Det du behöver, kort sammanfattat
För rapporten om löneskillnader från hundra anställda och uppåt behöver du tre typer av handlingar: en oversikt över dina funktionskategorier med de medarbetare som ingår i var och en, per kategori löneinformation uppdelad efter kön och efter fast och rörlig ersättning, samt en fastställd referensperiod som motsvarar den kalender som gäller för ditt företag. Utan dessa tre delar finns det ingenting att beräkna.
Den detalj som oftast går fel när det gäller detta ämne ligger inte i själva insamlingen av löneuppgifterna, utan i överensstämmelsen mellan dina funktionskategorier och de kategorier som du rapporterar om. Om dessa inte är identiska stämmer rapporten inte, även om de underliggande siffrorna är korrekta.
Grunden: funktionsindelningen måste redan finnas på plats
Rapporten kräver ersättningsskillnader per kategori för motsvarande arbete. Dessa kategorier uppstår inte under själva rapportgenereringen; de är resultatet av den funktionsindelning som föregår den. Den som förbereder rapporten utan att indelningen är fastställd på objektiva, könsneutrala kriterier börjar i praktiken från fel håll. Indelningen är därför inte ett separat dokument vid sidan av, utan grunden som rapporten vilar på. Mer om hur denna indelning kommer till stånd och vilka handlingar som krävs för detta finns i kunskapsdatabasen med förklaringar per ämne.
Siffrorna per kategori: vad som måste ingå i rapporten
För varje funktionskategori handlar det om genomsnittlig och medianersättning, uppdelat efter kön, och samma sak för de rörliga ersättningskomponenterna. Dessutom spelar antalet medarbetare per kategori in, eftersom små grupper annars leder till siffror som säger lite. Förordningen och tillsynsmyndigheterna tittar här på den totala ersättningen, inte bara grundlönen; bonusar, tillslag och andra komponenter ska alltså med. Exakt vilka uppgifter som krävs och i vilken form varierar beroende på situation, och det är en av anledningarna till varför en beräkningsmodul som räknar per kategori ger mer resultat än en beräkningsformula i ett kalkylblad.
De två kalendrarna och referensperioden
En rapport hör till en fastställd period, och vilken period det är beror på den kalender som gäller för ditt företag. Det finns ingen enhetlig startpunkt för alla arbetsgivare; större företag rapporterar tidigare än mindre inom hundra-plus-gruppen. Denna skillnad är exakt anledningen till att det är klokt att fastställa på förhand vilken kalender som gäller för ditt företag, i stället för att upptäcka det först när rapporten redan borde vara klar.
Varför denna del är mest känslig
Detaljerna som spelar störst roll i rapporten om löneskillnader är att de kategorier du rapporterar om måste överensstämma exakt med kategorier från funktionsindelningen. Om en medarbetare förflyttas mellan tidpunkten för indelning och tidpunkten för rapportering, eller om indelningen som används i rapporten avviker från den indelning som tidigare fastställts, uppstår siffror som inte längre kan spåras till en konsekvent grund. Det handlar inte om ett felaktigt tal, utan om en struktur som inte längre fungerar. Precis av denna anledning bör rapporten inte vara fristående från funktionsindelningen, utan bygga direkt på den.
Vad du själv kan kontrollera, och vad som kräver struktur
Oavsett om ditt företag redan faller under hundra-anställdagränsen, vilken kalender som gäller och vilka kategorier du redan har fastställt, kan du låta det klargöras genom ett par frågor. Det ger en indikation, ingen juridisk bedömning; för förklaringen av vad indikationen baseras på finns källan i den officiella texten alltid kostnadsfritt tillsammans med svaret. Hur beräkningsmodulen sedan beräknar löneskillnaden per kategori baserat på de uppgifter du tillhandahåller, och vad denna metod bygger på, läser du om förklaringen av arbetssättet bakom systemet.
För frågan om vad det kostar att låta funktionsindelningen, löneöversikten och rapporteringen löpa i ett arbetsflöde i stället för som separata dokument, ger överblicken över abonnemangen indelningen per del.
I korthet
Löneskillnadsrapporten består av en indelning i kategorier, löneuppgifter per kategori uppdelat efter kön och komponenter, samt en referensperiod som passar din kalender. Den mest känsliga punkten är överensstämmelsen mellan indelningen och själva rapporteringen; det brukar kräva mer arbete än att samla in siffrorna.
Vill du först se om och när detta kommer att gälla för ditt företag, och vilka dokument du konkret behöver? Den kostnadsfria snabbgranskningen ger dig en första vägledning för detta, utan att du behöver skapa ett konto.