Er is geen vast aantal dagen dat voor elke organisatie geldt. De doorlooptijd van een informatieverzoek over beloning hangt af van drie dingen: hoe snel u het verzoek herkent en registreert, of uw functie-indeling en beloningsgegevens al op orde zijn, en welke termijn de toepasselijke regelgeving in uw lidstaat aan de reactie verbindt. Organisaties die niets hebben voorbereid, zijn vaak weken kwijt aan het simpelweg vinden van de juiste cijfers.
De richtlijn verplicht werkgevers om werknemers op verzoek inzicht te geven in hun individuele beloningsniveau en het gemiddelde beloningsniveau van werknemers die hetzelfde werk of werk van gelijke waarde verrichten, uitgesplitst naar geslacht. Hoe die verplichting precies is omgezet naar een reactietermijn, verschilt per lidstaat en is niet overal even ver uitgewerkt. Voor uw situatie is de exacte termijn dus iets om na te gaan bij de nationale wetgeving of een jurist, niet iets om op een blog als vaststaand te lezen.
De stappen die de doorlooptijd bepalen
Een informatieverzoek doorloopt in de praktijk een aantal stappen, ongeacht de precieze termijn die eraan hangt. Eerst moet het verzoek als zodanig worden herkend en ergens worden vastgelegd, want een mondelinge vraag aan een leidinggevende telt net zo goed mee als een formele brief aan HR. Daarna moet worden bepaald tot welke functiecategorie de verzoeker behoort en wie de vergelijkingsgroep vormt: collega's met hetzelfde werk of werk van gelijke waarde. Vervolgens worden de beloningsgegevens van die groep verzameld en het gemiddelde berekend, en pas dan kan het antwoord worden opgesteld en verstuurd.
Elke stap kan vertraging opleveren. Als de functie-indeling nog niet op objectieve, genderneutrale criteria is gebaseerd, moet die vergelijkingsgroep eigenlijk opnieuw worden bepaald voordat er een zinnig antwoord mogelijk is. Dat is precies waar organisaties in de praktijk op stuklopen: niet op de vraag zelf, maar op het ontbreken van een structuur om de vraag snel te kunnen beantwoorden. In de kennisbank over het informatierecht staat uitgewerkt wat er in zo'n verzoek wel en niet gevraagd mag worden, en wat een compleet antwoord minimaal bevat.
Waar het in de praktijk misloopt
De meest voorkomende vertraging ontstaat wanneer de vergelijkingsgroep niet vooraf is vastgesteld. Een HR-manager die voor het eerst een verzoek krijgt, moet dan improviseren: wie doet vergelijkbaar werk, op basis van welke criteria, en is dat consistent met hoe andere verzoeken eerder zijn behandeld? Zonder een vastgelegde functie-indeling ontstaat het risico dat elk verzoek opnieuw en op eigen inzicht wordt beantwoord, wat niet alleen tijd kost maar ook tot onderling afwijkende antwoorden kan leiden.
Een tweede knelpunt is eigenaarschap. Bij veel MKB-bedrijven ligt beloningsinformatie verspreid over de loonadministratie, een extern salarisbureau en losse Excel-bestanden bij de directie. Voordat iemand weet waar de juiste cijfers staan, is een deel van de beschikbare tijd al verstreken. Een derde knelpunt is het ontbreken van een vast format: als elk antwoord vanaf nul wordt opgesteld, kost het opstellen zelf onnodig veel tijd, terwijl de inhoud grotendeels hetzelfde blijft.
Geen van deze knelpunten gaat over de vraag of een beloningsverschil gerechtvaardigd is. Dat is een aparte, inhoudelijke beoordeling die niet door structuur of snelheid wordt opgelost. Het gaat hier alleen over de vraag hoeveel tijd het proces kost om tot een antwoord te komen.
Wat vooraf vastleggen scheelt
Organisaties die de functiecategorieën al hebben vastgesteld en weten waar de beloningsgegevens staan, kunnen een informatieverzoek doorgaans binnen een paar werkdagen afhandelen, ongeacht wat de formele termijn precies voorschrijft. Het verschil zit in de voorbereiding: een vastgelegde indeling in functiecategorieën, een vast aanspreekpunt voor dit soort verzoeken, en een sjabloon voor het antwoord zelf. Dat is ook waar de betaalde workflow van Payria op is gebouwd: de wettelijke termijn staat erin verwerkt, en het verzoek doorloopt een vaste route van registratie tot antwoord in plaats van dat iedere keer opnieuw wordt uitgezocht wie waarvoor verantwoordelijk is.
Of uw organisatie al aan deze verplichting toe is en wat er voor uw situatie precies geldt, kunt u nagaan via de plichtcheck met een indicatie in een paar vragen. Hoe de informatie op de site tot stand komt en wordt bijgehouden, leest u op de pagina over de werkwijze. Voor wie wil weten wat de workflow voor informatieverzoeken concreet inhoudt en wat een abonnement daarvoor kost, staat dat op het overzicht van de abonnementen.
De kortste weg naar duidelijkheid is niet het uitzoeken van de exacte termijn, maar het op orde brengen van wat daarvoor nodig is: een heldere functie-indeling en overzicht van waar de gegevens staan. Begin vrijblijvend met de gratis plichtcheck om te zien waar uw organisatie op dit moment staat.