Er bestaat geen vast tarief voor de loonkloofrapportage. Wat het u kost, hangt af van drie dingen: hoeveel medewerkers en functiecategorieën u heeft, hoeveel van de functie-indeling al is vastgelegd, en of u de berekening zelf laat lopen via een systeem of het handmatig samenstelt. Voor een actueel overzicht van tarieven kunt u de prijspagina met de huidige staffels bekijken; dit artikel legt uit waar dat bedrag vandaan komt.
De rapportageplicht zelf staat los van de kosten om eraan te voldoen. De verordening verplicht werkgevers vanaf honderd werknemers om periodiek te rapporteren over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen, per categorie van gelijkwaardige arbeid. Die verplichting is een gegeven; hoeveel werk en geld het kost om er invulling aan te geven, verschilt sterk per organisatie.
Wat de omvang van uw organisatie bepaalt
Het eerste dat de kosten stuurt, is simpelweg de omvang: hoeveel medewerkers vallen onder de rapportage en in hoeveel functiecategorieën zijn zij ingedeeld. Een installatiebedrijf met honderdtwintig medewerkers in een handvol duidelijk te onderscheiden functies heeft een overzichtelijker uitgangspunt dan een organisatie met honderdtwintig medewerkers verspreid over dertig functietitels, waarvan een deel elkaar inhoudelijk overlapt.
De berekening van de loonkloof gebeurt namelijk per categorie van gelijkwaardige arbeid, niet voor de organisatie als geheel. Hoe meer categorieën, hoe meer rekenwerk, en hoe meer aandacht de indeling zelf vraagt voordat er zinvol gerekend kan worden. Dat raakt niet alleen de rapportage, maar ook de stap die eraan voorafgaat: de functie-indeling. Meer daarover leest u in de kennisbank over functie-indeling en categorieën.
Wat al vastligt, en wat nog moet worden opgebouwd
De tweede factor is minder zichtbaar maar vaak bepalender: heeft u al een functie-indeling op objectieve, genderneutrale criteria staan, of moet die nog worden opgebouwd? Organisaties die functies al hebben gewaardeerd met een herkenbare methodiek — bijvoorbeeld voor een cao of een functiehuis — hebben een basis om op voort te bouwen. Wie nog geen structuur heeft, begint bij nul, en dat kost meer tijd dan het overzetten van bestaande waarderingen.
Hetzelfde geldt voor het beloningsbeleid en de onderliggende documenten. Staat er al vast beleid met bandbreedtes per categorie, of moet dat nog worden geformuleerd? Hoe meer al is vastgelegd, hoe minder werk de rapportage zelf nog vraagt op het moment dat die aan de orde is.
Zelf uitrekenen of laten berekenen
De derde factor is een keuze: rekent u de loonkloof per categorie zelf uit, met alle aandacht voor de juiste definities en de juiste indeling van medewerkers, of laat u dat door een systeem doen? Een rekenmodule die categorieën, medewerkers en beloningsgegevens samenbrengt en de uitkomst per categorie genereert, bespaart tijd ten opzichte van een handmatige exercitie in een spreadsheet, zeker bij meerdere categorieën en bij herhaling in latere rapportagejaren.
Dat is ook waar het onderscheid tussen gratis en betaald bij payria.eu ligt. De kennisbank, de plichtcheck en de vacature-check zijn gratis en zonder account te gebruiken; ze laten zien wat er voor uw situatie geldt en wanneer. De functie-indeling, het beloningsbeleid, de workflow voor informatieverzoeken en de rekenmodule voor de loonkloof zelf zitten in het betaalde systeem eromheen, omdat dat de stap is waarin structuur en rekenwerk samenkomen.
Wanneer de kosten kunnen oplopen
De rapportage is niet het eindpunt. Komt er uit een categorie een verschil van vijf procent of meer naar voren, dan volgt daarop een periode waarin wordt uitgezocht of daar een objectieve verklaring voor is. Die opvolging vraagt aanvullend werk: gegevens verzamelen, met de betrokken leidinggevenden spreken, de bevindingen vastleggen. Hoeveel dat kost, hangt weer af van hoeveel categorieën een signaal laten zien en hoe goed de onderliggende functie-indeling en het beloningsbeleid al zijn onderbouwd. Een heldere indeling vooraf beperkt niet het aantal signalen, maar wel de tijd die nodig is om ze te doorgronden.
Ook het informatierecht van individuele medewerkers speelt hierin mee. Een medewerker kan vragen om informatie over zijn of haar eigen beloning ten opzichte van de categorie waarin hij of zij is ingedeeld. Zonder een werkende structuur en workflow kost het beantwoorden van zo'n verzoek per keer opnieuw uitzoekwerk; met een vaste workflow en de wettelijke termijn er al op, is dat een kwestie van afhandelen.
Waar u dit voor uw situatie kunt nagaan
Omdat de kosten zo direct samenhangen met de omvang en de staat van uw functie-indeling, is een algemeen bedrag weinig zeggend. Wilt u weten waar u voor uw organisatie ongeveer op uitkomt qua werk en verplichtingen, dan geeft de gratis plichtcheck in een paar vragen een eerste indicatie. Hoe die indicatie tot stand komt, staat toegelicht op de pagina over waar de informatie vandaan komt. Voor de actuele tarieven van het betaalde systeem zelf blijft de prijspagina de vaste bron.
Doe de gratis quick-scan of blader door de kennisbank om te zien welke onderdelen voor uw organisatie relevant zijn, voordat u een inschatting maakt van wat de rapportage u concreet gaat kosten.