Der häufigste Fehler bei der Meldung der Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen liegt selten in der Rechnung selbst. Das Ergebnis ist nämlich nur so gut wie die Daten, auf denen es beruht, und dort geht regelmäßig etwas schief: eine nicht konsistent angewandte Funktionseinteilung, eine Mitarbeiterzählung zum falschen Zeitpunkt oder eine Berechnung, die später niemand nachvollziehen kann. Wer erst wenige Wochen vor dem Stichtag mit der Vorbereitung der Meldung beginnt, läuft genau auf diese Probleme zu.
Die Lösung liegt nicht in einer schnelleren Rechenmethode, sondern darin, die Schritte, die der Meldung vorausgehen, in Ordnung zu bringen. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fehler und was man dagegen tun kann.
Die Meldung der Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen steht und fällt mit der Funktionseinteilung
Die Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen werden nicht in der gesamten Organisation berechnet, sondern je Kategorie von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Ist diese Einteilung nicht konsistent oder nicht auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gestützt, sagt das Ergebnis wenig aus: Funktionen, die eigentlich vergleichbar sind, stehen dann in verschiedenen Kategorien, oder umgekehrt. Dies ist der Fehler mit dem größten Einfluss, da er erst sichtbar wird, wenn die Zahlen bereits vorliegen. Wer hier noch keine feste Systematik hat, sollte diese vor Beginn der Meldefrist festlegen; die Grundlagen der Funktionseinteilung noch einmal lesen hilft dabei zu sehen, welche Kriterien eine Rolle spielen.
Falsche Zählung von Arbeitnehmern
Ob die Meldepflicht besteht und in welche Kategorien Arbeitnehmer fallen, hängt davon ab, wie gezählt wird. Teilzeitbeschäftigte, Arbeitnehmer auf Abruf und Arbeitnehmer, die über eine Leiharbeitskonstruktion tätig sind, werden nicht immer gleich berücksichtigt, und eine Zählung nach Köpfen ergibt ein anderes Bild als eine Zählung nach Vollzeitäquivalenten. Eine abweichende Zählmethode kann dazu führen, dass ein Arbeitgeber denkt, unter der Schwelle zu bleiben, obwohl dies nicht der Fall ist, oder dass eine Kategorie zu klein oder zu groß dargestellt wird. Wenn Sie unsicher sind, ob die Meldepflicht derzeit für Ihre Organisation besteht, können Sie das in ein paar Fragen sehen ohne dass daran eine Verpflichtung gebunden ist.
Der falsche Stichtag oder Zeitraum
Die Meldung arbeitet mit einem festen Zeitraum und einem festen Moment, zu dem Daten erfasst werden. Wird dieser Zeitraum in der Mitte geändert oder werden Daten aus verschiedenen Monaten vermischt, ergibt sich ein Vergleich, der nicht stimmt. Dies ist besonders problematisch bei Organisationen, die die Daten manuell aus mehreren Quellen wie einer Gehaltsabrechnung und einer separaten Personalakte zusammenstellen, die nicht auf das gleiche Datum aktualisiert wurden.
Unzureichende Dokumentation der Berechnung
Eine Meldung, die zwar korrekt ist, bei der aber niemand mehr erklären kann, wie die Zahlen zustande gekommen sind, führt mittelfristig zu einem anderen Problem. Sobald Fragen kommen, beispielsweise von einem Arbeitnehmer, der eine Auskunftsanfrage stellt, ist es hilfreich, wenn die zugrunde liegende Kategorisierung und Zählung noch nachvollziehbar sind. Dies ist genau der Punkt, an dem eine Rechen-Module einen Unterschied zu einem Tabellenkalkulationsblatt macht, das von einer Person erstellt wurde; was die Rechen-Module für Ihr Unternehmen tut zeigt, wie diese Dokumentation automatisch mit der Berechnung verläuft.
Zu spät beginnen
Die Meldung erfordert Daten über einen längeren Zeitraum, nicht nur eine Momentaufnahme. Wer erst wenige Wochen vorher mit der Erfassung von Funktionsinformationen und Gehaltsdaten beginnt, stellt häufig fest, dass die Kategorisierung unvollständig ist oder Daten fehlen. Ein frühzeitiger Beginn schafft Raum, Lücken zu schließen, bevor sie in die Meldung gelangen.
So vermeiden Sie das
Der rote Faden hinter diesen Fehlern ist derselbe: Die Berichterstattung ist eine Summe früherer Entscheidungen, und diese Entscheidungen lassen sich besser in Ruhe treffen als unter Zeitdruck. Eine feste, dokumentierte Funktionsklassifizierung, eine einheitliche Zählmethode und eine Berechnung, die festgehalten ist, anstatt aus einzelnen Dateien rekonstruierbar zu sein, verhindern den Großteil der oben genannten Probleme. Für die Frage, ob ein gefundener Unterschied zwischen Kategorien gerechtfertigt ist, bleibt eine rechtliche Bewertung erforderlich; das ist etwas anderes als die Berichterstattung selbst in Ordnung zu bringen.
Möchten Sie sehen, wo sich Ihre Organisation derzeit befindet, beispielsweise ob die Berichterstattungspflicht bereits gilt und welche Schritte damit verbunden sind? Der kostenlose Quick-Check gibt darauf in wenigen Fragen einen Anhaltspunkt, und die am häufigsten gestellten Fragen zur Lohnlückenberichterstattung gehen tiefer auf die oben angesprochenen Aspekte ein.