Ja, en del af en anmodning om lønoplysninger kan du selv håndtere: modtagelsen, registreringen og besvarelsen af en anmodning inden for fristen er administrativt arbejde, der med en god skabelon udmærket kan håndteres internt. Det bliver sværere, når medarbejderen spørger om en sammenligning med kolleger i arbejde af samme værdi. Derefter har du brug for en dokumenteret funktionklassificering for at kunne give svaret, og at lave denne klassificering selv kræver mere tid og viden end at besvare anmodningen.
Grænsen ligger således ikke ved anmodningen, men ved hvad der er nødvendigt for at besvare den. Hvis du allerede har klassificeret funktionerne efter objektive, kønneunikale kriterier, og gennemsnittet pr. kategori foreligger, er håndteringen selv stort set et spørgsmål om at indsætte de rigtige tal i et fast brev. Hvis denne klassificering mangler, starter du faktisk forfra: først at fastslå, hvilke funktioner der er ens værd, og først derefter kan du sige noget om lønnen inden for den pågældende kategori.
Hvad en anmodning om lønoplysninger præcis indebærer
Informationsretten giver en medarbejer mulighed for at anmode om hans eller hendes individuelle lønniveau og om det gennemsnitlige lønniveau, opdelt efter køn, for arbejdstagere, der udfører det samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Sidstnævnte er kernen i vanskeligheden: for at kunne give et gennemsnit, skal det være fastslået, hvem der falder ind under samme kategori. Uden en klassificering, der understøtter det, er der intet at gennemsnitte.
Selve anmodningen behøver ikke at være kompliceret. Ofte kommer den som en kort anmodning fra en medarbejer eller en repræsentant, og tonen er sædvanligvis informativ, ikke konfliktfyldt. Det ændrer dog ikke ved, at svaret skal være baseret på fakta, som du kan dokumentere, hvis der senere kommer spørgsmål herom.
Den del, som du selv kan håndtere
Modtagelsen og bekræftelsen af en anmodning, overvågningen af den frist, inden for hvilken du skal svare, og dokumentationen af hvad der blev anmodet om og besvaret: det er arbejde, som en HR-manager eller kontorleder kan udføre selvstændigt, især med en fast procedure bag sig. Det kan sammenlignes med håndteringen af en anmodning om indsigt i henhold til anden lovgivning: en proces med en klar start, et klart slutpunkt og et fast sæt trin imellem.
Udarbejdelsen af brevet eller e-mailen med svaret er også noget, du kan gøre selv, forudsat at de underliggende tal allerede er fastslået. Hvad du ikke selv behøver at opfinde, er formen: et fast format forhindrer, at hver anmodning igen skal løses helt fra scratch. I vidensdatabasen med forklaringer pr. forpligtelse står hvad en sådan anmodning præcist indebærer, og hvilke oplysninger der hører til, så du ikke starter helt fra nul.
Hvor det bliver sværere at gøre det selv
Kompleksiteten ligger ikke i at svare, men i at dokumentere det. Så snart en medarbejer anmoder om en sammenligning med arbejde af samme værdi, skal du kunne påvise, på hvilke kriterier funktioner er sammenlignet med hinanden, og hvorfor disse kriterier er objektive og kønneunikale. Det er ikke et spørgsmål om at udfylde, men om en klassificering, der allerede tidligere er foretaget omhyggeligt. Virksomheder, der ikke har denne klassificering endnu, kommer op imod denne mangel ved den første seriøse anmodning.
Desuden er der forskellen mellem at strukturere og at vurdere. Det er muligt at selv, eller med et system, beregne gennemsnittet pr. kategori og præsentere det overskueligt. Om en konstateret forskel er begrundet, er et andet spørgsmål, og det svar giver en beregningsmodul ikke, og en HR-afdeling gør heller ikke som regel uden juridisk vurdering. For denne vurdering er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rigtige kontaktpunkt.
Uden funktionklassificering bliver det at gøre det selv mere risikabelt
Risikoen ved selv at håndtere det ligger ikke i processen, men i manglen på et grundlag. Et svar, der er udarbejdet uden at klassificering af kategorier er fastlagt, kan senere være svært at forsvare, hvis en medarbejder stiller yderligere spørgsmål, eller hvis der kommer flere anmodninger efter hinanden. Med en fastlagt klassificering og en fast skabelon bliver hver efterfølgende anmodning faktisk nemmere end den forrige, fordi de underliggende tal allerede ligger klar.
Hvis du vil vide, hvor langt din egen situation allerede er kommet, kan du kontrollere det med et par spørgsmål via plichtcheck som kortlægger din situation. Det giver en indikation af, hvad der allerede er ordnet, og hvad der stadig mangler, før den første anmodning kommer ind.
Selv håndtere med en skabelon, eller outsource processen
De fleste mindre og mellemstore arbejdsgivere gør klogt i at håndtere processen selv, når først klassificeringen er på plads: besvarelse af en anmodning bliver til rutine. Det at outsource netop klassificeringen, eller den workflow, der overvåger fristen, sparer for mange virksomheder tid, simpelthen fordi det kun skal ske et par gange om året, og viden ikke skal være kontinuerligt til stede internt.
På siden, der viser, hvor oplysningerne stammer fra viser, hvordan payria forbinder klassificeringen, tallene og workflowet med hinanden, uden at vi træffer afgørelse om resultatet. Hvad det koster at outsource det i stedet for at gøre det selv, fremgår klart af abonnementer og hvad de indeholder.
Vil du først selv se, hvor du står, før du træffer dette valg? Den gratis hurtigtjek og videnbanken giver uden konto et første svar, og derfra bestemmer du selv, om håndteringen af en anmodning bliver hos dig internt eller ej.