Przy wniosku o informacje dotyczące wynagrodzenia potrzebne są trzy rodzaje dokumentów: dokumentacja samego wniosku z datą jego otrzymania, podstawowa klasyfikacja stanowisk wraz z kryteriami, na których się opiera, oraz przegląd średniego poziomu wynagrodzenia porównywalnej grupy, podzielony według płci. To, czego nie potrzebujecie i czego nie ujawniajcie, to wynagrodzenie indywidualne konkretnego kolegi lub koleżanki.
Szczegół, który odgrywa tu największą rolę, to fakt, że inicjatywa nie leży po Waszej stronie, lecz po stronie pracownika, a zegar zaczyna tykać od momentu otrzymania wniosku. To sprawia, że dokumentacja samego wniosku jest równie ważna jak odpowiedź, którą udzielacie. Bez zanotowanej daty otrzymania trudno będzie później wykazać, że odpowiadano w wyznaczonym terminie, a to dokładnie na co zwracają uwagę organy nadzoru, gdy wniosek staje się przedmiotem sporu.
Dokumentowanie samego wniosku
Zanotujcie, kiedy wniosek wpłynął, za pośrednictwem jakiego kanału i co dokładnie było pytane. Pracownik może pytać o własny poziom wynagrodzenia w stosunku do grupy porównywalnej, o kryteria używane przy klasyfikacji lub o jedno i drugie. Zanotujcie również, kiedy i jaką treścią udzielono odpowiedzi. Ten rejestr nie jest ozdobnikiem, ale dowodem, że termin został dotrzymany, i pozostaje istotny, jeśli pracownik złoży później drugi lub trzeci wniosek.
Dokumenty podstawowe
Merytoryczna odpowiedź opiera się na jakości klasyfikacji stanowisk, która jest jej podstawą. Bez klasyfikacji opartej na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach nie ma grupy porównywalnej, do której można odniesć średni poziom wynagrodzenia, a więc też nie ma użytecznej odpowiedzi na wniosek. Ci, którzy nie mają jeszcze uporządkowanej klasyfikacji, znajdą w wyjaśnieniu krok po kroku w bazie wiedzy co istotne w klasyfikacji i jak się ona odnosi do prawa dostępu do informacji.
Poza samą klasyfikacją chodzi o politykę wynagrodzenia, która opisuje, jak powstają wynagrodzenia, dodatki i inne komponenty wynagrodzeń. Ta polityka nie musi być przekazywana pracownikowi, ale jest źródłem, z którego buduje się odpowiedź. Jeśli brakuje udokumentowanej polityki, wniosek o informacje sprowadza się do luźnych uzgodnień i indywidualnych akt, co znacznie utrudnia udzielenie spójnej odpowiedzi.
Co nie ujawniajcie
Prawo dostępu do informacji dotyczy średniego poziomu wynagrodzenia grupy porównywalnej według płci, a nie wynagrodzenia pracownika indywidualnego. Wniosek, który faktycznie pyta o to, ile zarabia konkretna osoba, wykracza poza zakres tego prawa. Aby ustalić, gdzie dokładnie przebiega granica w przypadkach wątpliwych, potrzebna jest opinia prawnika lub właściwego organu nadzoru, a nie coś, co można by ustalić na podstawie niniejszego artykułu.
Powtórzenia i okresy przechowywania
Wniosek o informacje rzadko kiedy jest zdarzeniem jednorazowym. Pracownicy, którzy odkrywają, że to prawo istnieje, czasami pytają o nie okresowo, a koledzy i koleżanki z tego samego działu naśladują ich przykład. Osobne dossier dla każdego wniosku, zawierające sam wniosek, odpowiedź i użyte liczby, sprawia, że każdy następny wniosek nie zaczyna się od nowa. Pokazuje też, czy średni poziom wynagrodzenia grupy porównywalnej zmienił się w czasie, co z kolei wiąże się z szerszymi obowiązkami sprawozdawczymi dla większych pracodawców.
To, czy Wasza organizacja w tej chwili podlega już jednemu z tych obowiązków i jakie dokumenty konkretnie brakują, można ustalić za pomocą kilku ukierunkowanych pytań. Wykonajcie bezpłatną weryfikację i zobaczcie w kilka minut, na jakim poziomie się znajdujecie zanim wpłynie pierwszy wniosek. Ci, którzy wolą najpierw zrozumieć, jak klasyfikacja, polityka i wnioski wiążą się ze sobą, przeczytają to potem w Często zadawane pytania dotyczące wniosków o informacje, a ci, którzy chcą umieścić klasyfikację, politykę i obsługę w jednym systemie, znajdą jej strukturę na stronie poświęconej subskrypcjom i ich zawartości.
Tekst ten opisuje, w jaki sposób prawo do informacji jest skonstruowane i jakie dokumenty są ogólnie przydatne, aby mieć je pod ręką. Nie stanowi on poradę prawną dotyczącą Pana konkretnej sytuacji; w tej sprawie należy skonsultować się z prawnikiem lub właściwym organem nadzorczym.