Il n'y a pas de nombre de jours fixe applicable à chaque organisation. Le délai de traitement d'une demande d'information sur la rémunération dépend de trois éléments : la rapidité avec laquelle vous reconnaissez et enregistrez la demande, le fait que votre classification des postes et vos données de rémunération soient déjà en ordre, et le délai que la réglementation applicable dans votre État membre fixe pour la réponse. Les organisations qui n'ont rien préparé perdent souvent des semaines à simplement localiser les bons chiffres.
La directive oblige les employeurs à fournir aux travailleurs, sur demande, accès à leur niveau de rémunération individuel et au niveau moyen de rémunération des travailleurs effectuant un travail identique ou un travail de valeur égale, ventilés par sexe. La façon précise dont cette obligation a été transposée en un délai de réponse varie selon l'État membre et n'est pas partout élaborée de la même manière. Pour votre situation, le délai exact est donc quelque chose à vérifier auprès de la législation nationale ou d'un juriste, et non quelque chose à lire comme établi sur un blog.
Les étapes qui déterminent le délai de traitement
Dans la pratique, une demande d'information franchit un certain nombre d'étapes, quel que soit le délai précis auquel elle est soumise. D'abord, la demande doit être reconnue comme telle et enregistrée quelque part, car une question orale posée à un responsable compte tout autant qu'une lettre officielle adressée à la RH. Ensuite, il faut déterminer à quelle catégorie de poste le demandeur appartient et qui constitue le groupe de comparaison : des collègues effectuant un travail identique ou un travail de valeur égale. Ensuite, les données de rémunération de ce groupe sont collectées et la moyenne est calculée, et ce n'est qu'alors que la réponse peut être rédigée et envoyée.
Chaque étape peut causer du retard. Si la classification des postes n'est pas encore basée sur des critères objectifs et neutres du point de vue du genre, ce groupe de comparaison doit en réalité être redéterminé avant qu'une réponse sensée soit possible. C'est exactement là où les organisations échouent dans la pratique : non pas sur la question elle-même, mais sur l'absence d'une structure pour répondre rapidement à la question. Dans la base de connaissances sur le droit à l'information est exposé ce qui peut et ne peut pas être demandé dans une telle demande, et ce qu'une réponse complète doit minimalement contenir.
Où les choses s'avèrent problématiques dans la pratique
Le retard le plus courant survient lorsque le groupe de comparaison n'a pas été préalablement établi. Un responsable RH qui reçoit une demande pour la première fois doit alors improviser : qui effectue un travail comparable, sur la base de quels critères, et cela est-il cohérent avec la façon dont d'autres demandes ont été traitées antérieurement ? Sans une classification des postes établie, le risque existe que chaque demande soit traitée à nouveau et selon l'appréciation personnelle, ce qui non seulement prend du temps mais peut aussi conduire à des réponses mutuellement divergentes.
Un deuxième goulot d'étranglement est la responsabilité. Dans de nombreuses PME, les informations de rémunération sont dispersées entre la paie, un bureau de paie externe et des fichiers Excel distincts auprès de la direction. Avant que quelqu'un sache où se trouvent les bons chiffres, une partie du temps disponible s'est déjà écoulée. Un troisième goulot d'étranglement est l'absence d'un format standard : si chaque réponse est rédigée à partir de zéro, la rédaction elle-même prend inutilement du temps, alors que le contenu reste largement le même.
Aucun de ces goulots d'étranglement ne concerne la question de savoir si un écart de rémunération est justifié. Il s'agit d'une évaluation séparée et substantielle qui n'est pas résolue par la structure ou la rapidité. Il ne s'agit ici que de la question du temps que prend le processus pour arriver à une réponse.
Ce que chiffrer à l'avance épargne
Les organisations qui ont déjà déterminé les catégories de fonctions et savent où se trouvent les données de rémunération peuvent généralement traiter une demande d'informations en quelques jours ouvrables, quelle que soit la délai formel exact prescrit. La différence réside dans la préparation : une classification établie en catégories de fonctions, un point de contact fixe pour ce type de demandes, et un modèle de réponse. C'est aussi sur quoi est construit le flux de travail payant de Payria : le délai légal y est intégré, et la demande suit un parcours fixe de l'enregistrement à la réponse au lieu que chaque fois on doive déterminer à nouveau qui est responsable de quoi.
Vous pouvez vérifier si votre organisation est déjà soumise à cette obligation et ce qui s'applique précisément à votre situation via la vérification des obligations avec une indication en quelques questions. Vous pouvez lire comment les informations sur le site sont produites et mises à jour sur la page sur la méthode de travail. Pour ceux qui veulent savoir en détail ce que le flux de travail pour les demandes d'informations implique et ce qu'un abonnement coûte, c'est sur l'aperçu des abonnements.
Le chemin le plus court vers la clarté n'est pas de déterminer le délai exact, mais de mettre en ordre ce qui en est nécessaire : une classification de fonctions claire et un aperçu de l'endroit où se trouvent les données. Commencez sans engagement avec la vérification de conformité gratuite pour voir où en est votre organisation.