Ja, en del av en informationsbegäran om kompensation kan du hantera själv: att ta emot, registrera och besvara en begäran inom tidsfristen är administrativt arbete som kan hanteras internt med en bra mall. Det blir svårare när den anställde frågar efter en jämförelse med kollegor som utför likvärdigt arbete. Då behöver du en väl motiverad funktionsklassificering för att kunna ge ett svar, och att själv skapa denna klassificering kräver mer tid och kunskap än att besvara begäran.
Gränsen ligger alltså inte vid begäran i sig, utan vid vad som krävs för att besvara den. Om du redan har klassificerat funktionerna enligt objektiva, könsneutrala kriterier och medelvärden per kategori är klara, är hanteringen till stor del en fråga om att överföra rätt siffror till ett standardbrev. Saknas denna klassificering börjar du i princip från början: först måste du fastställa vilka funktioner som är likvärdiga, och först därefter kan du säga något om kompensationen inom denna kategori.
Vad en informationsbegäran om kompensation exakt innebär
Informationsrätten ger en anställd möjlighet att fråga om sin eller hennes individuella kompenationsnivå och om genomsnittskompenationsnivån, uppdelad efter kön, för anställda som utför samma arbete eller arbete av motsvarande värde. Det senare är kärnpunkten i svårigheten: för att kunna ange ett medelvärde måste det fastslås vem som faller inom samma kategori. Utan en klassificering som motiverar detta finns det inget att medelvärdesräkna.
Själva frågan behöver inte vara komplicerad. Den kommer ofta fram som en kort begäran från en anställd eller en representant, och tonen är vanligtvis informativ, inte konfliktfylld. Det ändrar dock inte att svaret måste baseras på fakta som du kan motivera om det senare ställs frågor om det.
Den del som du själv kan hantera
Att ta emot och bekräfta en begäran, att hålla reda på tidsfristen inom vilken du måste svara, och att registrera vad som har begärts och besvarats: detta är arbete som en HR-chef eller kontorschef kan hantera självständigt, särskilt med ett fast förfarande bakom det. Det är jämförbart med hanteringen av en begäran om insyn enligt annan lagstiftning: en process med en tydlig början, ett tydligt slut och en fast uppsättning steg däremellan.
Det är också något du kan göra själv att sammanställa brev eller e-post med svaret, förutsatt att de underliggande siffrorna redan är fastslagna. Vad du inte behöver uppfinna själv är formen: ett fast format förhindrar att varje begäran måste utredas helt från början. I kunskapsbasen med förklaring per åtgärd framgår vad en sådan begäran exakt innebär och vilken information som bör ingå i den, så att du inte börjar från noll.
Där det blir svårare att göra det själv
Komplexiteten ligger inte i att svara, utan i att motivera. Så fort en anställd frågar efter en jämförelse med likvärdigt arbete måste du kunna visa på vilka kriterier funktioner har jämförts med varandra och varför dessa kriterier är objektiva och könsneutrala. Det är inte en fråga om att fylla i, utan om en klassificering som redan tidigare har gjorts noggrant. Företag som inte ännu har denna klassificering stöter på denna eftersläpning vid den första allvarliga begäran.
Dessutom finns det skillnaden mellan att strukturera och att bedöma. Det är möjligt att själv, eller med ett system, beräkna medelvärdena per kategori och presentera dem överskådligt. Om en upptäckt skillnad är motiverad är en annan fråga, och en beräkningsmodul besvarar inte denna fråga och en HR-avdelning gör det vanligtvis heller inte utan juridisk granskning. För denna bedömning är en jurist eller relevant tillsynsmyndighet rätt kontakt.
Utan funktionsklassificering blir egenhantering mer riskabelt
Risken med att hantera det själv ligger inte i processen utan i frånvaron av en grund. Ett svar som upprättats utan att funktionskategoriiseringen är fastställd kan senare vara svårt att försvara om en anställd ställer följdfrågor eller om flera förfrågningar kommer efter varandra. Med en fastställd funktionskategorisering och en fast mall blir varje nästa förfrågan faktiskt enklare än den föregående, eftersom de underliggande siffrorna redan är klara.
Den som vill veta hur långt sin egen situation har kommit kan kontrollera det med några frågor via plichtcheck som kartlägger din situation. Det ger en indikation av vad som redan är ordnat och vad som fortfarande saknas innan den första förfrågan kommer in.
Göra det själv med en mall eller lägga ut processen på entreprenad
De flesta små och medelstora arbetsgivare gör klokt i att hantera processen själva när funktionskategoriseringen väl är på plats: besvarandet av en förfrågan har då blivit rutinarbete. Det kan mycket väl vara värt att lägga ut just funktionskategoriseringen eller arbetsflödet som övervakar tidsfristen på entreprenad för många företag, helt enkelt därför att det bara behöver göras några gånger per år och kunskapen då inte behöver finnas kontinuerligt internt.
På sidan som visar var informationen kommer ifrån visar hur payria förbinder funktionskategoriseringen, siffrorna och arbetsflödet med varandra, utan att vi fattar något omdöme om resultatet. Vad det kostar att lägga ut det på entreprenad i stället för att göra det själv framgår tydligt under abonnemang och vad som ingår.
Vill du först själv se var du står innan du gör det valet? Den kostnadsfria snabbkontroll och kunskapsbanken ger ett första svar utan konto, och därifrån bestämmer du själv om handläggningen av en förfrågan stannar kvar internt hos dig eller inte.