factor is de startsituatie. Heeft u al functiebeschrijvingen, een functiehuis of een salarisstructuur die op functieniveau is opgebouwd, dan is de indeling vaak een kwestie van herordenen en toetsen aan genderneutrale criteria. Ontbreekt die basis, dan begint het traject bij het beschrijven van functies zelf, en dat is het onderdeel dat het meest tijd vraagt.
De tweede factor is het aantal functies en de spreiding daarvan. Een installatiebedrijf met dertig medewerkers en een handvol herkenbare functies (monteur, planner, administratief medewerker, leidinggevende) doorloopt het traject sneller dan een organisatie met veel unieke of hybride functies, waarbij steeds opnieuw moet worden bepaald in welke categorie een functie valt.
De derde factor is het aantal betrokkenen. Een indeling die door één persoon wordt opgesteld en later wordt getoetst, gaat sneller dan een traject waarbij leidinggevenden, HR en eventueel de ondernemingsraad meedenken over de indeling. Meer betrokkenen betekent meer overleg, maar ook een indeling die breder wordt gedragen en minder snel ter discussie staat zodra iemand er vragen over stelt.
Waar het traject vastloopt
In de praktijk lopen indelingstrajecten meestal vast op drie punten. Het eerste is het ontbreken van eenduidige criteria: zonder vastgelegde, objectieve maatstaven voor wat telt als gelijkwaardige arbeid, ontstaat discussie per functie, en die discussie kost meer tijd dan de indeling zelf.
Het tweede knelpunt is functies die niet goed in een categorie passen. Grensgevallen, zoals een functie die deels leidinggevend en deels uitvoerend is, vragen om een keuze die consistent moet zijn met de rest van de indeling. Wie die keuze niet vastlegt, moet later opnieuw uitleggen waarom een vergelijkbare functie ergens anders is ingedeeld.
Het derde knelpunt is documentatie. Een indeling die alleen in hoofden van betrokkenen bestaat, is niet reproduceerbaar zodra iemand vertrekt of zodra een medewerker vraagt op welke criteria de indeling is gebaseerd. Dat is niet alleen een kwestie van zorgvuldigheid; het bepaalt ook hoe snel u kunt reageren als er een concrete vraag binnenkomt.
Wat dit betekent voor uw planning
Omdat er geen wettelijke termijn geldt, is er ruimte om het traject zorgvuldig op te zetten in plaats van onder tijdsdruk. Dat betekent niet dat uitstel zonder gevolgen is: de indeling is de basis onder verplichtingen die wél een termijn hebben, en een indeling die nog niet af is op het moment dat die verplichtingen gaan spelen, levert alsnog tijdsdruk op. Wie op in een paar vragen ziet welke verplichtingen voor de eigen organisatie al gelden, krijgt een beeld van hoeveel tijd er in de praktijk nog beschikbaar is voordat andere verplichtingen gaan lopen.
De manier waarop u de indeling opzet, bepaalt ook hoe reproduceerbaar en uitlegbaar die later is. In de kennisbank per onderwerp staat uitgewerkt welke stappen bij een indeling horen en welke criteria daarbij als objectief en genderneutraal gelden. Wie wil weten hoe een systeem de indeling structureert en welke documenten daaruit ontstaan, leest dat terug op de pagina waar de indeling en de onderliggende gegevens vandaan komen.
De kosten van een indelingstraject hangen sterk samen met de doorlooptijd: hoe meer functies en hoe minder documentatie er al is, hoe meer tijd en dus hoe meer werk het kost. Een overzicht van wat dat in verschillende situaties betekent, staat op de pagina met de tarieven per situatie.
Deze uitleg is beschrijvend en geen juridisch advies over uw specifieke situatie. Voor een oordeel over de indeling van uw eigen functies, of over de vraag of een verschil in beloning gerechtvaardigd is, is een jurist of de bevoegde toezichthouder het juiste aanspreekpunt.
Wilt u eerst weten waar u nu staat? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een indicatie van welke verplichtingen voor uw organisatie gelden en welke onderwerpen om aandacht vragen.