Es gibt keine festgelegte Anzahl von Tagen, die für jede Organisation gilt. Die Bearbeitungsdauer einer Auskunftsersuchen zur Vergütung hängt von drei Dingen ab: wie schnell Sie das Ersuchen erkennen und registrieren, ob Ihre Funktionseinstufung und Vergütungsdaten bereits in Ordnung sind, und welche Frist die geltende Regelung in Ihrem Mitgliedstaat für die Antwort vorschreibt. Organisationen, die sich nicht vorbereitet haben, verlieren oft Wochen nur damit, die richtigen Zahlen zu finden.
Die Richtlinie verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitnehmern auf Ersuchen Auskunft über ihr individuelles Vergütungsniveau und das durchschnittliche Vergütungsniveau von Arbeitnehmern, die die gleiche Arbeit oder Arbeit von gleichem Wert verrichten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, zu erteilen. Wie diese Verpflichtung genau in eine Antwortfrist umgesetzt wird, unterscheidet sich je nach Mitgliedstaat und ist nicht überall gleich ausgearbeitet. Für Ihre Situation ist die genaue Frist daher etwas, das Sie in der nationalen Regelung oder bei einem Juristen klären sollten, nicht etwas, das Sie in einem Blog als festgestellt lesen sollten.
Die Schritte, die die Bearbeitungsdauer bestimmen
Ein Auskunftsersuchen durchläuft in der Praxis eine Reihe von Schritten, unabhängig von der genauen Frist, die daran gebunden ist. Zunächst muss das Ersuchen als solches erkannt und irgendwo registriert werden, denn eine mündliche Frage an einen Vorgesetzten zählt genauso wie ein formelles Schreiben an die Personalverwaltung. Danach muss bestimmt werden, in welche Funktionskategorie der Ersuchende fällt und wer die Vergleichsgruppe bildet: Kollegen mit der gleichen Arbeit oder Arbeit von gleichem Wert. Anschließend werden die Vergütungsdaten dieser Gruppe gesammelt und der Durchschnitt berechnet, und erst dann kann die Antwort formuliert und versendet werden.
Jeder Schritt kann zu Verzögerungen führen. Wenn die Funktionseinstufung noch nicht auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien basiert, muss diese Vergleichsgruppe eigentlich neu bestimmt werden, bevor eine sinnvolle Antwort möglich ist. Das ist genau das Problem, auf das Organisationen in der Praxis stoßen: nicht auf die Frage selbst, sondern auf das Fehlen einer Struktur, um die Frage schnell beantworten zu können. In der Wissensdatenbank zum Auskunftsrecht ist ausgeführt, was in einem solchen Ersuchen gefragt werden darf und was nicht, und was eine vollständige Antwort mindestens enthält.
Wo es in der Praxis schiefgeht
Die häufigste Verzögerung tritt auf, wenn die Vergleichsgruppe nicht vorher festgelegt wurde. Ein HR-Manager, der zum ersten Mal ein Ersuchen erhält, muss dann improvisieren: wer verrichtet vergleichbare Arbeit, auf Basis welcher Kriterien, und ist das konsistent mit der Behandlung früherer Ersuchen? Ohne eine dokumentierte Funktionseinstufung besteht das Risiko, dass jedes Ersuchen neu und nach eigenem Ermessen beantwortet wird, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch zu unterschiedlichen Antworten führen kann.
Ein zweites Hindernis ist die Verantwortung. Bei vielen KMU-Unternehmen sind Vergütungsinformationen auf die Lohnverwaltung, ein externes Gehaltsunternehmen und lose Excel-Dateien bei der Geschäftsleitung verteilt. Bevor jemand weiß, wo die richtigen Zahlen stehen, ist bereits ein Teil der verfügbaren Zeit verstrichen. Ein drittes Hindernis ist das Fehlen eines festen Formats: wenn jede Antwort von Grund auf formuliert wird, kostet die Formulierung selbst unnötig viel Zeit, während der Inhalt weitgehend gleich bleibt.
Keines dieser Hindernisse betrifft die Frage, ob ein Vergütungsunterschied gerechtfertigt ist. Das ist eine separate, inhaltliche Bewertung, die nicht durch Struktur oder Geschwindigkeit gelöst wird. Es geht hier nur um die Frage, wie viel Zeit der Prozess kostet, um zu einer Antwort zu gelangen.
Was Festlegung im Voraus bewirkt
Organisationen, die die Funktionszuordnungen bereits festgelegt haben und wissen, wo die Vergütungsdaten stehen, können ein Informationsersuchen normalerweise innerhalb von ein paar Arbeitstagen bearbeiten, unabhängig davon, was die formale Frist genau vorschreibt. Der Unterschied liegt in der Vorbereitung: eine festgelegte Einteilung in Funktionszuordnungen, ein fester Ansprechpartner für diese Art von Ersuchen und eine Vorlage für die Antwort selbst. Das ist auch das, worauf der gebührenpflichtige Workflow von Payria ausgerichtet ist: die gesetzliche Frist ist darin verarbeitet und das Ersuchen läuft einen festen Weg von der Registrierung bis zur Antwort durch, anstatt dass jedes Mal aufs Neue ausgearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist.
Ob Ihre Organisation dieser Verpflichtung bereits unterliegt und was genau für Ihre Situation gilt, können Sie überprüfen über der Plichtcheck mit einer Indikation in ein paar FragenWie die Informationen auf der Website zustande kommen und gepflegt werden, lesen Sie auf der Seite über die ArbeitsweiseFür diejenigen, die wissen möchten, was der Workflow für Informationsersuchen konkret beinhaltet und was ein Abonnement dafür kostet, finden Sie das auf der Übersicht der Abonnements.
Der kürzeste Weg zu Klarheit ist nicht die Ermittlung der genauen Frist, sondern die Ordnung dessen, was dafür erforderlich ist: eine klare Funktionszuordnung und Übersicht darüber, wo die Daten stehen. Beginnen Sie unverbindlich mit der kostenlosen Plichtcheck, um zu sehen, wo sich Ihre Organisation derzeit befindet.