Neexistuje pevný počet dní, ktorý by platil pre každú organizáciu. Doba spracovania žiadosti o informácie týkajúce sa odmeňovania závisí od troch vecí: ako rýchlo si žiadosť uvedomíte a zaregistrujete, či je vaša klasifikácia funkcií a údaje o odmeňovaní už v poriadku, a na akú lehotu reagovania sa viažu príslušné právne predpisy vo vašom členskom štáte. Organizácie, ktoré sa nepripravili, často strávia týždne len hľadaním správnych čísel.
Smernica zavodzuje povinnosť pre zamestnávateľov poskytnúť zamestnancom na ich žiadosť prehľad o ich jednotlivej úrovni odmeňovania a o priemernej úrovni odmeňovania zamestnancov, ktorí vykonávajú rovnakú prácu alebo prácu rovnakej hodnoty, rozdelené podľa pohlavia. Ako sa táto povinnosť presne transformovala na lehotu na odpoveď, sa líši podľa členského štátu a nie je všade rovnako rozpracované. Pre vašu situáciu je presná lehota niečo, čo si máte overiť v národnej legislatíve alebo u právnika, a nie niečo, čo si máte čítať ako ustálený fakt na blogu.
Kroky, ktoré určujú dobu spracovania
V praxi žiadosť o informácie prejde niekoľkými krokmi, bez ohľadu na presnú lehotu, ktorá je s ňou spojená. Najprv musí byť žiadosť ako taká rozpoznaná a niekde zaznamenaná, pretože ústna otázka vedúcemu pracovníka sa počíta rovnako ako formálny list pre HR. Potom je treba určiť, do ktorej kategórie funkcií žiadateľ patrí a kto tvorí skupinu na porovnanie: kolegovia s rovnakou prácou alebo prácou rovnakej hodnoty. Následne sa zbierajú údaje o odmeňovaní tejto skupiny a vypočítava sa priemer, a až potom je možné pripraviť a odoslať odpoveď.
Každý krok môže spôsobiť meškanie. Ak klasifikácia funkcií zatiaľ nie je založená na objektívnych, nesexistických kritériách, má byť skupina na porovnanie v podstate určená znova, skôr než bude možné poskytnúť rozumnú odpoveď. Presne tu sa organizácie v praxi zastavujú: nie na samotnej otázke, ale na chýbajúcej štruktúre, aby mohli otázku rýchlo zodpovedať. V znalostnej banke o práve na informácie je rozpracované, čo sa v takejto žiadosti môže a nemôže požadovať a čo musí obsahovať úplná odpoveď.
Kde sa to v praxi pokazí
Najčastejšie meškanie vzniká vtedy, keď sa skupina na porovnanie neustanovila vopred. HR manažér, ktorý dostane žiadosť po prvýkrát, musí potom improvizovať: kto vykonáva porovnateľnú prácu, podľa akých kritérií a je to v súlade s tým, ako boli predchádzajúce žiadosti riešené? Bez zaznamenanej klasifikácie funkcií hrozí riziko, že každá žiadosť bude znova a podľa vlastného uváženia zodpovedaná, čo nielen stojí čas, ale môže viesť aj k vzájomne odlišným odpoveďam.
Druhým problémom je zodpovednosť. V mnohých MSP sú informácie o odmeňovaní rozptýlené medzi mzdovou správou, externú platovú agentúru a voľné Excel súbory u vedenia. Skôr ako niekto zistí, kde sú správne čísla, časť dostupného času už uplynula. Tretím problémom je chýbajúci pevný formát: ak sa každá odpoveď pripravuje od nuly, samotné jej vypracovanie stojí zbytočne veľa času, hoci obsah je väčšinou rovnaký.
Žiadny z týchto problémov sa netýka otázky, či je rozdiel v odmeňovaní opodstatnený. To je osobitné, obsahové posúdenie, ktoré nevyrieši štruktúra ani rýchlosť. Tu ide iba o otázku, koľko času proces trvá, kým sa dostaneme k odpovedi.
Čo prinášajú vopred uvedené položky
Organizácie, ktoré si už ustálili kategórie funkcií a vedia, kde sa nachádzajú údaje o odmeňovaní, môžu požiadavku na informácie zvyčajne vybaviť počas niekoľkých pracovných dní, bez ohľadu na to, čo presne predpisuje formálna lehota. Rozdiel spočíva v príprave: ustálené rozdelenie do kategórií funkcií, pevný kontaktný bod pre takéto požiadavky a šablóna na odpoveď. To je aj základom, na ktorom je postavený platený pracovný postup Payria: zákonná lehota je v ňom zahrnutá a požiadavka prechádza pevne stanoveným procesom od registrácie po odpoveď, namiesto aby sa zakaždým znova zisťovalo, kto za čo zodpovedá.
Či vaša organizácia už má túto povinnosť a čo presne platí pre vašu situáciu, si môžete overiť prostredníctvom kontrola povinností s indikáciou v pár otázkach. Ako vznika informácia na stránke a ako sa spravuje, si prečítajte na stránke o pracovnom postupe. Pre tých, ktorí chcú vedieť, čo pracovný postup pre požiadavky na informácie presne zahŕňa a koľko stojí predplatné, to nájdete na prehľade predplatných.
Najkratšia cesta k jasnosti nie je zisťovanie presnej lehoty, ale uvedenie do poriadku toho, čo je na to potrebné: jasné rozdelenie funkcií a prehľad o tom, kde sa údaje nachádzajú. Začnite bez záväznosti bezplatným overením povinností a pozrite si, kde sa vaša organizácia v tomto čase nachádza.