De meestgemaakte fout bij het indelen van functies in gelijkwaardigheidscategorieën is dat bedrijven vertrekken vanuit de bestaande functietitels en salarisschalen, in plaats van vanuit de inhoud van het werk zelf. Twee functies die "senior monteur" en "projectcoördinator" heten, belanden dan automatisch in verschillende categorieën, terwijl de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden feitelijk vergelijkbaar kunnen zijn.
Deze fout is hardnekkig omdat hij niet voelt als een fout. De bestaande functietitels bestaan al jaren, staan in de arbeidsovereenkomsten en in de salarisadministratie, en lijken dus een logisch startpunt. Het probleem is dat die titels vaak historisch zijn gegroeid, niet zijn getoetst op objectieve, genderneutrale criteria en soms zelf al een verschil in beloning weerspiegelen dat nooit is onderzocht. Wie op basis daarvan indeelt, bevestigt de bestaande indeling in plaats van haar te toetsen.
Waarom dit meer is dan een technisch detail
De verordening vraagt om een indeling in categorieën van gelijke arbeid of arbeid van gelijke waarde, op basis van criteria als vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. Dat is een inhoudelijke toets, geen administratieve. Als de indeling in de praktijk neerkomt op "iedereen met dezelfde functietitel zit in dezelfde groep", dan is de kans reëel dat functies met vergelijkbare inhoud maar verschillende titels ten onrechte apart worden gehouden. Dat raakt precies het doel van de indeling: zichtbaar maken of gelijkwaardig werk ook gelijk wordt beloond.
Een tweede, minder zichtbare variant van dezelfde fout is dat de criteria wel worden benoemd, maar nooit worden gewogen of vastgelegd. Er staat dan ergens dat "verantwoordelijkheid" meetelt, zonder dat duidelijk is hoe zwaar dat weegt ten opzichte van bijvoorbeeld werkomstandigheden. Op het moment dat een medewerker een informatieverzoek indient of dat de indeling moet worden toegelicht, ontbreekt dan de onderbouwing.
Hoe deze fout zich in het MKB manifesteert
Bij kleinere organisaties ontstaat de indeling vaak informeel, via het bestaande organogram of de bestaande loonschalen van een cao. Dat is begrijpelijk: er is geen HR-afdeling die dit als aparte exercitie oppakt, en de bestaande structuur werkt al jaren prima voor de loonadministratie. Maar een loonschaal is gemaakt om lonen te ordenen, niet om aan te tonen dat werk van gelijke waarde ook gelijk wordt beloond. Beide doelen kunnen samenvallen, maar dat is nooit vanzelfsprekend en moet apart worden onderbouwd.
Een ander terugkerend patroon is dat de indeling wordt gemaakt door één leidinggevende, op basis van diens beeld van de functies, zonder dat de criteria voor iedereen op dezelfde manier worden toegepast. Ook hier ontstaat het risico dat onbewuste aannames over welke functies "zwaarder" zijn, doorwerken in de indeling zonder dat iemand dat als zodanig herkent.
Wat een objectieve indeling wel vraagt
De kern van het herstel is simpel te formuleren en lastiger uit te voeren: begin bij de inhoud van het werk, niet bij het label erop. Beschrijf per functie wat er feitelijk wordt gedaan, welke vaardigheden dat vereist, welke verantwoordelijkheden erbij horen en onder welke omstandigheden het werk plaatsvindt. Vergelijk vervolgens functies op die inhoud, los van de naam die eraan hangt of de afdeling waarin ze zitten. Pas daarna volgt de indeling in categorieën.
Deze vergelijking is precies waar veel MKB-organisaties tegenaan lopen: het is geen juridische vraag, maar wel een die om een consistente, herhaalbare methode vraagt. Dat is ook de reden dat de functie-indeling in de praktijk vaak los wordt gezet van de loonadministratie en apart wordt georganiseerd, met een vaste set criteria die voor de hele organisatie op dezelfde manier wordt toegepast. hoe de indeling in categorieën is opgebouwd geeft daarvan de basis, los van de vraag hoe uw eigen organisatie er nu voor staat.
Hoe u de fout herkent voordat hij problemen geeft
Een praktische indicator is de vraag of u de indeling zou kunnen uitleggen aan iemand die de functietitels niet kent. Als het antwoord "omdat dat nu eenmaal de schaal is" luidt, staat de indeling waarschijnlijk nog dichter bij de bestaande loonstructuur dan bij de inhoud van het werk. Een tweede indicator is of de criteria en de weging ervan ergens zijn vastgelegd, of alleen in iemands hoofd zitten.
Om te zien waar uw organisatie op dit moment staat, en welke stappen nog open liggen, kunt u in een paar vragen een indicatie krijgen van uw huidige situatie. Dat is een eerste oriëntatie, geen oordeel over of uw huidige indeling voldoet; die beoordeling ligt uiteindelijk bij uzelf, eventueel met een jurist, of bij de bevoegde toezichthouder.
De uitwerking van een objectieve, genderneutrale indeling met de bijbehorende documentatie is onderdeel van het betaalde systeem rond de kennisbank; wat dat kost en wat erbij hoort staat los van de gratis vraag-en-antwoorden. Hoe de onderliggende informatie tot stand komt, inclusief de vindplaats in de officiële tekst, leest u via de werkwijze achter de kennisbank.
Wilt u eerst alleen zien of dit onderwerp voor uw organisatie speelt en wat er dan nog moet gebeuren? De gratis quick-scan en de kennisbank staan zonder account open, en geven per onderwerp het korte antwoord en de vindplaats in de officiële tekst.