Een deel van de opvolging kunt u zelf doen: het signaal vastleggen, de betrokken categorie afbakenen, de cijfers ordenen en het gesprek intern voorbereiden. Wat u niet zelf invult — en wat ook geen systeem voor u invult — is de beoordeling of een gevonden verschil gerechtvaardigd is. Dat onderscheid tussen vastleggen en beoordelen is de grens waar dit artikel over gaat.
Een loonkloofsignaal ontstaat wanneer de rapportage een verschil van ten minste vijf procent laat zien tussen werknemers die volgens de indeling in dezelfde categorie vallen, zonder dat dit verschil op basis van objectieve, genderneutrale criteria is toegelicht. Vanaf dat moment loopt een periode van zes maanden waarin de situatie wordt bekeken. Wat er in die periode precies van u wordt verwacht, hangt af van de gekozen nationale uitwerking; die verschilt per lidstaat.
Wat u doorgaans zelf kunt voorbereiden
De eerste stap is feitelijk: welke functies vallen in de categorie waar het signaal op wijst, welke medewerkers zitten daarin, en welke beloningscomponenten zijn meegenomen in de berekening. Dat is administratief werk dat een HR-afdeling of kantoormanager doorgaans zelf kan doen, mits de onderliggende functie-indeling al op orde is. Ontbreekt die indeling nog, dan is dat vaak de eerste hobbel, nog voordat er over het signaal zelf gesproken kan worden. In de kennisbank staat per stap toegelicht wat een signaal inhoudt en welke vervolgvragen daarbij horen.
Ook het intern communiceren over het traject — naar de ondernemingsraad, naar leidinggevenden, naar de betrokken medewerkers als daar aanleiding toe is — is iets dat een werkgever zelf organiseert. Een systeem kan daarbij helpen door de cijfers overzichtelijk te maken per categorie, maar het gesprek zelf voert u.
Waar de grens meestal ligt
De beoordeling of een verschil gerechtvaardigd is, vraagt een uitleg die verder gaat dan de cijfers: ervaring, opleiding, verantwoordelijkheid, arbeidsmarktschaarste, en of die factoren consistent zijn toegepast binnen de hele categorie. Dat is een inhoudelijke afweging, geen rekensom. Toezichthouders kijken daarbij naar of de toelichting objectief en consistent is toegepast, niet naar of de uitkomst als eerlijk aanvoelt. Die afweging wordt in de praktijk vaak samen met een jurist of arbeidsrechtelijk adviseur gemaakt, juist omdat een verkeerde inschatting hier gevolgen kan hebben die verder reiken dan het ene signaal.
Een tweede grens ligt bij de rekenmethode zelf. Een rekenmodule kan een verschil per categorie zichtbaar maken op basis van de gegevens die u aanlevert, maar rekent niet uit of dat verschil terecht is. Dat onderscheid is bewust zo ingericht: een signaal heet bij Payria een signaal, niet een oordeel. Wat de rekenmodule voor u doet en hoe die tot een uitkomst komt, staat toegelicht op hoe de berekening tot stand komt.
Wat vastleggen wél oplevert
Ook als de uiteindelijke beoordeling elders belegd wordt, is het vastleggen van het traject zelf waardevol. Wanneer is het signaal opgemerkt, welke stappen zijn gezet, wie is geraadpleegd, en welke toelichting is uiteindelijk gegeven — dat papieren spoor is precies waar toezichthouders naar vragen als het traject ter sprake komt. Een werkgever die dit gestructureerd bijhoudt, hoeft niet achteraf te reconstrueren wat er in die zes maanden is gebeurd.
Kosten en tijd afwegen
Of het voordeliger is om het volledig zelf te doen of een deel uit te besteden, hangt af van de omvang van de categorie, de complexiteit van de functie-indeling die eronder ligt, en of er al eerder een soortgelijk traject is doorlopen. Voor bedrijven die net voor het eerst met een signaal te maken krijgen, is externe ondersteuning bij de beoordeling vaker aan de orde dan bij een organisatie die de indeling en het beloningsbeleid al jaren op orde heeft. Wat dat in uw situatie betekent, laat zich niet in algemene termen vastleggen; daarvoor is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst zien waar uw organisatie staat voordat u de knoop doorhakt tussen zelf doen en uitbesteden? De gratis plichtcheck geeft in een paar vragen een eerste indicatie, en wie liever eerst de opzet van het systeem bekijkt, vindt de uitleg over abonnementen en wat daarbij hoort op de pagina met prijzen en wat erbij hoort.