Als u de rapportage over de loonkloof niet, niet volledig of te laat indient, blijft de verplichting bestaan: ze vervalt niet door verzuim. Wat er daarna volgt, hangt af van hoe de betreffende lidstaat toezicht en handhaving heeft ingericht, en dat is per land verschillend uitgewerkt. Wat wél in de verordening zelf staat, is dat de rapportageplicht een terugkerende verplichting is, gekoppeld aan het aantal werknemers en aan de kalenders die daarbij horen.
De kern is dus: er is geen vaste, uniforme sanctie die overal hetzelfde is. Voor de precieze gevolgen in uw situatie is de wettekst van uw lidstaat of de bevoegde toezichthouder de aangewezen bron, niet een algemeen artikel. Wat dit artikel wel doet, is beschrijven welke stappen doorgaans volgen wanneer een rapportage uitblijft, en wat u daarvan nu al kunt weten.
Wat er verandert als de termijn verstrijkt
De rapportageplicht geldt vanaf honderd werknemers en is gekoppeld aan de twee kalenders die de verordening hanteert: één voor de aanlevering van gegevens, één voor de daadwerkelijke rapportage. Verstrijkt een termijn, dan verdwijnt de verplichting niet naar de achtergrond. De volgende cyclus loopt gewoon door, en de achterstand van de vorige periode staat er nog. Dat betekent in de praktijk dat een gemiste rapportage zich kan opstapelen: wie een periode overslaat, moet bij de volgende ronde vaak alsnog verantwoording afleggen over de periode die is gemist.
Daarnaast werkt de rapportage niet los van de andere plichten. Een werkgever die niet rapporteert, heeft doorgaans ook de onderliggende functie-indeling en de gegevens per beloningscategorie niet op orde. Dat raakt aan meerdere verplichtingen tegelijk, niet alleen aan de rapportage zelf.
Wie het opmerkt, en wanneer
Een uitblijvende rapportage is in de eerste plaats iets tussen werkgever en toezichthouder, maar niet uitsluitend. Werknemers en hun vertegenwoordigers hebben op grond van de verordening recht op bepaalde informatie over beloning, en een rapportage die niet bestaat, is ook een rapportage waar zij niet naar kunnen vragen. Dat kan vragen oproepen, ook als er geen formeel verzoek wordt ingediend. Wie behoefte heeft aan een compleet beeld van wat er al wel en nog niet geregeld hoort te zijn, vindt een overzicht in de kennisbank met de plichten op een rij.
Ook interne controle speelt een rol: een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kan om de onderliggende cijfers vragen, los van wat de toezichthouder doet. Een rapportage die ontbreekt, is dan lastig te verklaren zonder dat er meteen een oordeel aan hangt over de beloningsverschillen zelf — en dat oordeel is nadrukkelijk niet aan Payria, en evenmin aan dit artikel.
Wat doorgaans volgt, en wat niet vaststaat
Toezichthouders in de lidstaten hebben eigen bevoegdheden om te vragen om aanvullende informatie, om een termijn te stellen voor herstel, of om andere stappen te zetten die in de nationale uitvoeringswetgeving zijn vastgelegd. Welke stappen dat precies zijn, welke termijnen daarbij horen en of er financiële consequenties aan verbonden zijn, staat niet in de verordening zelf beschreven op een manier die voor elk land gelijk is. Dat is dus geen vraag die dit artikel kan beantwoorden zonder te gaan gokken, en dat doen we niet.
Wat wel te zeggen is: hoe langer een rapportage uitblijft, hoe meer periodes er ingehaald moeten worden, en hoe groter de kans dat de onderliggende functie-indeling ook niet meer aansluit bij de actuele situatie. Dat maakt het inhalen achteraf doorgaans bewerkelijker dan het op tijd doen.
Wat u nu al kunt regelen
Of de rapportageplicht voor uw organisatie al geldt, hangt af van het aantal werknemers en van hoe dat aantal wordt geteld. Dat is in een paar minuten te checken via de plichtcheck met een indicatie voor uw situatie. Is de plicht van toepassing, dan is het praktisch om de functie-indeling en de gegevensverzameling niet pas vlak voor de kalenderdeadline op te pakken, maar er ruim voor te beginnen — juist omdat een gemiste periode zich opstapelt.
Veelgestelde vragen over wat wel en niet onder de rapportageplicht valt, en hoe de twee kalenders zich tot elkaar verhouden, zijn verzameld op de pagina met veelgestelde vragen over de loontransparantieregels. Voor organisaties die de rekenmodule en de bijbehorende sjablonen willen inzetten, staat op de prijzen en wat daarbij hoort wat daarvoor nodig is.
Wilt u eerst alleen weten waar u staat, zonder verplichtingen? De quick-scan is gratis en zonder account te doorlopen, en geeft een indicatie van wat voor uw organisatie al geldt en wat nog moet worden opgebouwd.