Bij een informatieverzoek over beloning heeft u drie soorten documenten nodig: een vastlegging van het verzoek zelf met de datum van ontvangst, de onderliggende functie-indeling met de criteria waarop die is gebaseerd, en een overzicht van het gemiddelde beloningsniveau van de vergelijkbare groep, uitgesplitst naar geslacht. Wat u niet nodig heeft, en ook niet verstrekt, is het individuele salaris van een met naam te noemen collega.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt, is dat het initiatief niet bij u ligt maar bij de medewerker, en dat de klok vanaf het moment van ontvangst gaat lopen. Dat maakt vastlegging van het verzoek zelf net zo belangrijk als het antwoord dat u geeft. Zonder een genoteerde ontvangstdatum is achteraf lastig aan te tonen dat binnen de termijn is gereageerd, en dat is precies waar toezichthouders naar kijken wanneer een verzoek onderwerp wordt van een geschil.
Het verzoek zelf vastleggen
Noteer wanneer het verzoek binnenkwam, via welk kanaal, en wat er precies werd gevraagd. Een medewerker kan vragen naar het eigen beloningsniveau ten opzichte van de vergelijkbare groep, naar de criteria die bij de indeling zijn gebruikt, of naar beide. Leg ook vast wanneer en met welke inhoud is geantwoord. Deze log is geen fraaie bijkomstigheid maar het bewijsstuk dat de termijn is gehaald, en dat blijft ook relevant als een medewerker later een tweede of derde verzoek indient.
De onderliggende stukken
Een inhoudelijk antwoord staat of valt met de kwaliteit van de functie-indeling die eraan ten grondslag ligt. Zonder een indeling op objectieve, genderneutrale criteria is er geen vergelijkbare groep om een gemiddelde beloningsniveau tegen af te zetten, en dus ook geen bruikbaar antwoord op het verzoek. Wie deze indeling nog niet op orde heeft, vindt in de uitleg per stap in de kennisbank waar de indeling om draait en hoe die zich verhoudt tot het informatierecht.
Naast de indeling zelf gaat het om het beloningsbeleid dat beschrijft hoe salaris, toeslagen en overige beloningscomponenten tot stand komen. Dat beleid hoeft niet aan de medewerker te worden overhandigd, maar het is wel de bron waaruit het antwoord wordt opgebouwd. Ontbreekt een vastgelegd beleid, dan valt een informatieverzoek terug op losse afspraken en individuele dossiers, en dat maakt een consistent antwoord aanzienlijk lastiger.
Wat u niet verstrekt
Het informatierecht gaat over het gemiddelde beloningsniveau van de vergelijkbare groep naar geslacht, niet over het salaris van een individuele collega. Een verzoek dat feitelijk vraagt naar wat een met naam genoemde persoon verdient, valt buiten de reikwijdte van dit recht. Waar precies die grens ligt bij twijfelgevallen, is een vraag voor een jurist of de bevoegde toezichthouder, niet iets dat op basis van dit artikel kan worden vastgesteld.
Herhaling en bewaartermijn
Een informatieverzoek is zelden een eenmalige gebeurtenis. Medewerkers die eenmaal weten dat dit recht bestaat, vragen er soms periodiek naar, en collega's binnen dezelfde afdeling volgen elkaars voorbeeld. Een dossier per verzoek, met daarin het verzoek, het antwoord en de gebruikte cijfers, voorkomt dat elk volgend verzoek weer bij nul begint. Het maakt ook zichtbaar of het beloningsniveau van de vergelijkbare groep in de tijd is veranderd, wat weer aansluiting heeft met de bredere rapportageverplichtingen voor grotere werkgevers.
Of uw organisatie op dit moment al onder een van deze verplichtingen valt, en welke stukken concreet ontbreken, is met een paar gerichte vragen te achterhalen. Doe de gratis check en zie in enkele minuten waar u staat voordat het eerste verzoek binnenkomt. Wie liever eerst wil begrijpen hoe de indeling, het beleid en de verzoeken met elkaar samenhangen, leest dat na in de veelgestelde vragen over informatieverzoeken, en wie de indeling, het beleid en de afhandeling in één systeem wil onderbrengen, vindt de opbouw daarvan terug op de pagina met de abonnementen en wat erin zit.
Deze tekst beschrijft hoe het informatierecht is opgebouwd en welke stukken daarbij gangbaar zijn om paraat te hebben. Ze is geen juridisch advies over uw specifieke situatie; raadpleeg daarvoor een jurist of de bevoegde toezichthouder.