Efter en lönegapssignal på fem procent eller mer i en kategori behöver du minst fyra typer av dokument: den underliggande beräkning som ledde till signalen, funktionsklassificeringen som beräkningen vilar på, ersättningspolicyn med de kriterier som tillämpades, och rapporten från den gemensamma bedömningen med arbetstagarrepresentation. Det senare dokumentet är vad som skiljer detta ämne från andra rapporteringskrav: det handlar inte om en intern övning, utan om en process som du går igenom tillsammans med företagsrådet eller en fackföreningsrepresentant.
En lönegapssignal uppstår när beräkningen per kategori visar en skillnad på minst fem procent mellan den genomsnittliga ersättningen för män och kvinnor i arbete som klassificeras som likvärdigt, och denna skillnad inte har förklarats med objektiva, könsneutrala kriterier. Vad som följer därefter är en period då arbetsgivaren tillsammans med arbetstagarrepresentation bedömer vad som orsakar signalen. Det är en annan typ av process än att upprätta en rapport: det krävs en samtalspart, och denna dialog bör dokumenteras.
Den beräkning som ledde till signalen
Det första dokument du behöver är själva rapporten eller beräkningen: resultatet per kategori, de ersättningskomponenter som användes och perioden över vilken beräkningen gjordes. Utan det här dokumentet kan nästa steg inte underbyggas, och det är också det dokument som arbetstagarrepresentation kommer att fråga om. Spara inte bara resultatet utan också antagandena: vilka ersättningsdelar som räknades med, vilka kategorier som sammanslogs och vilket värderingsdatum som användes.
Funktionsklassificeringen som kategorin vilar på
En lönegapssignal beräknas per kategori likvärdigt arbete. Det gör den underliggande funktionsklassificeringen relevant: hur bestämdes att funktionerna i denna kategori är likvärdiga, och på vilka kriterier vilar denna klassificering. Utan det här dokumentet går det inte att återkonstruera varför en viss grupp funktioner sammanslogs, och det är precis vad arbetstagarrepresentation ofta frågar om först. Om du ännu inte har börjat här hittar du i kunskapsbanken med förklaringar per ämne hur en klassificering på objektiva, könsneutrala kriterier ser ut.
Ersättningspolicyn och de tillämpade kriterierna
Ersättningspolicyn beskriver vilka faktorer inom din organisation påverkar ersättningen: tjänsteår, ansvar, utbildningsnivå eller andra kriterier. Det här dokumentet behövs för att visa på grundval av vad ersättningsskillnader inom en kategori kan uppstå, oberoende av frågan om en specifik skillnad i ett individuellt fall är berättigad. Denna bedömning ligger inte hos ett system och inte hos denna redaktion; den hör hemma hos arbetsgivaren, eventuellt med juridisk rådgivning, och hos den behöriga tillsynsmyndigheten.
Rapporten från den gemensamma bedömningen
Det här är dokumentet som detta ämne handlar om. Bedömningen efter en signal är ingen ensidig övning: den äger rum tillsammans med arbetstagarrepresentation, och det kräver en dokumenterad rapport över vad som diskuterades, vilka förklaringar som presenterades och vilka nästa steg som avtalades. Utan denna rapport saknas beviset för att samtalet faktiskt ägde rum, och det är en annan typ av brister än ett räknemisstag i själva rapporten.
En eventuell korrigerande plan med deadlines
Om det framgår av granskningen att åtgärder är nödvändiga, ska det finnas en plan med konkreta åtgärder och tidsramar. Det behöver inte vara ett omfattande dokument, men det måste överensstämma med vad som överenskommits i rapporten från den gemensamma granskningen. Spara även senare anteckningar om framsteg: om en uppdatering efterfrågas, kan framstegen då omedelbar visas.
Varför detta exakt spelar in här
Vid funktionsklassificering eller vid en enskild informationsbegäran från en anställd är dokumentationen framför allt intern: du registrerar vad du har gjort och varför. Vid en signal på fem procent kommer en extern part in i bilden, i form av arbetstagarrepresentation, och det förändrar vad som är nödvändigt. Det handlar inte bara om en korrekt beräkning, utan om en påvisbar gemensam process. Den som inte identifierar detta som en separat fokuspunkt missar den delen som oftast efterfrågas.
Huruvida din organisation för närvarande har en signal att göra med och vilket steg som kommer härnäst, kan ses med ett par frågor via plichtcheck som kartlägger din situation. Hur den underliggande beräkningen kommer till stånd beskrivs på sidan om hur data och källor används. Och den som strukturellt vill dokumentera pappers från en signal, inklusive rapporten från den gemensamma granskningen, hittar mallarna för detta bland prenumerationskomponenterna.
Denna sida beskriver vilka dokument som hör till detta ämne; den är ingen ersättning för juridisk rådgivning om en specifik signal i din organisation. Om du är osäker på förklaringen av en specifik skillnad, rådfråga då en jurist eller tillsynsmyndigheten. Vill du först se var din organisation står, gör då den kostnadsfria snabbkontroll eller läs vidare i kunskapsbasen.