Det finns inget fast antal dagar som gäller för varje organisation. Handläggningstiden för en informationsbegäran om ersättning beror på tre saker: hur snabbt du identifierar och registrerar begäran, om din funktionsindelning och ersättningsuppgifter redan är ordnade, och vilken handläggningstid som tillämplig lagstiftning i din medlemsstat föreskriver för svaret. Organisationer som inte har förberett något förlorar ofta veckor på att bara hitta rätt siffror.
Direktivet förpliktar arbetsgivare att på begäran ge arbetstagare insyn i deras individuella ersättningsnivå och den genomsnittliga ersättningsnivån för arbetstagare som utför samma arbete eller arbete av motsvarande värde, uppdelat efter kön. Hur denna förpliktelse exakt har överförts till en handläggningstid skiljer sig åt mellan medlemsstaterna och är inte utarbetad överallt på samma sätt. För din situation är den exakta handläggningstiden därför något att kontrollera enligt nationell lagstiftning eller med en jurist, inte något att läsa som fastställt på en blogg.
De steg som bestämmer handläggningstiden
En informationsbegäran genomgår i praktiken ett antal steg, oavsett den exakta handläggningstid som är kopplad till den. Först måste begäran identifieras som sådan och registreras någonstans, för en muntlig fråga till en chef räknas lika mycket som ett formellt brev till HR. Därefter måste det fastställas vilken funktionskategori som den som ställer frågan tillhör och vilka som utgör jämförelsegruppen: kollegor med samma arbete eller arbete av motsvarande värde. Sedan samlas ersättningsuppgifterna för den gruppen in och genomsnittet beräknas, och först då kan svaret upprättas och skickas.
Varje steg kan orsaka förseningar. Om funktionsindelningen ännu inte är baserad på objektiva, könsneutrala kriterier måste den jämförelsegruppen egentligen fastställas på nytt innan ett rimligt svar är möjligt. Det är just där organisationer misslyckas i praktiken: inte på själva frågan, utan på avsaknaden av en struktur för att kunna svara på frågan snabbt. I kunskapsbanken om informationsrätten är det utarbetat vad som får och inte får frågasI en sådan begäran, och vad ett fullständigt svar måste innehålla minst.
Där det vanligtvis går fel i praktiken
Den vanligaste förseningen uppstår när jämförelsegruppen inte har fastställts på förhand. En HR-chef som får en begäran för första gången måste då improvisera: vem gör jämförbart arbete, på grundval av vilka kriterier, och är det konsistent med hur andra begäranden tidigare har behandlats? Utan en fastlagd funktionsindelning finns risken att varje begäran besvaras på nytt och efter eget gottfinnande, vilket inte bara tar tid utan också kan leda till olika svar.
En andra flaskhals är ägarskap. Vid många små och medelstora företag är ersättningsinformationen spridd över löneadministrationen, en extern löneservice och lösa Excel-filer hos ledningen. Innan någon vet var rätt siffror finns har redan en del av den tillgängliga tiden förflutit. En tredje flaskhals är avsaknaden av ett fast format: om varje svar upprättas från början tar själva upprättandet onödig tid, medan innehållet är i huvudsak detsamma.
Ingen av dessa flaskhalsar handlar om huruvida en ersättningsskillnad är berättigad. Det är en separat, innehållsmässig bedömning som inte löses genom struktur eller hastighet. Det handlar här bara om frågan hur mycket tid processen tar för att komma fram till ett svar.
Vad det sparar att fastställa saker på förhand
Organisationer som redan har fastställt funktionskategorierna och vet var löneuppgifterna finns kan vanligtvis hantera en informationsbegäran inom några arbetsdagar, oavsett vad den formella tidsfristen exakt föreskriver. Skillnaden ligger i förberedelsen: en fastställd indelning i funktionskategorier, en fast kontaktpunkt för den här typen av begäranden och en mall för svaret i sig. Det är också vad den betalda arbetsflödet från Payria är byggt på: den lagstadgade tidsfristen är inarbetad i den, och begäran går genom en fast väg från registrering till svar i stället för att det varje gång måste utredas på nytt vem som är ansvarig för vad.
Oavsett om din organisation redan är föremål för denna skyldighet och vad som exakt gäller för din situation kan du kontrollera via skyldighetskontrollen med en indikation i några frågor. Hur informationen på webbplatsen tas fram och underhålls kan du läsa på sidan om vår arbetsmetod. För den som vill veta vad arbetsflödet för informationsbegäranden konkret innebär och vad ett abonnemang för det kostar finns det på överblicken över abonnemangen.
Den kortaste vägen till klarhet är inte att ta reda på den exakta tidsfristen, utan att få ordning på det som krävs för det: en tydlig funktionsindelning och en översikt över var uppgifterna finns. Börja utan åtagande med den kostnadsfria pliktkontrollen för att se var din organisation för närvarande står.