Was Sie benötigen – kurz zusammengefasst
Für die Lohnungleichheitsmeldung ab hundert Arbeitnehmern benötigen Sie drei Arten von Unterlagen: eine Übersicht Ihrer Funktionskategorien mit den Arbeitnehmern, die darunter fallen, pro Kategorie die Vergütungsdaten aufgeschlüsselt nach Geschlecht und nach Fest- und variablem Lohn, und einen festgelegten Referenzzeitraum, der mit dem Kalender übereinstimmt, der für Ihr Unternehmen gilt. Ohne diese drei Komponenten gibt es nichts zu berechnen.
Das Detail, bei dem dieses Thema am häufigsten schiefgeht, liegt nicht in der Erfassung der Lohndaten selbst, sondern in der Abstimmung zwischen Ihren Funktionskategorien und den Kategorien, über die Sie berichten. Sind diese nicht identisch, stimmt die Meldung nicht, auch wenn die zugrunde liegenden Zahlen korrekt sind.
Die Grundlage: Die Funktionsklassifizierung muss bereits vorliegen
Die Meldung verlangt nach Vergütungsunterschieden pro Kategorie von gleichwertiger Arbeit. Diese Kategorien entstehen nicht während der Erstellung der Meldung selbst; sie sind das Ergebnis der Funktionsklassifizierung, die dieser vorausgeht. Wer die Meldung vorbereitet, ohne dass die Klassifizierung auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien festgelegt ist, beginnt faktisch an der falschen Stelle. Die Klassifizierung ist also kein separates Dokument daneben, sondern das Fundament, auf dem die Meldung ruht. Mehr darüber, wie diese Klassifizierung zustande kommt und welche Unterlagen dafür erforderlich sind, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen zu jedem Thema.
Die Zahlen pro Kategorie: was in die Meldung gehört
Pro Funktionskategorie geht es um den Durchschnittslohn und den Medianlohn, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, und dasselbe für die variablen Vergütungskomponenten. Außerdem zählt die Anzahl der Arbeitnehmer pro Kategorie, da kleine Gruppen ansonsten zu Zahlen führen, die wenig aussagekräftig sind. Verordnung und Aufsichtsbehörden schauen hier auf die Gesamtvergütung, nicht nur auf das Grundgehalt; Boni, Zuschläge und andere Komponenten gehören also dazu. Welche Daten genau erforderlich sind und in welcher Form, unterscheidet sich je nach Situation, und das ist einer der Gründe, warum ein Rechenmodul, das pro Kategorie rechnet, mehr liefert als eine Rechenoperation in einer Tabelle.
Die zwei Kalender und der Referenzzeitraum
Eine Meldung gehört zu einem festen Zeitraum, und welcher Zeitraum das ist, hängt von dem Kalender ab, der für Ihr Unternehmen gilt. Es gibt nicht einen einzigen Startzeitpunkt für alle Arbeitgeber; größere Unternehmen berichten eher als kleinere innerhalb der Gruppe der hundert-plus. Dieser Unterschied ist genau der Grund, warum es sinnvoll ist, im Voraus festzustellen, welcher Kalender für Ihr Unternehmen gilt, statt das erst zu entdecken, wenn die Meldung bereits fertig sein sollte.
Warum dieser Aspekt am empfindlichsten ist
Das Detail, das bei der Lohnungleichheitsmeldung am meisten zählt, ist, dass die Kategorien, über die Sie berichten, genau mit den Kategorien aus der Funktionsklassifizierung übereinstimmen müssen. Wechselt ein Arbeitnehmer zwischen dem Moment der Klassifizierung und dem Moment der Meldung, oder weicht die in der Meldung verwendete Klassifizierung von der früher festgelegten Klassifizierung ab, entstehen Zahlen, die nicht mehr auf eine konsistente Grundlage zurückgeführt werden können. Das ist keine Frage einer falschen Zahl, sondern einer Struktur, die nicht mehr stimmt. Genau aus diesem Grund sollte die Meldung nicht getrennt von der Funktionsklassifizierung stehen, sondern direkt auf ihr aufbauen.
Was Sie selbst überprüfen können und was Struktur braucht
Ob Ihr Unternehmen bereits unter der Grenze von hundert Arbeitnehmern liegt, welcher Kalender gilt und welche Kategorien Sie bereits festgelegt haben, können Sie in ein paar Fragen klären lassen. Das gibt einen Hinweis, keine rechtliche Bewertung; die Fundstelle in der offiziellen Fassung wird beim Antwortsystem kostenlos angegeben, um die Grundlage dieses Hinweises zu erläutern. Wie das Berechnungsmodul anschließend die Lohnlücke pro Kategorie auf der Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Daten berechnet und worauf dieser Ansatz beruht, erfahren Sie unter der Erläuterung zur Vorgehensweise des Systems.
Für die Frage, was es kostet, die Funktionsklassifizierung, das Vergütungssystem und die Meldung in einem Workflow durchzuführen, anstatt als separate Dokumente zu bearbeiten, finden Sie die Antwort unter der Übersicht der Abonnements der Gliederung nach Bereichen.
Kurz zusammengefasst
Die Lohnlückenmeldung besteht aus einer Kategorisierung, Vergütungsdaten pro Kategorie aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Komponenten sowie einer Berichtsperiode, die zu Ihrem Kalender passt. Der sensibleste Punkt ist die Kohärenz zwischen der Kategorisierung und der Meldung selbst; dort ist in der Regel mehr Aufwand erforderlich als beim Sammeln der Zahlen.
Möchten Sie zunächst sehen, ob und wann dies für Ihr Unternehmen relevant wird, und welche Dokumente Sie konkret benötigen? Der kostenlose Schnell-Check gibt Ihnen dazu eine erste Orientierung, ohne dass Sie dafür ein Konto erstellen müssen.