Wat u nodig heeft, in het kort
Voor de loonkloofrapportage vanaf honderd werknemers heeft u drie soorten stukken nodig: een overzicht van uw functiecategorieën met de medewerkers die daarin vallen, per categorie de beloningsgegevens uitgesplitst naar geslacht en naar vast en variabel loon, en een vastgelegde referentieperiode die aansluit bij de kalender die voor uw onderneming geldt. Zonder die drie onderdelen is er niets om te berekenen.
Het detail dat bij dit onderwerp het vaakst misgaat, zit niet in het verzamelen van de loongegevens zelf, maar in de aansluiting tussen uw functiecategorieën en de categorieën waarover u rapporteert. Zijn die niet identiek, dan klopt de rapportage niet, ook al zijn de onderliggende cijfers correct.
De basis: de functie-indeling moet er al liggen
De rapportage vraagt om beloningsverschillen per categorie van gelijkwaardige arbeid. Die categorieën ontstaan niet tijdens het opstellen van de rapportage zelf; ze zijn het resultaat van de functie-indeling die daaraan voorafgaat. Wie de rapportage voorbereidt zonder dat de indeling op objectieve, genderneutrale criteria is vastgelegd, begint feitelijk aan de verkeerde kant. De indeling is dus geen los document ernaast, maar het fundament waarop de rapportage rust. Meer over hoe die indeling tot stand komt en welke stukken daarvoor nodig zijn, staat in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
De cijfers per categorie: wat er in de rapportage moet staan
Per functiecategorie gaat het om het gemiddelde en het mediane loon, uitgesplitst naar geslacht, en om hetzelfde voor de variabele beloningscomponenten. Daarnaast telt het aantal medewerkers per categorie mee, omdat kleine groepen anders leiden tot cijfers die weinig zeggen. Verordening en toezichthouders kijken hierbij naar de volledige beloning, niet alleen naar het basissalaris; bonussen, toeslagen en andere componenten horen er dus bij. Welke gegevens precies nodig zijn en in welke vorm, verschilt per situatie, en dat is een van de redenen waarom een rekenmodule die per categorie rekent meer oplevert dan een rekensom in een spreadsheet.
De twee kalenders en de referentieperiode
Een rapportage hoort bij een vaste periode, en welke periode dat is hangt af van de kalender die voor uw onderneming van toepassing is. Er bestaat niet één ingangsmoment voor alle werkgevers; grotere ondernemingen rapporteren eerder dan kleinere binnen de honderd-plus-groep. Dat onderscheid is precies waarom het verstandig is om vooraf vast te stellen welke kalender voor uw onderneming geldt, in plaats van dat pas te ontdekken op het moment dat de rapportage al klaar zou moeten zijn.
Waarom dit onderdeel het meest gevoelig is
Het detail dat bij de loonkloofrapportage het meest speelt, is dat de categorieën waarover u rapporteert exact moeten aansluiten bij de categorieën uit de functie-indeling. Verschuift een medewerker tussen het moment van indelen en het moment van rapporteren, of wijkt de gehanteerde indeling in de rapportage af van de indeling die eerder is vastgelegd, dan ontstaan er cijfers die niet meer herleidbaar zijn tot een consistente basis. Dat is geen kwestie van een verkeerd getal, maar van een structuur die niet meer klopt. Precies om die reden hoort de rapportage niet los te staan van de functie-indeling, maar er rechtstreeks op te bouwen.
Wat u zelf kunt nagaan, en wat structuur vraagt
Of uw onderneming al onder de honderd-werknemersgrens valt, welke kalender van toepassing is en welke categorieën u al heeft vastgelegd, kunt u in een paar vragen laten uitzoeken. Dat geeft een indicatie, geen juridisch oordeel; voor de uitleg waarop die indicatie is gebaseerd, staat de vindplaats in de officiële tekst altijd gratis bij het antwoord. Hoe de rekenmodule vervolgens de loonkloof per categorie berekent op basis van de gegevens die u aanlevert, en waar die aanpak op steunt, leest u bij de uitleg over de werkwijze achter het systeem.
Voor de vraag wat het kost om de functie-indeling, het beloningsbeleid en de rapportage in één workflow te laten lopen in plaats van als losse documenten, geeft het overzicht van de abonnementen de indeling per onderdeel.
Kort samengevat
De loonkloofrapportage bestaat uit een indeling in categorieën, beloningsgegevens per categorie uitgesplitst naar geslacht en componenten, en een referentieperiode die bij uw kalender past. Het meest gevoelige punt is de consistentie tussen de indeling en de rapportage zelf; daar zit doorgaans meer werk in dan in het verzamelen van de cijfers.
Wilt u eerst zien of en wanneer dit voor uw onderneming gaat spelen, en welke stukken u concreet nodig heeft? De gratis quick-scan geeft daar een eerste richting voor, zonder dat u er een account voor hoeft aan te maken.