Het korte antwoord
De rapportageplicht over de loonkloof geldt vanaf honderd werknemers, en die grens is gekoppeld aan de werkgever als juridische entiteit — niet automatisch aan een vestiging of aan de hele groep van ondernemingen waartoe u behoort. Heeft u één rechtspersoon met meerdere kantoren of werkplekken, dan telt u die werknemers in principe samen. Heeft u meerdere afzonderlijke rechtspersonen binnen één concern, dan is de vraag of en hoe die tellingen worden samengevoegd nog niet in elk EU-land op dezelfde manier uitgewerkt.
Dat is meteen de kern van waar u op moet letten: de EU-richtlijn zelf noemt de drempel, maar de precieze definitie van "werkgever" voor de telling wordt door de nationale wetgever ingevuld. Zolang de omzetting in uw land niet volledig is uitgekristalliseerd, is de veiligste aanname dat u per rechtspersoon telt, met extra aandacht als u onderdeel bent van een groep waarbinnen personeel wisselt van werkgever binnen het concern.
Wat als werkgever telt
In de praktijk van personeelsadministratie is de werkgever meestal de entiteit waarmee de arbeidsovereenkomst is gesloten en die op de loonstrook staat. Voor de rapportageplicht ligt het voor de hand dat dezelfde entiteit als uitgangspunt dient. Heeft u dus twee vestigingen die onder één KvK-inschrijving en één rechtspersoon vallen, dan telt u die werknemers bij elkaar op om te bepalen of u de drempel van honderd haalt.
Complexer wordt het bij een groep: een holding met meerdere werkmaatschappijen, elk met een eigen rechtspersoonlijkheid en een eigen personeelsbestand van bijvoorbeeld dertig tot veertig werknemers. Op papier haalt geen van de werkmaatschappijen afzonderlijk de honderd. Of dat ook betekent dat er voor de groep als geheel geen rapportageplicht ontstaat, is een vraag die de richtlijn niet met zoveel woorden beantwoordt en die per lidstaat verschillend kan worden ingevuld.
Waarom dit per land kan verschillen
De richtlijn stelt een minimumkader vast en laat de lidstaten ruimte bij de omzetting naar nationale wetgeving. Dat geldt ook voor definities als "werkgever" en de manier waarop groepsverhoudingen worden meegenomen. Sommige landen kunnen aansluiten bij bestaand arbeidsrecht rond "medezeggenschap op concernniveau" of "vereenzelvigingsregels", andere landen kiezen mogelijk voor een strikt formele lezing per rechtspersoon. Zolang dit niet voor elk land is vastgelegd, is het niet mogelijk om in algemene zin te zeggen hoe uw eigen structuur wordt beoordeeld.
Dit is precies waarom een generieke blogpost of een vuistregel op internet u hier niet ver brengt: de uitkomst hangt af van de wetgeving in het land waar de betreffende werknemers zijn aangesteld, en die wetgeving kan ook nog wijzigen naarmate de omzetting verder wordt afgerond. de kennisbank raadplegen voor de stand per land geeft u een actueel overzicht zonder dat u zelf alle nationale wetteksten hoeft te doorzoeken.
Wat dit betekent voor uw eigen telling
Als directeur van een installatiebedrijf met twee vestigingen, of als HR-manager van een groep met meerdere werkmaatschappijen, is de eerste stap simpelweg vaststellen onder welke rechtspersoon of rechtspersonen uw werknemers vallen en hoeveel dat er per entiteit zijn. Dat is een feitelijke exercitie, geen juridische: u telt de arbeidsovereenkomsten, niet de fysieke locaties.
Daarna is de vraag interessant of uw situatie in de buurt van de drempel ligt. Zit u ruim onder de honderd per rechtspersoon en is er geen aanleiding om aan te nemen dat de tellingen worden samengevoegd, dan is de rapportageplicht voorlopig niet aan de orde voor u. Zit u er dicht tegenaan, of is er sprake van een concernstructuur waarbij personeel makkelijk tussen entiteiten wisselt, dan loont het om dit punt scherp te houden en periodiek te checken of er nieuwe duidelijkheid is gekomen.
Hoe u dit nu al inzichtelijk maakt
Omdat de plichten zonder drempel — zoals de bandbreedte in de vacature en het verbod om naar het huidige salaris te vragen — sowieso voor u gelden, ongeacht uw personeelsaantal, is het zinvol die twee sporen uit elkaar te houden. De rapportagedrempel van honderd werknemers is een apart vraagstuk dat vooral relevant wordt zodra u in de buurt van die grens komt.
Met een paar vragen over uw structuur en personeelsaantal krijgt u een eerste indicatie van waar u waarschijnlijk staat, zonder dat u daarvoor eerst zelf de nationale wetteksten moet doorspitten. Twijfelt u of uw specifieke concernstructuur onder de samentelling valt, dan is dat een vraag die u het beste voorlegt aan een jurist of nagaat bij de toezichthouder in het betreffende land — payria.eu structureert en rekent, maar velt geen oordeel over uw individuele situatie.
Wilt u eerst zien hoe wij aan onze informatie komen en waarom de bronvermelding bij elk antwoord staat, dan leest u dat op de pagina over onze werkwijze. En staat uw specifieke vraag er nog niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen over drempels en tellingen of doe de gratis quick-scan om in een paar minuten te zien welke onderwerpen voor uw bedrijf al spelen.