Een loonkloofsignaal van vijf procent of meer opent een vervolgtraject van zes maanden. Dat is de termijn die de regelgeving eraan koppelt, maar of die zes maanden ook daadwerkelijk zes maanden duren, hangt in de praktijk af van hoe snel u de gegevens per categorie op orde heeft en hoe snel het overleg met werknemersvertegenwoordigers op gang komt. Bedrijven die de functie-indeling al klaar hebben liggen, doorlopen het traject doorgaans sneller dan bedrijven die op het moment van het signaal nog moeten uitzoeken welke functies eigenlijk vergelijkbaar zijn.
De zes maanden zijn geen verwerkingstijd voor een formulier, maar de periode waarin werkgever en werknemersvertegenwoordigers gezamenlijk bekijken wat een gesignaleerd verschil van vijf procent of meer verklaart. Dat vergt overleg, dossiervorming en soms een herbeoordeling van hoe functies zijn ingedeeld. Wie dat proces onderschat, merkt vaak pas halverwege dat de zes maanden krapper zijn dan gedacht.
Wat er in die zes maanden precies gebeurt
De periode start op het moment dat het signaal zich aandient, dus wanneer uit de rapportage blijkt dat het beloningsverschil tussen mannen en vrouwen in een bepaalde functiecategorie ten minste vijf procent bedraagt en niet is toe te lichten met objectieve, genderneutrale criteria. Vanaf dat moment wordt van de werkgever verwacht dat hij samen met werknemersvertegenwoordigers onderzoekt wat het verschil verklaart. Dat onderzoek raakt al snel aan de vraag hoe functies zijn ingedeeld en op basis van welke criteria: precies het terrein van de functie-indeling. Zonder een heldere indeling in vergelijkbare categorieën is het lastig om binnen zes maanden een onderbouwd beeld te geven van waar het verschil vandaan komt.
Wat dat onderzoek precies moet opleveren en welke stappen daarbij verplicht zijn, staat in de wettekst zelf; wij zetten dat per onderwerp overzichtelijk op een rij in de kennisbank met de plichten per situatie. Daar vindt u ook de vindplaats in de officiële tekst, zodat u niet op onze samenvatting hoeft te vertrouwen.
Waar de doorlooptijd in de praktijk op vastloopt
Drie punten komen in de praktijk het vaakst terug als vertragende factor. Ten eerste ontbreekt vaak een actuele, gedocumenteerde functie-indeling op het moment dat het signaal zich voordoet, waardoor het overleg begint met een discussie over welke functies eigenlijk met elkaar vergelijkbaar zijn in plaats van met een inhoudelijke beoordeling van het verschil. Ten tweede kost het intern verzamelen van beloningsgegevens per categorie, inclusief toeslagen en variabele componenten, meer tijd dan verwacht als die gegevens niet al gestructureerd zijn vastgelegd. Ten derde loopt het overleg met werknemersvertegenwoordigers vertraging op wanneer daar geen vast aanspreekpunt of procedure voor bestaat en iedere stap opnieuw moet worden georganiseerd.
Geen van deze knelpunten gaat over de vraag of een verschil gerechtvaardigd is — dat is een beoordeling die bij de werkgever en, waar van toepassing, de toezichthouder ligt. Het gaat om de organisatorische kant: heeft u de indeling, de gegevens en het overlegkanaal al staan voordat de klok gaat lopen.
De rol van de functie-indeling in de snelheid
Een genderneutrale functie-indeling die al bestaat voordat een signaal zich voordoet, scheelt in de praktijk de meeste tijd. U hoeft dan niet meer uit te zoeken welke functies vergelijkbaar zijn; die indeling ligt er al, met de onderliggende criteria en documentatie. Wat dat werk precies inhoudt en welke keuzes daarbij spelen, leest u in de kennisbank; wilt u weten hoe ver uw organisatie daar nu al in staat, dan geeft de plichtcheck in een paar minuten een indicatie zonder dat u daarvoor gegevens over lonen hoeft aan te leveren.
Wat u nu al kunt voorbereiden
De zes maanden beginnen pas bij een signaal, maar de voorbereiding kan eerder. Een functie-indeling die klaarligt, een vast format voor het overleg met werknemersvertegenwoordigers, en beloningsgegevens die al per categorie zijn geordend, maken het verschil tussen een traject dat binnen de termijn past en een traject dat uitloopt. Hoe de rekenmodule en de indeling daarbij samenwerken, staat toegelicht op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt, en wat dat kost als u het systematisch wilt inrichten vindt u op het overzicht van de abonnementen.
Wilt u zonder verplichtingen zien waar uw organisatie op dit moment staat, of eerst breder lezen over wat er al geldt en wat pas bij rapportage aan de orde komt? De quick-scan en de kennisbank zijn allebei gratis en zonder account te raadplegen.