Ja, en del af løngennemsigtigheden rapporteret kan du selv forberede: indsamle dataene, inddele dine funktioner i kategorier med lige eller tilsvarende arbejde, og få grundadministrationen i orden. Den sværere del er selve beregningsarbejdet: beregne lønkløften pr. kategori på en måde, der stemmer overens med det, direktivet kræver, med de rigtige korrektioner og uden at små fejl i inputtet forårsager store afvigelser i resultatet. Det sidste er der, hvor de fleste virksomheder med hundrede medarbejdere eller flere løber ind i problemer.
Om det er fornuftigt at gøre selv, afhænger især af din virksomheds størrelse og kvaliteten af din funktionskategorisering. En virksomhed med en overskuelig organisationsstruktur og en klar inddeling i funktionskategorier har mindre beregningsarbejde end en virksomhed med mange skræddersyede funktioner, skifteholdsarbejde eller variable lønkomponenter. Rapporteringspligten selv gælder fra hundrede medarbejdere; hvordan denne grænse nøjagtigt tælles, og hvilke dokumenter der er nødvendige derfor, læser du i vidensbanken.
Hvad du rimeligt kan gøre selv
De forberedende trin ligger tæt på arbejdet, som du alligevel udfører: få et overblik over funktioner, løntrapper og arbejdsvilkår på plads, og fastslå hvilke funktioner, der er indbyrdes sammenlignelige med hensyn til ansvar, kompleksitet og påkrævede kvalifikationer. Indsamling af kildedata pr. medarbejder — funktion, løn, anciennitet, arbejdstid — er også noget, der internt kan ske uden problemer, især hvis dit personaleadministration allerede er struktureret.
Hvor det bliver mere kompliceret at gøre selv, er når du skal oversætte disse data til kategorier, der opfylder udgangspunktet om lige eller tilsvarende arbejde. Det handler ikke om at lægge funktionsbetegnelser ved siden af hinanden, men om at anvende objektive, kønslige neutrale kriterier. En forkert kategorisering påvirker resten af rapportopgørelsen: hvis to funktioner forkert befinder sig i samme kategori, stemmer den beregnede lønkløft for denne kategori ikke, uanset hvor omhyggeligt du beregner bagefter. kategoriseringen forklaret giver et godt udgangspunkt for at se, hvad denne proces består af.
Hvor beregningsarbejdet bliver fejlfølsomt
Når kategorier er fastlagt, skal der beregnes en lønkløft pr. kategori og, hvis den kommer ud på fem procent eller mere, analyseres yderligere. Dette beregningsarbejde er i sig selv ikke højere matematik, men det er følsomt over for små inkonsistenser: en forkert omregnet deltidsfaktor, en bonus som i den ene kategori medtages og i den anden ikke, eller en kategori som er for lille til at give et meningsfuldt resultat. Manuelt i et regneark er det muligt, men chancen for stille fejl stiger, jo flere kategorier og medarbejdere du har.
Der ligger også præcis forskellen mellem at gøre det selv og at bruge et system, som strukturerer beregningsarbejdet. Et beregningsmodul, som udgår fra din egen funktionskategorisering, beregner lønkløften pr. kategori på en konsistent måde og signalerer hvor en forskel på fem procent eller mere opstår, uden at du selv skal kontrollere hver formel igen. Hvad sådan et system ikke gør — og heller ikke burde gøre — er at danne en vurdering af, hvorvidt en konstateret forskel kan retfærdiggøres. Det forbliver en vurdering, som ligger hos dig og, når det er nødvendigt, hos en jurist.
Hvornår er det mere fornuftigt at outsource
For mindre arbejdsgivere uden indberetningspligt kan selvforvaltning af forberedende trin være helt tilstrækkeligt; den største gevinst ligger i en klar funktionsopdeling og konsekvent jobopslag. Når du er underlagt indberetningspligt, vejer risikoen for forkert kategorisering eller beregningsfejl tungere, fordi resultatet bliver eksternt synligt og kan få konsekvenser i de seks måneder, der følger efter en indikation.
Spørgsmålet er således mindre "kan jeg gøre det selv" og mere "hvor stor en fejlmargin finder jeg acceptabel". En kort pligtcheck hjælper til først at fastslå, hvad der præcist gælder for din organisation, før du vælger, hvordan du tackler beregningsarbejdet. På den måde ved du, om du allerede skal regulere noget nu, eller om indberetningspligten for dig endnu ikke er aktuel.
Vil du vide, hvor payria.eu henter informationen til kategoriseringen og beregningsarbejdet fra, og hvordan beregningsmodulet forholder sig til det, du selv allerede har forberedt? Se hvordan systemet er opbygget eller gør først den gratis pligtcheck for at se, om indberetningspligten for din organisation allerede gælder. For et fuldstændigt overblik over alle trin omkring lønkløftindberetningen kan du også læse videnbanken, uden at det kræver en konto.