De meestgemaakte fout bij de loonkloofrapportage zit zelden in de rekensom zelf. De uitkomst is namelijk alleen zo goed als de gegevens waarop hij is gebouwd, en daar gaat het geregeld mis: een functie-indeling die niet consistent is toegepast, een telling van werknemers die op het verkeerde moment is gemaakt, of een berekening die niemand later kan reconstrueren. Wie de rapportage pas gaat voorbereiden zodra de deadline in zicht komt, loopt tegen precies deze problemen aan.
De oplossing zit niet in een snellere rekenmethode, maar in het op orde brengen van de stappen die aan de rapportage voorafgaan. Hieronder de fouten die het vaakst voorkomen, en wat daaraan te doen is.
De rapportage staat of valt met de functie-indeling
De loonkloof wordt niet over de hele organisatie berekend, maar per categorie van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Is die indeling niet consistent of niet op objectieve, genderneutrale criteria gebaseerd, dan zegt de uitkomst weinig: functies die eigenlijk vergelijkbaar zijn staan dan in verschillende categorieën, of omgekeerd. Dit is de fout met de grootste impact, omdat hij pas zichtbaar wordt op het moment dat de cijfers er al liggen. Wie hier nog geen vaste systematiek voor heeft, doet er goed aan die eerst vast te leggen voordat de rapportageperiode begint; de basis van de functie-indeling nog eens doorlezen helpt om te zien welke criteria daarbij een rol spelen.
Verkeerd tellen van werknemers
Of de rapportageplicht geldt, en in welke categorieën werknemers vallen, hangt af van hoe wordt geteld. Deeltijders, oproepkrachten en werknemers die via een uitzendconstructie werken, worden niet altijd op dezelfde manier meegenomen, en een telling in koppen geeft een ander beeld dan een telling in voltijdequivalenten. Een afwijkende telmethode kan ertoe leiden dat een werkgever denkt onder de drempel te blijven terwijl dat niet zo is, of dat een categorie te klein of te groot wordt voorgesteld. Twijfelt u of de rapportageplicht op dit moment voor uw organisatie geldt, dan is dat in een paar vragen te zien zonder dat daar een verplichting aan vastzit.
De verkeerde peildatum of periode
De rapportage werkt met een vaste periode en een vast moment waarop gegevens worden verzameld. Wordt die periode halverwege gewijzigd, of worden gegevens uit verschillende maanden door elkaar gebruikt, dan ontstaat een vergelijking die niet klopt. Dit speelt vooral bij organisaties die de gegevens handmatig samenstellen uit meerdere bronnen, zoals een salarisadministratie en een los personeelsbestand die niet op dezelfde datum zijn bijgewerkt.
Onvoldoende vastlegging van de berekening
Een rapportage die wel klopt, maar waarvan niemand meer kan uitleggen hoe de cijfers tot stand zijn gekomen, levert op termijn een ander probleem op. Zodra er vragen komen, bijvoorbeeld van een werknemer die een informatieverzoek indient, is het prettig als de onderliggende indeling en telling nog te reconstrueren zijn. Dit is precies het onderdeel waarop een rekenmodule verschil maakt ten opzichte van een spreadsheet die door één persoon is opgebouwd; wat de rekenmodule voor uw bedrijf doet laat zien hoe die vastlegging automatisch meeloopt met de berekening.
Te laat beginnen
De rapportage vraagt om gegevens over een langere periode, niet om een momentopname. Wie pas een paar weken van tevoren begint met het verzamelen van functie-informatie en salarisgegevens, ontdekt vaak pas dan dat de indeling niet compleet is of dat gegevens ontbreken. Vroeg beginnen geeft ruimte om hiaten te herstellen voordat ze in de rapportage terechtkomen.
Hoe u dit voorkomt
De rode draad achter deze fouten is dezelfde: de rapportage is een optelsom van eerdere keuzes, en die keuzes zijn beter te maken met rust dan onder tijdsdruk. Een vaste, gedocumenteerde functie-indeling, een eenduidige telmethode en een berekening die is vastgelegd in plaats van reconstrueerbaar uit losse bestanden, voorkomen het merendeel van de problemen die hierboven staan. Voor de vraag of een gevonden verschil tussen categorieën gerechtvaardigd is, blijft een juridisch oordeel nodig; dat is iets anders dan de rapportage zelf op orde brengen.
Wilt u zien waar uw organisatie op dit moment staat, bijvoorbeeld of de rapportageplicht al geldt en welke stappen daarbij horen? De gratis quick-scan geeft daar in een paar vragen een indicatie van, en de meest gestelde vragen over de loonkloofrapportage gaan dieper in op de onderdelen die hierboven zijn aangestipt.