Pour une demande d'information sur la rémunération, vous avez besoin de trois types de documents : un enregistrement de la demande elle-même avec la date de réception, la classification des postes sous-jacente avec les critères sur lesquels elle est basée, et un aperçu du niveau de rémunération moyen du groupe comparable, ventilé par sexe. Ce dont vous n'avez pas besoin et ce que vous ne fournirez pas, c'est le salaire individuel d'un collègue nommément désigné.
Le détail le plus important sur ce sujet est que l'initiative ne vient pas de vous mais du collaborateur, et que le délai commence à courir à partir du moment de la réception. Cela rend l'enregistrement de la demande elle-même aussi important que la réponse que vous donnez. Sans une date de réception consignée, il est difficile de prouver a posteriori que le délai a été respecté, et c'est précisément ce que les autorités de surveillance examinent lorsqu'une demande devient l'enjeu d'un différend.
Enregistrer la demande elle-même
Notez quand la demande a été reçue, par quel canal et ce qui a été précisément demandé. Un collaborateur peut demander son propre niveau de rémunération par rapport au groupe comparable, les critères utilisés pour la classification, ou les deux. Documentez également quand et avec quel contenu une réponse a été apportée. Ce journal n'est pas un simple détail mais la preuve que le délai a été respecté, et cela reste pertinent si un collaborateur soumet ultérieurement une deuxième ou troisième demande.
Les documents sous-jacents
Une réponse substantielle dépend de la qualité de la classification des postes qui la sous-tend. Sans une classification basée sur des critères objectifs et neutres du point de vue du genre, il n'existe pas de groupe comparable par rapport auquel définir un niveau de rémunération moyen, et donc pas de réponse utile à la demande. Celui qui n'a pas encore mis en ordre cette classification trouvera dans l'explication étape par étape dans la base de connaissances ce dont il s'agit pour la classification et comment elle se rapporte au droit d'information.
Outre la classification elle-même, il s'agit de la politique de rémunération qui décrit comment le salaire, les allocations et les autres éléments de rémunération sont déterminés. Cette politique n'a pas besoin d'être remise au collaborateur, mais elle est la source à partir de laquelle la réponse est élaborée. Si une politique documentée fait défaut, une demande d'information revient à des accords isolés et à des dossiers individuels, ce qui rend une réponse cohérente considérablement plus difficile.
Ce que vous ne fournissez pas
Le droit d'information porte sur le niveau de rémunération moyen du groupe comparable par sexe, et non sur le salaire d'un collègue individuel. Une demande qui demande effectivement ce qu'une personne nommément désignée gagne sort du champ d'application de ce droit. L'endroit exact où se situe la limite en cas de doute est une question pour un juriste ou l'autorité de surveillance compétente, ce n'est pas quelque chose qui puisse être établi sur la base de cet article.
Répétition et délai de conservation
Une demande d'information est rarement un événement unique. Les collaborateurs qui savent une fois que ce droit existe en font parfois la demande régulièrement, et les collègues du même département suivent l'exemple les uns des autres. Un dossier par demande, contenant la demande, la réponse et les chiffres utilisés, évite que chaque demande suivante recommence à zéro. Cela permet également de voir si le niveau de rémunération du groupe comparable a changé au fil du temps, ce qui a également un lien avec les obligations de rapport plus larges pour les employeurs plus importants.
Qu'une organisation soit actuellement soumise à l'une de ces obligations et quels documents font concrètement défaut peut être établi avec quelques questions ciblées. Effectuez la vérification gratuite et voyez en quelques minutes où vous en êtes avant la première demande. Celui qui préfère d'abord comprendre comment la classification, la politique et les demandes s'articulent ensemble, le découvrira après dans les questions fréquemment posées sur les demandes d'informations, et qui souhaite regrouper la classification, la politique et le traitement dans un seul système trouvera sa structure sur la page sur les abonnements et ce qu'ils contiennent.
Ce texte décrit comment le droit à l'information est structuré et quels documents il est courant d'avoir à disposition. Il ne constitue pas un conseil juridique sur votre situation spécifique ; consultez un juriste ou l'autorité de contrôle compétente pour cela.