Oui, vous pouvez traiter vous-même une partie d'une demande d'information sur la rémunération : la réception, l'enregistrement et la réponse dans le délai imparti d'une demande est un travail administratif qui peut tout à fait être effectué en interne avec un bon modèle. Où cela devient plus difficile, c'est quand l'employé demande une comparaison avec les collègues qui font un travail équivalent. Vous avez alors besoin d'une classification de poste documentée pour pouvoir répondre à la demande, et faire cette classification soi-même demande plus de temps et de connaissances que de répondre à la demande.
La limite ne se situe donc pas au niveau de la demande, mais au niveau de ce qui est nécessaire pour y répondre. Si vous avez déjà classé les postes selon des critères objectifs et neutres du point de vue du genre et si les moyennes par catégorie sont prêtes, la gestion est alors largement une question de transférer les bons chiffres dans une lettre-type. Si cette classification fait défaut, vous commencez pratiquement à zéro : d'abord déterminer quels postes sont équivalents, et ce n'est qu'ensuite que vous pouvez dire quelque chose sur la rémunération au sein de cette catégorie.
Ce qu'une demande d'information sur la rémunération implique exactement
Le droit à l'information donne à un employé la possibilité de demander son niveau de rémunération individuel et le niveau de rémunération moyen, ventilé par sexe, des travailleurs qui font le même travail ou un travail de valeur égale. Ce dernier point est le cœur de la difficulté : pour pouvoir fournir une moyenne, il faut établir qui relève de la même catégorie. Sans une classification qui le justifie, il n'y a rien à moyenner.
La demande elle-même n'a pas besoin d'être compliquée. Elle arrive souvent sous la forme d'une courte demande d'un employé ou d'un représentant, et le ton est généralement informatif, non conflictuel. Cela ne signifie pas pour autant que la réponse doit être basée sur des faits que vous pouvez justifier si des questions se posent ultérieurement.
La partie que vous pouvez gérer vous-même
La réception et la confirmation d'une demande, le suivi du délai dans lequel vous devez répondre, et la documentation de ce qui a été demandé et de la réponse : c'est un travail qu'un responsable RH ou un gestionnaire de bureau peut faire de manière autonome, en particulier avec une procédure établie. C'est comparable au traitement d'une demande d'accès en vertu d'autres réglementations : un processus avec un début clair, une fin claire et une série d'étapes déterminées entre les deux.
La rédaction de la lettre ou de l'e-mail contenant la réponse est également quelque chose que vous pouvez faire vous-même, à condition que les chiffres sous-jacents soient déjà établis. Ce que vous n'avez pas besoin d'inventer vous-même, c'est la forme : un format standard évite que chaque demande soit traitée à nouveau de zéro. Dans la base de connaissances avec des explications pour chaque obligation indique ce qu'une telle demande implique exactement et quelles informations doivent y figurer, afin que vous ne partiez pas de zéro.
Où faire soi-même devient plus difficile
La complexité ne réside pas dans la réponse, mais dans la justification. Dès qu'un employé demande une comparaison avec un travail équivalent, vous devez pouvoir montrer selon quels critères les postes ont été comparés et pourquoi ces critères sont objectifs et neutres du point de vue du genre. Ce n'est pas une question de remplissage, mais d'une classification qui a déjà été soigneusement établie auparavant. Les entreprises qui ne disposent pas encore de cette classification se heurtent à ce retard lors de la première demande sérieuse.
Il y a aussi la différence entre la structuration et l'évaluation. Il est possible de calculer vous-même, ou avec un système, les moyennes par catégorie et de les présenter de manière claire. De savoir si une différence constatée est justifiée est une autre question, et un module de calcul ne répond pas à cette question et un service RH non plus généralement sans examen juridique. Pour cette évaluation, un juriste ou l'autorité compétente est l'interlocuteur approprié.
Sans classification de poste, gérer soi-même devient plus risqué
Le risque de traiter soi-même ne réside pas dans le processus, mais dans l'absence de base. Une réponse élaborée sans que la classification en catégories ne soit établie peut être difficile à défendre ultérieurement si un travailleur pose des questions supplémentaires ou si plusieurs demandes arrivent successivement. Avec une classification établie et un modèle fixe, chaque demande suivante est justement plus simple que la précédente, car les chiffres sous-jacents sont déjà disponibles.
Celui qui souhaite savoir où en est sa propre situation peut le vérifier avec quelques questions via la vérification des obligations qui cartographie votre situation. Cela donne une indication de ce qui est déjà réglé et de ce qui manque encore avant l'arrivée de la première demande.
Faire soi-même avec un modèle, ou externaliser le processus
La plupart des PME-employeurs feraient bien de gérer eux-mêmes le processus une fois que la classification est en place : répondre à une demande est alors devenu une routine. L'externalisation précisément de cette classification, ou du workflow qui contrôle le délai, est pour de nombreuses entreprises l'étape qui fait gagner du temps, simplement parce que cela ne doit se produire que quelques fois par an et que les connaissances ne doivent pas être continuellement présentes en interne.
Sur la page qui montre d'où proviennent les informations indique comment payria relie la classification, les chiffres et le workflow entre eux, sans que nous rendions un jugement sur le résultat. Le coût de l'externalisation plutôt que de faire soi-même est présenté de manière claire dans les abonnements et ce qu'ils contiennent.
Vous voulez d'abord voir où vous en êtes avant de faire ce choix ? Le scan rapide gratuit et la base de connaissances donnent une première réponse sans compte, et à partir de là, vous décidez vous-même si le traitement d'une demande reste en interne ou non.