Efter et lønkløftssignal på fem procent eller mere i en kategori har De mindst fire typer dokumenter brug for: den underliggende beregning, der førte til signalet, funktionsklassifikationen, som beregningen bygger på, lønpolitikken med de anvendte kriterier, og rapporten fra den fælles vurdering med medarbejderrepræsentation. Dette sidste dokument er, hvad der adskiller dette emne fra andre rapporteringspligter: det drejer sig ikke om en intern øvelse, men om en proces, som De gennemgår sammen med arbejdsrådet eller en fagforeningsrepræsentant.
Et lønkløftssignal opstår, når beregningen pr. kategori viser en forskel på mindst fem procent mellem den gennemsnitlige løn for mænd og kvinder i arbejde, der er klassificeret som ligeværdigt, og denne forskel ikke er forklaret med objektive, kønnsneutrale kriterier. Hvad der følger efter, er en periode, hvor arbejdsgiveren sammen med medarbejderrepræsentation vurderer, hvad der forårsager signalet. Det er en anden type proces end udarbejdelsen af en rapport: der er brug for en samtaler, og denne samtale bør dokumenteres.
Beregningen, der førte til signalet
Det første dokument, som De har brug for, er rapporten eller beregningen selv: resultatet pr. kategori, de anvendte lønkomponenter og perioden, som der blev regnet over. Uden dette dokument kan opfølgningstrinet ikke underbygges, og det er også det dokument, som medarbejderrepræsentation vil spørge efter. Bevar ikke kun resultatet, men også antagelserne: hvilke lønbestanddele blev medtaget, hvilke kategorier blev sammenslået, og hvilken dato blev der regnet fra.
Funktionsklassifikationen, som kategorien bygger på
Et lønkløftssignal beregnes pr. kategori af ligeværdigt arbejde. Det gør den underliggende funktionsklassifikation relevant: hvordan blev det bestemt, at funktionerne i denne kategori er ligeværdige, og hvilke kriterier bygger denne klassifikation på. Uden dette dokument er det ikke muligt at rekonstruere, hvorfor en bestemt gruppe af funktioner blev sammenslået, og det er præcis, hvad medarbejderrepræsentation ofte spørger om først. For dem, der endnu skal i gang, findes vejledning om videnbanken med forklaringer for hvert emne hvordan en klassifikation baseret på objektive, kønnsneutrale kriterier ser ud.
Lønpolitikken og de anvendte kriterier
Lønpolitikken beskriver, hvilke faktorer inden for Deres organisation påvirker lønnen: anciennitet, ansvar, uddannelsesniveau eller andre kriterier. Dette dokument er nødvendigt for at vise, på grundlag af hvad lønforskelle inden for en kategori kan opstå, uafhængigt af spørgsmålet om, hvorvidt en specifik forskel i et individuelt tilfælde er berettiget. Denne vurdering ligger ikke hos et system og ikke hos denne redaktion; den hører til hos arbejdsgiveren, eventuelt med juridisk rådgivning, og hos den kompetente tilsynsmyndighed.
Rapporten fra den fælles vurdering
Dette er det dokument, som dette emne drejer sig om. Vurderingen efter et signal er ikke en ensidig øvelse: den finder sted sammen med medarbejderrepræsentation, og det kræver en dokumenteret rapport om, hvad der blev diskuteret, hvilke forklaringer der blev frembragt, og hvilke opfølgningstrin der blev aftalt. Uden denne rapport mangler beviset for, at samtalen faktisk fandt sted, og det er en anden type mangel end en regnefejl i selve rapporten.
En eventuelt korrigerende handlingsplan med tidsfrister
Hvis det af vurderingen fremgår, at der er behov for skridt, skal der være en plan med konkrete handlinger og tidsfrister. Det behøver ikke at være et omfattende dokument, men det skal være i overensstemmelse med det, der er aftalt i redegørelsen for den fælles vurdering. Gem også senere statusnotater: hvis der bliver bedt om en opdatering, kan fremskridtet vises direkte.
Hvorfor dette spørgsmål netop har betydning her
Ved funktionsinddeling eller ved en individuel informationsanmodning fra en medarbejder er dokumentationen primært intern: du dokumenterer, hvad du har gjort, og hvorfor. Når der opstår et signal på fem procent, kommer der en ekstern part ind, i form af arbejdstagerrepræsentation, og det ændrer, hvad der er nødvendigt. Det handler ikke kun om en korrekt beregning, men om en påviselig fælles proces. Hvis man ikke genkender dette som et separat fokuspunkt, går man glip af det område, der oftest bliver spurgt om.
Om din organisation i øjeblikket har at gøre med et signal, og hvilket skridt der følger efter, kan ses via et par spørgsmål gennem plichtcheck som kortlægger din situation"plightcheck" (hvad gælder for mig nu, hvad gælder senere, og hvad først ved rapportering) hvordan dataene og kilderne bruges. Og hvis du strukturelt vil dokumentere oplysninger omkring et signal, herunder redegørelsen for den fælles vurdering, finder du skabelonerne til det under dele af abonnementet.
Denne side beskriver, hvilke dokumenter der hører til dette emne; den er ikke en erstatning for juridisk rådgivning om et specifikt signal i din organisation. Hvis du er usikker på forklaringen af en konkret forskel, skal du råde en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed. Hvis du først vil se, hvor din organisation står, skal du foretage den gratis hurtigscan eller læse videre i vidensbanken.