Ja, een deel van een informatieverzoek over beloning kunt u zelf afhandelen: het ontvangen, registreren en binnen de termijn beantwoorden van een verzoek is administratief werk dat met een goed sjabloon prima intern kan gebeuren. Waar het lastiger wordt, is zodra de medewerker vraagt naar een vergelijking met collega's in gelijkwaardig werk. Dan heeft u een onderbouwde functie-indeling nodig om het antwoord te kunnen geven, en die indeling zelf maken vraagt meer tijd en kennis dan het beantwoorden van het verzoek.
De grens ligt dus niet bij het verzoek, maar bij wat er nodig is om het te beantwoorden. Heeft u de functies al ingedeeld op objectieve, genderneutrale criteria en liggen de gemiddelden per categorie klaar, dan is het afhandelen zelf grotendeels een kwestie van de juiste cijfers overnemen in een vaste brief. Ontbreekt die indeling, dan begint u feitelijk bij het begin: eerst bepalen welke functies gelijkwaardig zijn, en pas daarna kunt u iets zeggen over de beloning binnen die categorie.
Wat een informatieverzoek over beloning precies inhoudt
Het informatierecht geeft een medewerker de mogelijkheid om te vragen naar zijn of haar individuele beloningsniveau en naar het gemiddelde beloningsniveau, uitgesplitst naar geslacht, van werknemers die hetzelfde werk of werk van gelijke waarde doen. Dat laatste is de kern van de moeilijkheid: om een gemiddelde te kunnen geven, moet vaststaan wie er in dezelfde categorie valt. Zonder een indeling die dat onderbouwt, is er niets om te middelen.
De vraag zelf hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vaak komt hij binnen als een kort verzoek van een medewerker of van een vertegenwoordiger, en de toon is meestal informatief, niet conflictueus. Dat neemt niet weg dat het antwoord op feiten moet berusten die u kunt onderbouwen als er later vragen over komen.
Het deel dat u zelf kunt afhandelen
Het ontvangen en bevestigen van een verzoek, het bijhouden van de termijn waarbinnen u moet reageren, en het vastleggen van wat er is gevraagd en beantwoord: dat is werk dat een HR-manager of kantoormanager zelfstandig kan doen, zeker met een vaste procedure erachter. Het is vergelijkbaar met de afhandeling van een inzageverzoek onder andere regelgeving: een proces met een duidelijke start, een duidelijk einde en een vaste set stappen ertussen.
Ook het opstellen van de brief of e-mail met het antwoord is iets wat u zelf kunt doen, mits de onderliggende cijfers al vaststaan. Wat u niet zelf hoeft te verzinnen, is de vorm: een vast format voorkomt dat elk verzoek weer helemaal opnieuw wordt uitgezocht. In de kennisbank met uitleg per verplichting staat wat een dergelijk verzoek precies inhoudt en welke informatie erin thuishoort, zodat u niet bij nul begint.
Waar het zelf doen moeilijker wordt
De complexiteit zit niet in het antwoorden, maar in het onderbouwen. Zodra een medewerker vraagt naar een vergelijking met gelijkwaardig werk, moet u kunnen aantonen op welke criteria functies met elkaar zijn vergeleken en waarom die criteria objectief en genderneutraal zijn. Dat is geen kwestie van invullen, maar van een indeling die al eerder zorgvuldig is gemaakt. Bedrijven die deze indeling nog niet hebben, lopen bij het eerste serieuze verzoek tegen die achterstand aan.
Daarnaast is er het verschil tussen structureren en beoordelen. Het is mogelijk om zelf, of met een systeem, de gemiddelden per categorie uit te rekenen en overzichtelijk te presenteren. Of een gevonden verschil gerechtvaardigd is, is een andere vraag, en die vraag beantwoordt een rekenmodule niet en een HR-afdeling meestal ook niet zonder juridische toetsing. Voor die inschatting is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Zonder functie-indeling wordt zelf doen risicovoller
Het risico van zelf afhandelen zit niet in het proces, maar in het ontbreken van een basis. Een antwoord dat is opgesteld zonder dat de indeling in categorieën vaststaat, kan later moeilijk te verdedigen zijn als een medewerker doorvraagt of als er meerdere verzoeken achter elkaar komen. Met een vastgelegde indeling en een vast sjabloon is elk volgend verzoek juist eenvoudiger dan het vorige, omdat de onderliggende cijfers al klaarliggen.
Wie wil weten hoever de eigen situatie al staat, kan dat met een paar vragen nagaan via de plichtcheck die uw situatie in kaart brengt. Dat geeft een indicatie van wat er al geregeld is en wat nog ontbreekt voordat het eerste verzoek binnenkomt.
Zelf doen met een sjabloon, of het proces uitbesteden
De meeste MKB-werkgevers doen er verstandig aan het proces zelf te beheren zodra de indeling er eenmaal ligt: het beantwoorden van een verzoek is dan routine geworden. Het uitbesteden van juist die indeling, of van de workflow die de termijn bewaakt, is voor veel bedrijven wel de stap die tijd bespaart, simpelweg omdat het maar een paar keer per jaar hoeft te gebeuren en de kennis dan niet continu intern aanwezig is.
Op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt staat hoe payria de indeling, de cijfers en de workflow met elkaar verbindt, zonder dat wij een oordeel vellen over de uitkomst. Wat het kost om dat uit te besteden in plaats van zelf te doen, staat overzichtelijk bij de abonnementen en wat daarin zit.
Wilt u eerst zelf zien waar u staat voordat u die keuze maakt? De gratis quick-scan en de kennisbank geven zonder account een eerste antwoord, en van daaruit bepaalt u zelf of het afhandelen van een verzoek bij u intern blijft of niet.