Sì, potete gestire autonomamente una parte di una richiesta di informazioni sulla retribuzione: la ricezione, la registrazione e la risposta entro il termine sono lavori amministrativi che con un buon modello possono essere gestiti facilmente internamente. La difficoltà inizia quando il dipendente chiede un confronto con colleghi che svolgono lavoro di pari valore. In quel caso, avete bisogno di una classificazione delle mansioni ben documentata per poter rispondere alla richiesta, e creare questa classificazione richiede più tempo e conoscenze di quanto non serva per rispondere alla richiesta stessa.
Il limite quindi non sta nella richiesta stessa, ma in ciò che è necessario per rispondervi. Se avete già classificato le mansioni secondo criteri oggettivi e neutri dal punto di vista del genere e avete a disposizione i valori medi per categoria, la gestione della richiesta è per lo più una questione di inserire i dati corretti in una lettera standardizzata. Se manca questa classificazione, dovete sostanzialmente ricominciare da capo: prima determinare quali mansioni sono equivalenti, e solo dopo potrete dire qualcosa sulla retribuzione all'interno di quella categoria.
Cosa include esattamente una richiesta di informazioni sulla retribuzione
Il diritto all'informazione consente a un dipendente di chiedere il proprio livello retributivo individuale e il livello retributivo medio, suddiviso per genere, dei dipendenti che svolgono lo stesso lavoro o lavoro di pari valore. Quest'ultimo punto è il nucleo della difficoltà: per poter fornire una media, deve essere stabilito chi rientra nella stessa categoria. Senza una classificazione che lo documenti, non c'è nulla da mediare.
La domanda stessa non deve essere complicata. Spesso arriva come una breve richiesta da un dipendente o da un suo rappresentante, e il tono è solitamente informativo, non conflittuale. Questo non toglie il fatto che la risposta deve basarsi su fatti che possiate documentare qualora sorgessero domande successivamente.
La parte che potete gestire autonomamente
La ricezione e la conferma di una richiesta, il monitoraggio del termine entro il quale dovete rispondere, e la registrazione di ciò che è stato richiesto e di come è stato risposto: questo è un lavoro che un responsabile delle risorse umane o un direttore amministrativo può gestire autonomamente, specialmente con una procedura standardizzata. È simile alla gestione di una richiesta di accesso ai dati secondo altre normative: un processo con un inizio chiaro, una fine chiara e una serie fissa di passaggi intermedi.
Anche la redazione della lettera o dell'e-mail con la risposta è qualcosa che potete fare autonomamente, a condizione che i dati sottostanti siano già stati determinati. Quello che non dovete inventare da soli è il formato: un modello fisso evita che ogni richiesta debba essere affrontata da zero. Nella banca dati con spiegazioni per ogni obbligo troverete cosa include esattamente una richiesta di questo tipo e quali informazioni devono farvi parte, in modo da non partire da zero.
Dove il fai-da-te diventa più difficile
La complessità non sta nella risposta, ma nella documentazione. Non appena un dipendente chiede un confronto con lavoro di pari valore, dovete poter dimostrare su quali criteri le mansioni sono state confrontate tra loro e perché questi criteri sono oggettivi e neutrali dal punto di vista del genere. Non è una questione di compilazione, ma di una classificazione che è stata già preparata con cura in precedenza. Le aziende che non dispongono ancora di questa classificazione si troveranno di fronte a questo svantaggio al primo serio reclamo.
Inoltre c'è la differenza tra strutturare e valutare. È possibile calcolare autonomamente, o con un sistema, i valori medi per categoria e presentarli in modo chiaro. Se una differenza trovata sia giustificata è una domanda diversa, e a questa domanda non risponde un modulo di calcolo e nemmeno un dipartimento delle risorse umane solitamente senza una verifica legale. Per questa valutazione, un giurista o l'autorità di controllo competente sono il punto di contatto appropriato.
Senza una classificazione delle mansioni, il fai-da-te diventa più rischioso
Il rischio di gestire autonomamente non risiede nel processo, ma nell'assenza di una base solida. Una risposta elaborata senza che la classificazione delle categorie sia stabilita può essere difficile da difendere successivamente se un dipendente chiede chiarimenti o se arrivano più richieste una dopo l'altra. Con una classificazione fissata e un modello standard, ogni richiesta successiva diventa più semplice della precedente, perché i dati sottostanti sono già pronti.
Chi vuole sapere a che punto si trova già la propria situazione può verificarlo con poche domande tramite la verifica degli obblighi che inquadra la vostra situazione. Questo dà un'indicazione di ciò che è già stato organizzato e di ciò che manca ancora prima che arrivi la prima richiesta.
Gestire autonomamente con un modello, oppure esternalizzare il processo
La maggior parte dei datori di lavoro PMI farebbe bene a gestire il processo autonomamente una volta che la classificazione è in atto: rispondere a una richiesta diventa allora una routine. Esternalizzare proprio quella classificazione, o il flusso di lavoro che monitora il termine, è per molte aziende il passo che fa risparmiare tempo, semplicemente perché deve accadere solo poche volte all'anno e la conoscenza non deve essere continuamente presente internamente.
Su la pagina che mostra da dove provengono le informazioni spiega come payria collega la classificazione, i dati e il flusso di lavoro tra loro, senza che emettiamo un giudizio sul risultato. Quanto costa esternalizzare invece di gestire autonomamente è riportato chiaramente nella sezione abbonamenti e cosa includono.
Volete prima vedere da soli a che punto siete prima di fare questa scelta? La scansione rapida gratuita e la banca dati delle conoscenze offrono una prima risposta senza account, e da lì decidete voi stessi se la gestione di una richiesta rimane internamente presso di voi o meno.