Ja, einen Teil einer Informationsersuche zu Vergütung können Sie selbst bearbeiten: das Empfangen, Registrieren und fristgerechte Beantworten einer Anfrage ist administrative Arbeit, die mit einer guten Vorlage sehr gut intern erfolgen kann. Schwieriger wird es, sobald der Mitarbeiter einen Vergleich mit Kollegen in gleichwertiger Arbeit verlangt. Dann brauchen Sie eine begründete Arbeitsplatzbewertung, um antworten zu können, und diese Bewertung selbst durchzuführen erfordert mehr Zeit und Wissen als das Beantworten der Anfrage.
Die Grenze liegt also nicht bei der Anfrage, sondern bei dem, was nötig ist, um sie zu beantworten. Haben Sie die Arbeitsplätze bereits nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien bewertet und liegen die Durchschnittswerte pro Kategorie vor, dann ist die Bearbeitung selbst zum großen Teil eine Frage, die richtigen Zahlen in ein standardisiertes Schreiben zu übernehmen. Fehlt diese Bewertung, dann fangen Sie praktisch wieder bei null an: zuerst feststellen, welche Arbeitsplätze gleichwertig sind, und erst dann können Sie etwas über die Vergütung innerhalb dieser Kategorie aussagen.
Was eine Informationsersuche zu Vergütung genau enthält
Das Informationsrecht gibt einem Mitarbeiter die Möglichkeit, nach seinem oder ihrem individuellen Vergütungsniveau und nach dem durchschnittlichen Vergütungsniveau, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, von Arbeitnehmern zu fragen, die die gleiche Arbeit oder Arbeit von gleichem Wert leisten. Das letztere ist der Kern der Schwierigkeit: um einen Durchschnitt geben zu können, muss feststehen, wer in die gleiche Kategorie fällt. Ohne eine Bewertung, die das begründet, gibt es nichts zu mitteln.
Die Frage selbst muss nicht kompliziert sein. Häufig kommt sie als kurze Anfrage von einem Mitarbeiter oder von einem Vertreter ein, und der Ton ist meist informativ, nicht konfrontativ. Das ändert nichts daran, dass die Antwort auf Fakten beruhen muss, die Sie untermauern können, wenn später Fragen dazu kommen.
Der Teil, den Sie selbst bearbeiten können
Das Empfangen und Bestätigen einer Anfrage, das Verfolgen der Frist, innerhalb derer Sie antworten müssen, und das Dokumentieren dessen, was gefragt und beantwortet wurde: das ist Arbeit, die ein HR-Manager oder Verwaltungsmitarbeiter selbstständig übernehmen kann, besonders mit einem etablierten Verfahren dahinter. Es ist vergleichbar mit der Bearbeitung eines Auskunftsersuchens nach anderen Vorschriften: ein Prozess mit einem klaren Anfang, einem klaren Ende und einer festgelegten Abfolge von Schritten dazwischen.
Auch die Erstellung des Schreibens oder der E-Mail mit der Antwort ist etwas, das Sie selbst tun können, vorausgesetzt, die zugrunde liegenden Zahlen liegen bereits vor. Was Sie nicht selbst erfinnen müssen, ist die Form: ein festes Format verhindert, dass jede Anfrage wieder ganz neu bearbeitet wird. In der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Verpflichtung steht, was eine solche Anfrage genau enthält und welche Informationen dort hingehören, damit Sie nicht bei null anfangen.
Wo Selbstbearbeitung schwieriger wird
Die Komplexität liegt nicht in der Beantwortung, sondern in der Begründung. Sobald ein Mitarbeiter einen Vergleich mit gleichwertiger Arbeit verlangt, müssen Sie nachweisen können, nach welchen Kriterien Arbeitsplätze miteinander verglichen wurden und warum diese Kriterien objektiv und geschlechtsneutral sind. Das ist keine Frage des Ausfüllens, sondern einer Bewertung, die bereits zuvor sorgfältig durchgeführt wurde. Unternehmen, die diese Bewertung noch nicht haben, stoßen beim ersten ernsthaften Antrag auf dieses Defizit.
Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen Strukturierung und Beurteilung. Es ist möglich, selbst oder mit einem System die Durchschnittswerte pro Kategorie zu berechnen und übersichtlich darzustellen. Ob ein festgestellter Unterschied gerechtfertigt ist, ist eine andere Frage, und diese Frage beantwortet ein Rechen-Tool nicht und eine HR-Abteilung normalerweise auch nicht ohne juristische Prüfung. Für diese Einschätzung ist ein Jurist oder die zuständige Überwachungsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Ohne Arbeitsplatzbewertung wird Selbstbearbeitung riskanter
Das Risiko bei der eigenständigen Bearbeitung liegt nicht im Prozess selbst, sondern in der fehlenden Grundlage. Eine Antwort, die ohne festgelegte Funktionseinstufung erstellt wird, kann später schwer zu verteidigen sein, wenn ein Arbeitnehmer nachfragen stellt oder mehrere Anfragen hintereinander eingehen. Mit einer festgelegten Funktionseinstufung und einer standardisierten Vorlage wird jedes folgende Verfahren einfacher als das vorherige, weil die zugrunde liegenden Daten bereits vorliegen.
Wer wissen möchte, wie weit die eigene Situation bereits fortgeschritten ist, kann das mit ein paar Fragen überprüfen via die Sollte-ich-Kontrolle, die Ihre Situation erfasst. Das gibt einen Überblick darüber, was bereits geregelt ist und was noch fehlende, bevor die erste Anfrage eingeht.
Selbst machen mit einer Vorlage oder den Prozess auslagern
Die meisten KMU-Arbeitgeber tun gut daran, den Prozess selbst zu verwalten, sobald die Funktionseinstufung einmal vorliegt: Die Beantwortung einer Anfrage ist dann zur Routine geworden. Das Auslagern gerade dieser Funktionseinstufung oder des Workflows, der die Frist überwacht, ist für viele Unternehmen durchaus der Schritt, der Zeit spart, einfach weil er nur ein paar Mal pro Jahr anfällt und das Wissen dann nicht ständig intern vorhanden sein muss.
Auf der Seite, die zeigt, woher die Informationen stammen zeigt, wie payria die Funktionseinstufung, die Daten und den Workflow miteinander verbindet, ohne dass wir ein Urteil über das Ergebnis fällen. Was es kostet, das auszulagern statt selbst zu machen, steht übersichtlich bei den Abos und was darin enthalten ist.
Möchten Sie zunächst selbst sehen, wo Sie stehen, bevor Sie diese Entscheidung treffen? Die kostenlose Quick-Scan und die Wissensdatenbank geben ohne Konto eine erste Antwort, und von dort aus entscheiden Sie selbst, ob die Bearbeitung einer Anfrage intern bleibt oder nicht.