Der er ingen fastsat gennemløbstid i reglerne for selve løngennemsigtighedsrapporten. Direktivet knytter forpligtelsen til en tilbagevendende dato, ikke til et antal uger eller måneder, som du må bruge på det. Det spørgsmål, der i praksis virkelig betyder noget, er således ikke, hvad loven foreskriver, men hvor meget tid det internt tager at kunne levere en rapport på den dato, der er korrekt.
Den tid varierer meget. En organisation, der allerede har inddelt sine funktioner efter objektive kriterier og har sine løndata overskueligt organiseret, har brug for blot et par uger til at få tallene per kategori beregnet og kontrolleret. En organisation, der stadig skal opstille dette, taler om måneder. Forskellen ligger næsten altid på de samme steder.
Hvor tiden i praksis går hen
Selve rapporten er en sum: du sammenlægger kompensationen per kategori for ligeværdig arbejde og stiller den ved siden af hinanden efter køn. Den beregning tager lidt tid, når først indgangen er korrekt. Hvad der tager tid, er alt det, der skal ske før.
For det første funktioninddelingen. Uden en inddeling i kategorier for ligeværdig arbejde ved du ikke, hvilke funktioner du må sammenligne med hinanden, og derfor heller ikke hvad du skal sammenlægge. Hvis den inddeling ikke er afsluttet endnu, starter rapporten reelt først efter det trin. I videnbanken efter emne ses det, hvordan den inddeling forholder sig til rapporteringsforpligtelsen.
Derefter dataene selv. Kompensation er ofte spredt på en lønforvaltning, et HR-system og løse aftaler om tillæg eller variabel kompensation. Det at samle det, per kategori og efter køn, er normalt den del, der tager længst tid, netop fordi det første gang sker manuelt.
Og endelig den interne godkendelse. Hvem underskriver rapporten, er arbejdsrådet eller personalerepraesentationen involveret, og er der tid til en kontrolrunde, før den går ud til offentligheden. Dette trin bliver ofte glemt i planlægningen, selvom det tager lige så meget tid som selve regnearbejdet.
Gentagelse gør det lettere, ikke automatisk hurtigere
En anden eller tredje rapporteringsrunde tager mindre tid end den første, forudsat at inddelingen og datastrukturen fra sidste gang er holdt stabil. Hvis der sker ændringer mellem tiden på funktioner, på organisationen eller på måden, kompensationen er struktureret på, så skubbes en del af arbejdet igen tilbage til første runde. Gennemløbstiden er således ikke en fast størrelse, der permanent bliver kortere efter første gang; det afhænger af, hvor stabil den underliggende struktur forbliver.
Hvad der konkret forsinker gennemløbstiden
I praksis bliver organisationer fast på et begrænset antal punkter. Funktioner, der aldrig formelt er blevet inddelt og derfor sammenlignes ad hoc. Løndata, der ikke er opbevaret konsistent, hvorfor summering per kategori må gøres manuelt. Uklarhed om hvem inden for organisationen, der er ansvarlig for rapporten, hvorfor ingen træffer planlægningen. Og ved første runde ofte også: undervurdering af den tid, som intern koordinering og godkendelse kræver, selvom dette trin lige så godt løber mod deadline som regnearbejdet.
Planlæg ud fra det, du allerede ved
Det mest brugbare spørgsmål er ikke, hvornår rapporten skal være klar, men hvad der hos dig stadig mangler for at begynde. Står funktioninddelingen der, er løndata per kategori tilgængelig, og er det klart, hvem der intern afslutter rapporten. Hvis en af de tre mangler, så bestemmer det planlægningen, ikke datoen på kalenderen.
For at se, hvilke trin der stadig er åbne i jeres situation, kan du i et par spørgsmål se hvad der spiller for jer. Det giver ingen juridisk rådgivning om jeres specifikke situation, men vel en indikation af, hvor i processen I står, og hvad der stadig følger.
Til beregningsmodulet, som udfører beregningen selv, og til det, der er nødvendigt som grundlag herfor, er opsætningen beskrevet på siden om, hvordan oplysningerne er blevet tilHvis du er usikker på din egen situation eller på, hvordan en tilsynsmyndighed vurderer en rapport, er en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed det rigtige sted at henvende sig; Payria strukturerer og beregner, men foretager ingen vurdering.
Vil du først se, hvor du står på nuværende tidspunkt, uden at det med det samme kræver tid? Den gratis hurtiggennemmgang og videnbanken giver et første billede, gratis og uden konto.