Hvad du har brug for, kort fortalt
Til lønkløftrapporten fra hundrede ansatte har du brug for tre typer papirer: et overblik over dine funktionskategorier med de medarbeidere, der falder ind under hver kategori, løndata pr. kategori opdelt efter køn og efter fast og variabel løn, og en fastsat referenceperiode, der svarer til den kalender, der gælder for din virksomhed. Uden disse tre dele er der intet at beregne.
Det detalje, hvor det oftest går galt ved dette emne, ligger ikke i indsamlingen af løndata i sig selv, men i koblingen mellem dine funktionskategorier og de kategorier, du rapporterer om. Hvis disse ikke er identiske, stemmer rapporten ikke, selvom de underliggende tal er korrekte.
Grundlaget: funktionsinddeling skal allerede være på plads
Rapporten kræver lønforskelle pr. kategori for arbejde af samme værdi. Disse kategorier opstår ikke under udarbejdelsen af selve rapporten; de er resultatet af funktionsinddeling, der foregår forudgående. Den, der forbereder rapporten uden at inddelingen er fastlagt på objektive, kønneuegne kriterier, begynder faktisk i den forkerte ende. Inddeling er således ikke et separat dokument ved siden af, men fundamentet, som rapporten hviler på. Mere om, hvordan denne indeling opstår, og hvilke papirer der er nødvendige hertil, finder du i videnbanken med forklaringer pr. emne.
Tallene pr. kategori: hvad der skal stå i rapporten
Pr. funktionskategori handler det om gennemsnitslønnen og medianlønnen, opdelt efter køn, og det samme for de variable lønkomponenter. Derudover tæller antallet af medarbeidere pr. kategori med, fordi små grupper ellers fører til tal med lille betydning. Forordning og tilsyn ser her på den fulde løn, ikke kun på grundlønnen; bonusser, tillæg og andre komponenter hører således til. Præcist hvilke data der er nødvendige, og i hvilken form, varierer alt efter situation, og det er en af grundene til, at en beregningsmodul, der regner pr. kategori, giver mere end en regneøvelse i et regneark.
De to kalendere og referenceperioden
En rapport hører til en fast periode, og hvilken periode det er, afhænger af den kalender, der gælder for din virksomhed. Der findes ikke ét indgangspunkt for alle arbejdsgivere; større virksomheder rapporterer tidligere end mindre inden for hundrede-plus-gruppen. Denne forskel er præcis grunden til, at det er fornuftigt at fastslå på forhånd, hvilken kalender der gælder for din virksomhed, i stedet for at opdage det først på det tidspunkt, hvor rapporten burde være klar.
Hvorfor dette element er mest følsomt
Detaljerne, der betyder mest ved lønkløftrapporten, er, at de kategorier, du rapporterer om, nøjagtigt skal stemme overens med kategorierne fra funktionsinddeling. Hvis en medarbejder skifter mellem inddeling og rapportering, eller hvis inddeling i rapporten afviger fra den indeling, der blev fastlagt tidligere, opstår der tal, der ikke længere kan spores tilbage til et ensartet grundlag. Det er ikke et spørgsmål om et forkert tal, men om en struktur, der ikke længere passer. Præcist af denne grund skal rapporten ikke stå alene adskilt fra funktionsinddeling, men bygge direkte på den.
Hvad du selv kan kontrollere, og hvad der kræver struktur
Om din virksomhed allerede falder under hundrede-arbejdstagersgrænsen, hvilken kalender der gælder, og hvilke kategorier du allerede har fastlagt, kan du få undersøgt i et par spørgsmål. Det giver en indikation, ingen juridisk vurdering; forklaringen på, hvilken indikation der er baseret på, findes altid gratis i det officielle tekststed ved siden af svaret. Hvordan beregningsmodulet efterfølgende beregner lønkløften pr. kategori på grundlag af de data, du indsender, og hvad denne fremgangsmåde bygger på, kan du læse under forklaringen af arbejdsgangen bag systemet.
For spørgsmålet om, hvad det koster at få funktionsinddelingen, lønpolitikken og rapporteringen til at køre i én workflow i stedet for som separate dokumenter, gives der vejledning under oversigten over abonnementer inddelingen pr. område.
Kort sagt
Lønkløftrapporten består af en inddeling i kategorier, løndata pr. kategori opdelt efter køn og komponenter samt en referenceperiode, der passer til din kalender. Det mest kritiske punkt er konsistensen mellem inddelingen og selve rapporteringen; det kræver normalt mere arbejde end indsamling af tallene.
Vil du først se, om og hvornår dette kommer til at gælde for din virksomhed, og hvilke dokumenter du konkret har brug for? Den gratis hurtiggennemgang giver dig en første vejledning deri, uden at du skal oprette en konto.