Ja, en del av löneskillnadsrapporteringen kan ni själva förbereda: samla in data, kategorisera era funktioner i grupper av lika eller likvärdigt arbete, och få ordning på grundadministrationen. Det svårare är själva beräkningen: beräkna löneskillnaden per kategori på ett sätt som motsvarar det direktivet kräver, med rätt korrigeringar och utan att små inmatningsfel orsakar stora avvikelser i resultatet. Det senare är där de flesta företag med hundra eller fler anställda möter motstånd.
Huruvida det är klokt att göra det själv beror framför allt på er omfattning och kvaliteten på er funktionskategorisering. Ett företag med en överblickbar organisationsstruktur och tydlig kategorisering av funktioner har mindre beräkningsarbete än ett företag med många skräddarsydda funktioner, skiftarbete eller varierande ersättningsdelar. Rapporteringsskyldigheten gäller från hundra anställda; hur gränsen exakt räknas och vilka handlingar som behövs för det kan ni läsa om i kunskapsbanken.
Vad ni rimligen kan göra själva
De förberedande stegen ligger nära arbete som ni redan gör: få fram en översikt över funktioner, löneskala och arbetsvillkor, och fastställa vilka funktioner som är jämförbara när det gäller ansvar, komplexitet och erforderliga färdigheter. Även insamlingen av källdata per medarbetare — funktion, lön, tjänstgöring, arbetstid — är något som kan göras internt, särskilt om er personalsadministration redan är strukturerad.
Där det blir mer invecklat är när man översätter dessa data till kategorier som motsvarar principen om lika eller likvärdigt arbete. Det handlar inte om att jämföra jobbtitlar sida vid sida, utan om att tillämpa objektiva, könsneutrala kriterier. En felaktig kategorisering genomsyrar resten av rapporteringen: om två funktioner av misstag hamnar i samma kategori, stämmer den beräknade löneskillnaden för den kategorin inte, oavsett hur noggrant ni räknar senare. kategoriseringen förklaras ger en bra utgångspunkt för att se vad processen består av.
Där beräkningen blir felkänslig
När kategorierna väl är fastställda måste en löneskillnad beräknas per kategori och, om den är fem procent eller mer, vidare analyseras. Själva beräkningen är ingen högre matematik, men den är känslig för små inkonsekvenser: en felaktigt omräknad deltidsfaktor, en bonus som räknats med i en kategori men inte en annan, eller en kategori som är för liten för att ge ett meningsfullt resultat. Det går att göra manuellt i ett kalkylblad, men risken för dolda fel ökar ju fler kategorier och anställda ni har.
Det är också exakt skillnaden mellan att göra det själv och att använda ett system som strukturerar beräkningen. En beräkningsmodul som utgår från er egen funktionskategorisering beräknar löneskillnaden per kategori på ett konsekvent sätt och signalerar där en skillnad på fem procent eller mer uppstår, utan att ni själva behöver kontrollera varje formel på nytt. Det som ett sådant system inte gör — och inte bör göra — är att bedöma om en funnen skillnad är berättigad. Det är fortfarande en bedömning som ligger på er och, vid behov, på en jurist.
När det är klokt att lägga ut arbetet
För mindre arbetsgivare utan rapporteringsskyldighet kan det vara tillräckligt att själva ordna de förberedande stegen; den största vinsten ligger då i en tydlig funktionsklassificering och en konsekvent jobbannonseringstext. Så snart ni är föremål för rapporteringsskyldighet väger risken för felaktig kategoriindelning eller räknefel tyngre, eftersom resultatet blir synligt externt och kan få konsekvenser för de sex månader som följer på en signal.
Frågan är alltså mindre "kan jag göra detta själv" och mer "hur stor felmarginalkstolerans tycker jag är acceptabel". En kort skyldighetsöversikt hjälper till att först fastställa vad som exakt gäller för er organisation, innan ni väljer hur ni ska hantera räknearbetet. På så sätt vet ni om ni redan måste ordna något nu eller om rapporteringsskyldigheten ännu inte är aktuell för er.
Vill ni veta var payria.eu får informationen för klassificeringen och räknearbetet ifrån, och hur beräkningsmodulen förhåller sig till det ni redan har förberett? Se hur systemet är uppbyggt eller gör först den kostnadsfria skyldighetsöversikten för att se om rapporteringsskyldigheten redan gäller för er organisation. För en fullständig överblick över alla steg kring löneskillnadsrapporteringen kan ni även konsultera kunskapsbanken, utan att något konto behövs för det.