Einen Teil der Folgemaßnahmen können Sie selbst durchführen: das Signal dokumentieren, die betroffene Kategorie abgrenzen, die Zahlen ordnen und das Gespräch intern vorbereiten. Was Sie nicht selbst eintragen — und was auch kein System für Sie einträgt — ist die Beurteilung, ob ein festgestellter Unterschied gerechtfertigt ist. Diese Unterscheidung zwischen Dokumentation und Beurteilung ist die Grenze, über die dieser Artikel spricht.
Ein Lohngerechtigkeitssignal entsteht, wenn die Meldung einen Unterschied von mindestens fünf Prozent zwischen Arbeitnehmern zeigt, die nach der Einteilung in dieselbe Kategorie fallen, ohne dass dieser Unterschied auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien erläutert ist. Von diesem Moment an läuft eine Frist von sechs Monaten, in der die Situation überprüft wird. Was in dieser Zeit genau von Ihnen erwartet wird, hängt von der gewählten nationalen Ausgestaltung ab; diese unterscheidet sich je nach Mitgliedstaat.
Was Sie in der Regel selbst vorbereiten können
Der erste Schritt ist sachlich: Welche Funktionen fallen in die Kategorie, auf die das Signal hinweist, welche Mitarbeiter gehören dazu, und welche Vergütungskomponenten sind in die Berechnung eingeflossen. Dies ist Verwaltungsarbeit, die eine HR-Abteilung oder ein Büromanager in der Regel selbst erledigen kann, sofern die zugrunde liegende Funktionseinteilung bereits in Ordnung ist. Falls diese Einteilung noch fehlt, ist sie oft das erste Hindernis, bevor über das Signal selbst gesprochen werden kann. In der Wissensdatenbank ist Schritt für Schritt erläutert, was ein Signal bedeutet und welche Anschlussfragen damit verbunden sind.
Auch die interne Kommunikation über den Prozess — gegenüber dem Betriebsrat, gegenüber Führungskräften, gegenüber den betroffenen Arbeitnehmern, wenn dies angezeigt ist — ist etwas, das ein Arbeitgeber selbst organisiert. Ein System kann dabei helfen, die Zahlen pro Kategorie übersichtlich zu machen, aber das Gespräch selbst führen Sie.
Wo die Grenze meist liegt
Die Beurteilung, ob ein Unterschied gerechtfertigt ist, erfordert eine Erklärung, die über die Zahlen hinausgeht: Erfahrung, Qualifikation, Verantwortung, Arbeitsmarktknappheit und ob diese Faktoren einheitlich auf die gesamte Kategorie angewendet wurden. Das ist eine inhaltliche Abwägung, keine Rechenaufgabe. Aufsichtsbehörden prüfen dabei, ob die Erklärung objektiv und einheitlich angewendet wurde, nicht ob das Ergebnis sich fair anfühlt. Diese Abwägung wird in der Praxis oft zusammen mit einem Rechtanwalt oder Arbeitsrechtsberater vorgenommen, gerade weil eine falsche Einschätzung hier Folgen haben kann, die über das einzelne Signal hinausgehen.
Eine zweite Grenze liegt bei der Berechnungsmethode selbst. Ein Rechenmodul kann einen Unterschied pro Kategorie auf Basis der von Ihnen bereitgestellten Daten sichtbar machen, berechnet aber nicht, ob dieser Unterschied berechtigt ist. Diese Unterscheidung ist bewusst so gestaltet: ein Signal ist bei Payria ein Signal, kein Urteil. Was das Rechenmodul für Sie tut und wie es zu einem Ergebnis kommt, ist erläutert unter wie die Berechnung zustande kommt.
Was Dokumentation wirklich bringt
Auch wenn die abschließende Beurteilung anderswo liegt, ist die Dokumentation des Prozesses selbst wertvoll. Wann wurde das Signal bemerkt, welche Schritte wurden unternommen, wer wurde konsultiert und welche Erklärung wurde letztendlich gegeben — diese Dokumentation ist genau das, wonach Aufsichtsbehörden fragen, wenn der Prozess zur Sprache kommt. Ein Arbeitgeber, der dies strukturiert dokumentiert, muss nicht nachträglich rekonstruieren, was in diesen sechs Monaten geschah.
Kosten und Zeit abwägen
Ob es günstiger ist, alles selbst zu tun oder einen Teil auszulagern, hängt vom Umfang der Kategorie, der Komplexität der zugrunde liegenden Funktionseinstufung und davon ab, ob ein ähnliches Verfahren bereits durchlaufen wurde. Für Unternehmen, die zum ersten Mal mit einem Signal konfrontiert werden, ist externe Unterstützung bei der Bewertung häufiger erforderlich als bei einer Organisation, die die Einstufung und die Vergütungspolitik seit Jahren in Ordnung hat. Was das in Ihrer Situation bedeutet, lässt sich nicht in allgemeinen Begriffen festlegen; dafür sind ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
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